Как пользоваться бизнес-картой для ООО: лимиты, нюансы, налоговый и бухучёт

Предприниматель может оформить бизнес-карту и с её помощью оплачивать покупки, платить зарплату и даже давать карту сотрудникам. В статье рассказываем, как пользоваться бизнес-картой для ООО и как отражать расходы в налоговом и бухгалтерском учёте.

Бизнес-карта — банковская карта, которая привязана к расчётному счёту компании. По сути это обычная карта, только деньги списываются не с личного счёта, а с расчётного счёта компании. Картой можно оплачивать покупки в интернете, расплачиваться в ресторанах и гостиницах, поэтому такие карты дают сотрудникам в командировку.

Корпоративная карта удобна по многим причинам:

• Предпринимателю или бухгалтеру удобно контролировать расходы сотрудников в командировках
• Есть различные бонусы: кэшбэк, партнёрские программы
• Легко и быстро оплачивать любые покупки для компании, даже онлайн
• Отсутствие комиссий за операции
• Возможность снять наличные в банкомате без процентов

Что можно оплачивать бизнес-картой ООО:

• Любые расходы сотрудников в командировках: каршеринг, рестораны, гостиницы, билеты на автобус, поезд, самолет или метро
• Товары, которые покупаете у поставщиков
• Услуги партнёров или подрядчиков, например, маркетологов или копирайтеров, digital-агентства
• Налоги, онлайн-сервисы, оплату рекламы в соцсетях

В общем, платить можно за что угодно, запрет только на личные расходы.

Глобально есть 2 вида бизнес-карт: ограниченные и универсальные. Причём банки выпускают универсальные карту, но их по желанию можно сделать ограниченными.

1. Универсальные. Это бизнес-карты, которыми можно покупать что-угодно и где-угодно. Допустим, вы можете выдать такую карту сотруднику, он оплатит с её помощью бензин для рабочего автомобиля, услуги маркетолога и закажет пиццу для команды. При этом на карту можно установить лимит — сколько денег максимально можно потратить в день или в месяц.

2. Ограниченные. На универсальных картах можно настроить ограничения, то есть установить определённые категории трат. Тогда сотрудники смогут тратить деньги только на авиабилеты, топливо или рекламу. Такой вариант подходит для тех, кто хочет ограничить траты команды.

Допустим, маркетологу нужно расплачиваться за рекламу. Чтобы упростить процесс оплаты, ему делают карту, выбирают категорию оплаты «Реклама». Маркетолог не сможет потратить деньги на что-нибудь другое. Вот как работает бизнес-карта для ООО.

Хотя некоторые банки предлагают и другие варианты карт. Например, Сбер предлагает такие варианты карт для бизнеса:

• дебетовые
• кредитные
• моментальные
• премиальные

Они отличаются лимитами, стоимостью обслуживания, комиссиями.

Чтобы получить карту, сначала нужно оформить расчётный счёт, к которому она будет привязана. Заявку на открытие счёта можно подать онлайн на сайте банка, затем отправить документы и подписать договор. Это можно сделать и в отделении банка. Причём иногда банк выдаёт бизнес-карту сразу при открытии счёта, лучше заранее уточнить этот момент.

Если расчётный счёт уже есть, оформить карту можно в личном кабинете и в мобильном приложении.

Чтобы получить карту, не нужны документы. Достаточно выбрать нужный тип карты и платёжной системы, и подать заявку.

Количество бизнес-карт зависит от конкретного банка и выбранного типа карты.

В Сбере при оформлении моментальной бизнес-карты есть лимит — до 5 карт на один расчётный счёт. Для дебетовых, кредитных и премиальных карт ограничений нет. Хоть сделайте карты для каждого сотрудника.

В Т-Банке можно оформить одну основную карту, а к ней до 10 дополнительных, для премиальных клиентов — до 20 дополнительных карт. При этом карты могут быть именные — на имя сотрудников или предпринимателя, но их выпуск — платный. В зависимости от тарифа 1-2 карты можно сделать бесплатно, за выпуск остальных нужно платить.

В ВТБ и Альфа-Банке нет лимитов по оформлению бизнес-карт, а в «Точке» условия нужно уточнять индивидуально.

Управляют расходами. Бизнес-карты упрощают контроль расходов. Предприниматель, собственник бизнеса, любое юридическое лицо может контролировать, какие операции оплачивают сотрудники каждый день и даже в командировках. Можно установить лимиты на расходы, что помогает избежать лишних трат.

Делают самоинкассацию. Можно выпустить бизнес-карту не для сотрудников, а для магазинов, чтобы с помощью неё вносить выручку. При этом можно указывать источник поступления денег, чтобы отразить доход в бухучёте. Это также поможет контролировать сотрудников, так как в мобильном приложении есть подробная информация о том, кто, когда и сколько денег внёс. Это пример того, как использовать бизнес-карту для ООО, чтобы упростить управление бизнесом.

Упрощают бухучёт. Бухгалтерам не придется тратить время на ввод данных. Выписки по картам можно собирать автоматически, что упростит процесс ведения финансовой отчетности.

Получают бонусы. Банки предлагают различные бонусы: кэшбэк, бесплатное страхование или проверки сотрудников.

С бизнес-карты деньги снимают как с обычной — через банкомат. Условия снятия наличных и дневные лимиты зависят от самого банка.

Бизнес-карта особенно полезна для ИП и ООО на УСН «Доходы минус расходы». На этом режиме налогообложения предприниматель платит процент из разницы доходов и расходов, поэтому очень важно подтвердить расходы бизнес. Это и помогает сделать бизнес-карта. С её помощью собирают бумажные или электронные чеки о расходах.

Любую операцию нужно подтверждать с помощью чеков, актов или накладных для бухгалтерского учёта ООО, а ИП УСН «Доходы минус расходы» это важно для того, чтобы подтвердить расходы для налоговой. Поэтому сотрудники должны собирать все чеки, которые касаются расходов компании. Фотографии и скан-копии не подойдут, нужны оригиналы чеков или выписка с банковского счёта, договор, счёт на оплату.

В таблице собрали информацию о том, как отразить операции в документах ↓

Преимущества бизнес-карт:

1. Простой учёт расходов — каждая транзакция автоматически фиксируется
2. Финансовый контроль — бизнес-карты помогают установить лимиты на расходы, что помогает избежать непредвиденных затрат
3. Быстрый доступ к деньгам — их можно снять, оплатить услуги или товары, выплатить зарплату
4. Бонусы — можно получать кэшбек и другие преимущества

Недостатки бизнес-карт:

1. Расходы на обслуживание — за бизнес-карту нужно платить, как и за некоторые операции или превышение лимитов
2. Риск нецелевого использования
3. Лимиты могут служить защитой от перерасхода, но они также могут стать препятствием для бизнеса, если установленные суммы слишком маленькие

1. Бизнес-карта — банковская карта, которую привязывают к расчётному счёту компании. По сути это обычная карта, только деньги списываются не с личного счёта, а с расчётного счёта организации
   
2. Картой можно оплачивать покупки в интернете, расплачиваться с поставщиками, платить в ресторанах и гостиницах, поэтому такие карты дают сотрудникам в командировку. В общем, платить можно за что угодно, запрет только на личные расходы
3. По умолчанию банки выпускают универсальные карты, но можно настроить ограничения, то есть установить определённые категории трат. Тогда сотрудники смогут тратить денежные средства только на авиабилеты, топливо или рекламу. Это ограниченные карты. Хотя некоторые банки предлагают и другие варианты карт. Например, премиум и обычные, дебетовые и кредитовые
4. Количество бизнес-карт, которые можно привязать к одному расчётному счёту, зависит от конкретного банка и выбранного типа карты. Например, в Сбере при оформлении моментальной бизнес-карты есть лимит — до 5 карт на один расчётный счёт. Для дебетовых, кредитных и премиальных карт ограничений нет. В Т-Банке можно оформить одну основную карту, а к ней до 10 дополнительных, для премиальных клиентов — до 20 дополнительных карт