Как провести аттестацию сотрудников

Аттестацию проводят, чтобы проверить навыки сотрудников и законно уволить тех, кто не соответствует занимаемой должности. Для некоторых организаций аттестация обязательна раз в 3–5 лет. В других зависит от желания работодателя. Еще есть группы работников, которых аттестовать можно, но увольнять за плохие результаты нельзя.

Короче, куча нюансов. Чтобы не запутаться и случайно не нарушить Трудовой кодекс, рассказываем, как проводить аттестацию сотрудников. А чтобы сотрудники всегда успевали обрабатывать заявки и вовремя закрывали задачи, есть OkoCRM.

Аттестация персонала — это проверка квалификации работников. В коммерческих организация, как правило, аттестация — инициатива работадателя, но для большинства государственных сфер обязательна по закону.

Время от времени аттестацию проходят:

• сотрудники гражданской авиации
• спасатели аварийно-спасательных служб и аварийно-спасательных формирований
• работники организаций, которые связаны с движением поездов и маневровой работой на железнодорожных путях общего пользования
• педагоги профессорско-преподавательского состава
• медики и фармацевты, которые хотят получить квалификационную категорию
• сотрудники таможни
• любые госслужащие
• научные сотрудники
• работников гидротехнических сооружений
• руководители государственных и муниципальных унитарных предприятий
• работники прокуратуры
• сотрудники Следственного комитета
• работники библиотек
• работники учреждений культуры и искусств
• ряд работников из сферы промышленной безопасности

Кого нельзя аттестовать. Аттестовать можно всех — не всех можно увольнять за плохие результаты. Это:

• беременные женщины
• матери детей до 3 лет
• матери или отцы-одиночки с ребенком до 14 лет или ребенком с инвалидностью до 18 лет либо одинокие опекуны и попечители таких детей.
• единственные кормильцы ребенка до 3 лет в семье, где трое и более детей до 14 лет, либо ребенка с инвалидностью до 18 лет, если другой родитель не работает.
• работники с маленьким рабочим стажем, либо без нужного производственного опыта

Не сдавших тестирование сотрудников можно переводить на другие должности, которые соответствует их квалификации. Но если подходящей должности, либо она не подходит по медпоказаниям, можно расторгнуть трудовой договор. Главное, чтобы увольнение происходило по соглашению сторон или желанию самого сотрудника.

Аттестация в коммерческой организации. Аттестацию в частных конторах обычно проводят по решению босса, поэтому он же устанавливает периодичность. Проверять квалификацию работников могут регулярно либо разово, если вдруг возникла такая необходимость.

Аттестация по инициативе работника. Такое тоже бывает. Например, медицинский сотрудник хочет получить квалификационную категории и дифференцированную оплату труда. Для этого ему нужно пройти аттестацию.

✅Надо повысить кого-то в должности или наградить. Чтобы коллеги не затаили обид, мол, бос продвигает любимчиков, проводят аттестацию. По результатам выдают годовую премию или выбирают, кто возглавит отдел.

✅Надо направить на обучение отстающих. В некоторых компаниях за плохие результаты не увольняют, а отправляют на курсы повышения. Тут логика какая: «Лучше прокачаем своего сотрудника, чем будем заниматься поиском и адаптаций нового».

✅Надо уволить сотрудников. Зачастую работодатели проводят аттестацию, чтобы уволить халтурщиков. Дело в том, что подобное увольнение законно (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), оспаривать его бессмысленно.

✅Надо устроить кадровые перестановки. Бывает, аттестацию проводят, чтобы проверить, на своих ли местах сотрудники. Если сотрудник аттестацию не сдал, но занимает руководящую должность, его переводят на другую пониже, которая соответствует навыкам.

✅Сформировать кадровый резерв. Иногда аттестацию проводят на будущее. То есть пока что кого-то повышать не собираются, но через полгода открывают новый филиал. Надо заранее выяснить, есть ли среди работников кадры, которых можно ставить на руководящие должности.

Плановая аттестация

Проводят, как правило, в бюджетных организациях. Сдают все работники. Периодичность не закреплена в нормативных актах и постановлениях правительства. Стандартная ситуация — тестировать сотрудников раз в 3-5 лет, но финальное решение, когда и как провести аттестацию сотрудников в организации, решает начальство.

Плановую могут назначить и частному бизнесу, если тот взял подряд на выполнение работы, к которой без аттестации не допустят. Например, собирается выполнять связанные с перевозками железнодорожным транспортом работы.

Внеплановая аттестация

Обычно ее проводят в комических организациях, когда:

• нужно продвинуть работников по карьерной лестнице, либо понизить в должности
• проверить профпригодность
• сотрудник не соблюдает правила по охране труда

Бывает, что там где обычно проходят плановую аттестацию, могут назначить внеплановую. Это происходит, если работник не справляется с работой. Допустим, пациенты жалуются на врача или родители на учителя.

Формы оценки

Провести аттестацию сотрудникам можно в устной, письменной или смешанной форме.

Устная. Аттестационная комиссия задает устные вопросы, а сотрудник также устно отвечает. Могут спрашивать про навыки, должностные обязанности, достижения, проверять на знания нормативов, инструкций, регламентов.

Письменная. Аттестация проходит в письменной форме — сотрудник проходит тест, либо пишет ответ на вопрос в свободной форме.

Смешанная. Состоит из устной и письменной части.

Методы оценки

Методы оценок — это то, как после тестирования оценивают результаты сотрудников. Кратко разберем несколько.

Метод MBO, или «Управление по целям». Метод предполагает совместное определение задач руководителем и сотрудником, которые покажут уровень квалификации, если их выполнить, а также оценку результатов.

Исходя из оценок по методу MBO, принимают решения:

• повышать или понижать заработную плату работникам, которые прошли аттестацию
• кому и в каком размере выплачивать премии и бонусы
• кому присваивать почетные звания, вручать грамоты и другие награды

Метод «Управление результативностью», или PM. Это расширенная версия MBO. Метод оценивает не только результаты работы, но и компетенции, и личностные качества сотрудников. Сама процедура аналогична MBO. По результатам аттестации решают, увеличивать ли заработную плату, кому и какую премию платить, кого продвигать по карьерной лестнице.

Метод «360 градусов». Основное назначение — оценить компетенций с помощью людей, которые постоянно взаимодействуют с тестируемыми сотрудниками:

• руководителей
• подчиненных
• коллег
• клиентов, либо партнеров

Под аттестацией подразумевают периодическую проверку квалификации работников, хотя в Трудовом кодексе нет ни определения термина, ни как правильно проводить аттестацию, ни четкого списка профессий, которые ей подлежат. Некоторые сведения указаны в статьях законов, постановлениях Правительства и приказах профильных министерств.

Например, в соответствие со ст. 336.1 ТК аттестация на соответствие занимаемой должности обязательна для научных сотрудников, а в соответствии со ст. 332 ТК — педагогов.

На аттестацию гражданских служащих ссылается ст. 48 закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ.

А работники учреждений культуры и искусства проходят аттестацию в соответствии с письмом Минкультуры России от 08.02.2010 № 7790-44/04-ПХ.

Положение о проведении аттестации — это инструкция, в которой уточняют:

• общие положения
• порядок подготовки аттестации
• порядок проведения аттестации
• последствия аттестации

Также в положении фиксируют систему оценок «соответствует», «не соответствует» или «условно соответствует» занимаемой должности. Если сотрудник получает оценку «условно соответствует», он обязан выполнить рекомендации аттестационной комиссии, а затем пройти внеочередную проверку в установленные сроки.

В положении также описывают последствия аттестации. Важно, чтобы туда не попали пункты, которые противоречат ТК РФ, либо нарушают права работников. Поэтому лучше финальный вариант показать юристу.

Когда все разделы и пункты Положения проверены, документ утверждает руководитель организации:

• либо издает приказ
• либо ставит гриф «Утверждено» и подписывает документ

Перед тем, как провести аттестацию работника, с положением знакомят всех работников под подпись.

Во время аттестации необходимо готовить и выпускать ряд документов. Чтобы эйчару было проще все организовать, собрали для вас шаблоны:

Приказ о проведении аттестации. В нем прописывают сроки, необходимые документы, состав комиссии, срок, к которому надо передать результаты аттестации генеральному директору.

Положение об аттестации. Содержит регламент, требования к квалификации сотрудников, список тех, кто должен аттестацию пройти, состав аттестационной комиссии, методология процедуры.

График аттестации. Прописывают, кто и когда из работников приходит на аттестацию.

Протокол заседания аттестационной комиссии. Содержит результаты аттестации.

Аттестационный лист сотрудника. В лист заносят результаты аттестации и подписывают все члены аттестационной комиссии.

Подготовительный этап

На нем только планируют мероприятия. Как правило, в это время:

• ставят цели — например, аттестацию проводят, чтобы сформировать кадровый резерв, либо уволить неквалифицированных сотрудников
• выбирают форму и метод аттестации
• формируют и выпускают приказ о проведении аттестации
• составляют список аттестуемых
• составляют графики проведения аттестации, прописывают в них даты заседаний и сроки принятия комиссией решений
• готовят остальные необходимые документы
• формируют состава аттестационной комиссии

Этап формализации

На этом этапе занимаются бумажной волокитой — выпускают приказы, составляют список сотрудников, которых нужно оценить, готовят аттестационные листы, утверждают членов комиссии. Разберем подробнее.

Готовят документов. На этом этапе подготавливаются все необходимые документы и материалы для аттестации:

• аттестационные листы
• приказы
• протоколы

Готовые документы направляют на проверку юристу.

Утверждают состав комиссии. Руководство назначает членов аттестационной комиссии, утверждает состав, выбирает председателя. В число рядовых членов можно включать сотрудников разных подразделений и должностей, чтобы обеспечить объективность оценки. Также не лишним проверить коллег на конфликта интересов с аттестуемыми сотрудниками — иначе оценки могут быть необъективны.

Сообщают о мероприятии сотрудникам. Коллектив информируют о предстоящей аттестации. Уведомлять лучше под подпись сотрудника, чтобы не было разборок в будущем, мол, а мы не знали.

Пробная оценка

При желании и наличии времени проводят тестовый запуск аттестации, чтобы выявить недоработки в процессах. По результатам мероприятие дорабатывают.

Сам по себе этап необязательный. Обычно тестовую оценку проводят, если аттестация проходит впервые.

Непосредственная аттестация

На этом шаге сотрудников тестируют. Обычно все происходит так:

1. Начинается заседание аттестационной комиссии, приглашают аттестуемых и их начальников
2. Комиссия проверяет представленные для аттестации документы
3. Проводит оценку квалификации согласно выбранным формой и методам
4. Оценка аттестуемых через голосование и присваивают оценки — «соответствует должности», «не соответствует должности», «условно соответствует должности»
5. Результаты оценки и рекомендации комиссия заносит в оценочный лист. Заполняет его работник и непосредственный начальник

Если аттестуемый не пришел на аттестацию по уважительной причине, его оценку откладывают на потом. Если аттестуемый прогулял аттестацию просто так, комиссия может провести оценку и без него. На вопросы комиссии ответит его непосредственный начальник.

Все результаты аттестации заносятся в аттестационный лист и сообщаются аттестуемому сразу после голосования.

Заседание аттестационной комиссии документируется протоколом, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Протокол составляется для всех аттестуемых, которых рассматривают в течение одного заседания. Если на аттестации присутствовали сотрудники из разных подразделений, то создаются отдельные протоколы для каждого подразделения.

Подведение итогов

После проведения аттестации руководитель организации может:

• поощрить сотрудников за высокие результаты в установленном порядке
• в течение двух месяцев после аттестации перевести сотрудника на другую должность, если тот не сдал аттестацию, однако сам сотрудник должен быть согласен с переводом
• законно расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если тот не согласился на понижение в должности
• отправить сотрудника на обучение, чтобы повысить его квалификацию

Чтобы решения начальства вступили в силу, выпускают отдельный приказ.

Оценка персонала — это параметры, по которым комиссия оценивает работника, например:

• поведение
• выполнение обязанностей
• компетентность
• эффективность
• личные качества
• результаты работы

Критерии — это пороги оценок, которые сотрудник должен достичь, чтобы пройти аттестацию. Пороги делят на три группы. Высокий порог означает, сотрудник соответствует своей должности, средний порог — условно соответствует, низкий — не соответствует.

Состав аттестационной комиссии

Комиссию для оценки сотрудников формирует руководитель организации. В обязательном порядке включает в состав председателя, заместителя, секретаря. В число остальных членов могут входить линейные работники, либо руководители отделов. Финальный состав и полномочия прописывают в положении, либо в приказе об аттестации.

До начала аттестации комиссии проводят обучение. Рассказывают, как правильно проводить аттестацию, о порядке мероприятия, критериях оценок, роли каждого члена. Обучение завершают за две недели до старта тестирования, чтобы члены комиссии могли заранее изучить документы. Заседание комиссии считается правомочным, если присутствует не менее двух третей членов.

Каждый сотрудник после аттестации получает оценку:

• соответствует должности
• соответствует с обучением и рекомендациями
• не соответствует должности

По оценкам компания может устроить кадровые перестановки — кого-то повысить, кого-то понизить в должности. Если сотруднику не хватает квалификации, но его ценят за софт-скилз, могут отправить на курсы. Кого-то можно занести в кадровый резерв, чтобы когда появится новая высокая должность, перевести на ее коллегу из резерва.

Обязательно руководитель должен выпустить приказ, который утвердит результаты аттестации и принятые решения.

❌Аттестация = экзамен. Неверный подход. Аттестацию проводят, чтобы оценить квалификацию работников, а не устроить персоналу стресс. Также неправильно гонять работников по вопросам, которые не связаны с их работой — результаты с большой вероятность будут низкие.

❌Аттестация для галочки. В некоторых компаниях аттестацию проводят, потому что так захотел босс. Но когда аттестация пройдена, ее результаты никак не использую: работники по-прежнему трудятся на своих должностях, ни у кого не растет ни премия, ни бонусы, а эйчары не занимаются кадровым резервом.

❌Аттестация ради моды. Например, на бизнес-тренинге рассказали, что аттестация — главный тренд предпринимателей. В итоге мероприятие проводят, но что делать с результатами — не знают.

1. Аттестация персонала — это проверка уровня квалификации работников
   
2. Аттестацию помогает объективно решать, когда продвигать по службе, кому выплачивать премии, кого увольнять, правильно формировать кадровый резерв
3. Аттестация бывает плановая и внеплановая
4. Не надо приравнивать аттестацию к экзаменам или проводить её ради галочки. Так не ок