Что такое кросс-функциональная команда

Кросс-функциональная команда — это группа специалистов с разными профессиональными навыками, которые совместно работают над общим проектом. Каждый вносит свой вклад, опыт и знания, чтобы успешно завершить проект. Сегодня рассказываем, что такое кросс-функциональная команда, в чем ее преимущества и как такую команду собрать.

Кросс функциональная команда — это группа специалистов из разных отделов, которых объединяют для достижения цели. Целью может быть что угодно: разработка продукта, выполнение проекта, проведения исследования.

Кросс-функциональные команды отличаются от традиционных. В последних каждый сотрудник специализируется на одной конкретной задаче и работает внутри своего отдела. В кросс-функциональных специалисты разных компетенций трудятся бок о бок.

Самые важные характеристики кросс функциональной команды:

Гибкость и адаптивность. Команда быстро реагирует на изменения в проекте, требования заказчика или внешней среде. Это помогает ей пересматривать подходы и методы, не застревать из-за новых вводных и планомерно двигаться к завершению работы.

Креативность. Благодаря тому, что в команду входят участники с разными скиллами, команда быстрее находит нестандартные решения для сложных задач.

Самоорганизация. Члены команды сами планируют свою работу, распределяют задачи и приоритеты, когда и что выполнять.

Общая ответственность. Каждый член команды несет ответственность не только за свой участок работы, но и за успех всего проекта. Взаимопомощи становится больше, поскольку все заинтересованы завершить проект.

⏳Чтобы процессы двигались быстрее. Вместо того чтобы передавать проект от одного отдела к другому, все необходимые специалисты работают вместе. В итоге время на согласования уменьшается, скорость выполнения задач увеличивается.

✍️Чтобы росло качество работы. Так как в команду входят люди с разными навыками и профессиональными скиллами, им проще находить креативные решения, проблемы внутри проекта и способы их решения.

✊Чтобы наладить общение между исполнителями. Люди внутри кросс-функциональных команд работают вместе, а значит им проще обсуждать задачи и договариваться друг с другом.

☝️Чтобы быстро реагировать на изменения. Кросс-функциональные команды более гибкие. Он могут оперативно подстроиться к изменения рынка или требования клиентов.

Все потому что люди в таких командах ежедневно работают бок о бок. Им проще согласовать новые требования к проекту, передоговориться о сроках или зонах ответственнсоти. Не нужно ждать, пока руководители согласуют и подпишут гору бумаг, выпустят приказы и распоряжения.

Кросс-функциональные команды бывают разных типов. Они зависят от целей, задач и продолжительности работы. Разберем самые ходовые.

Проектные команды. Создаются для работы над конкретным проектом с четкими сроками и целями. После завершения команду расформировывают или перекидывают на новый проект.

Постоянные команды. Такие команды работают вместе долгое время — иногда годами, чтобы поддерживать или апгрейдить продукт.

Инновационные команды. Формируются для разработки и внедрения инновационных решений: автоматизации, роботизации, IoT. Задача команды — находить, тестировать и внедрять в бизнес сложные технологии.

Кризисные команды. Создаются для быстрого решения неотложных проблем: сбоев в бизнес-процессах, падения прибыли, утечек данных.

Формирование кросс функциональных команд не регламентировано и в каждой компании может отличаться. Однако есть общая черта: каждый участник важен и отвечает за свой участок работы.

Вот какие роли в кросс-функциональной команде считают основными.

Менеджер проекта, или Project Manager. Его роль заключается в том, чтобы координировать работу всей команды, планировать задачи, сроки и следить, чтобы проект шел по графику. Если внутри команды назревает конфликт, разруливает его менеджер. Если внутри проекта возникает какое-то препятствие, способ его преодоления также на стороне проджекта.

Владелец продукта, или Product Owner. Определяет стратегию и цели продукта. Среди его обязанностей:

• создавать видение продукта
• ставить цели команде
• устанавливать приоритеты задачам
• поддерживать связь с заказчиками и пользователями

Также владелец продукта решает, какие функции добавлять в продукт в первую очередь, какие — во вторую.

Разработчики, или Developers. Занимаются реализация продукта. Пишут код, внедряют функционал, разворачивают апгрейды.

Дизайнеры. Отвечают за внешний вид продукта и пользовательский опыт. Создают удобный интерфейса, визуализируют идеи через прототипы и макеты.

Маркетологи. Придумывают рыночную концепцию продукта и продвигают его среди целевой аудитории. Запускают рекламу, придумывают маркетинговые стратегии.

Бизнес-аналитик. Анализирует бизнес-требования и обеспечивает их выполнение в проекте. Помогает понять, какие функции продукта нужны для увеличения прибыли компании.

Тестировщики. Отвечают за качество продукта. Следят, чтобы он соответствовал стандартам качества. Например, тестировщик может «ловить» ошибки в коде или следить, чтобы путь пользователя в интерфейсы был простым и понятным. Если где какой косяк, тестировщик собирает ошибки в отдельный список и передает разработчикам (или другим ответственным сотурдникам). Дальше уже они исправляют продукт.

Специалист по работе с клиентами. Взаимодействует с пользователями продукта. Оказывают поддержку: отвечают на вопросы, решают проблемы с использованием продукта, принимают претензии.

Преимущества формирования кросс функциональных команд:

✔️ Ускорение разработки. Все необходимые специалисты работают вместе. Это сокращает время на согласования и передачу задач.

✔️ Повышение качества продукта. Разнообразие навыков и опыта разных специалистов позволяет создавать более качественные продукты.

✔️ Улучшение коммуникации. Постоянное взаимодействие помогает специалистам быстро вникать в задачи и цели проекта.

❌ Конфликты. Различия в подходах и мнениях могут приводит к конфликтам, особенно при отсутствии хорошего управленца.

❌Размытие ответственности. Происходит в небольших команд, в которых сотрудники совмещают несколько ролей.

❌Сложности с координацией. Управляющему менеджеру нужно постоянно держать руку на пульсе, чтобы согласовывать графики работ, инструменты и процессы участников.

Представим, что дизайн-студия получила заказ на разработку фирменного стиля — логотипа, визуальных элементов, шрифтов, цветовой палитры и брендбука. Она собирает кросс-функциональную команду. В нее входят:

1. Арт-директор. Главный руководитель проекта, отвечает за творческое направление и координацию команды
2. Графический дизайнер. Отвечает за разработку визуальных элементов бренда: логотипа, визиток, фирменных цветов и шрифтов
3. Копирайтер. Создает фирменные тексты и слоганы, которые передают ценности, миссию и голос бренда
4. Менеджер по работе с клиентами. Поддерживает связь с клиентом, выявляет его потребности, согласовывает концепции и передает фидбек от клиента в команду
5. Маркетолог. Анализирует целевую аудиторию и конкурентов, чтобы сформировать стратегию позиционирования бренда
6. UX/UI-дизайнер. Участвует в разработке фирменного стиля и дизайна в цифровых интерфейсах

Дальше начинается управление кросс-функциональными командами. Люди обсуждают цели клиента. Арт-директор и маркетолог формируют общее видение стратегии и создают бриф — он станет основой для дальнейшей работы. Все члены команды предлагаю свои идеи и выдвигают гипотезы, то есть брейнштормят.

Далее начинается этап разработки концепции:

• графический дизайнер разрабатывает несколько концепций логотипа и визуального стиля на основе собранной информации
• арт-директор и маркетолог проверяют, насколько концепции соответствуют целям бренда и привлекают нужную аудиторию
• копирайтер добавляет текстовые элементы

Команда проводит ежедневные короткие встречи. На них обсуждают текущие задачи и проблемы.

После утверждения логотипа и основных элементов фирменного стиля дизайнеры и копирайтер работают над созданием брендбука — руководства по использованию стиля.

Наконец UX/UI-дизайнер проводит тестирование визуальных элементов на разных цифровых платформах. Это нужно, чтобы проверить — одинаково ли хорошо фирменный стиль выглядит и на сайте, и в мобильных приложениях.

После финальных доработок команда предоставляет заказчику файлы фирменного стиля и руководство по использованию. Менеджер по работе с клиентами координирует передачу всех материалов и закрытие проекта.

Создание кросс-функциональной команды требует подготовки. Сначала нужно определить цели и задачи. Потом выбрать участников. Далее назначить руководителя. Что предстоит сделать еще, читайте ниже.

Определить цели и задачи команды. Прежде чем собирать команду, надо разобраться — а зачем она вообще нужна. Для этого выбирается цель: например, выпустить новую фичу для программы, разработать сайт, провести рекламную кампанию. Цель также обвешивают метриками, чтобы все участники понимали, к чему стремиться.

Собрать команду. На этом шаге нужно пригласить специалистов их разных областей: разработки, дизайна, маркетинга. Каждый участник должен быть к месту: помогать двигать проект к финалу и закрывать участок работы.

Назначить руководителя или менеджера проекта. Нужно выбрать человека, который будет управлять процессом и координировать действия всех участников. Он должен следить за сроками, решать проблемы и обеспечивать коммуникацию между людьми.

Определить роли и обязанности каждого члена команды. Каждый участник должен четко понимать свою роль и вклад в проект. Это снижает путаницу и дублирование работы.

Обеспечить открытую и регулярную коммуникацию. Также нужно установит регулярные встречи и настроить каналы для общения, чтобы все знали, как движется работы, какой у проекта прогресс.

Создать дорожную карту проекта. То есть план с ключевыми этапами и сроками выполнения задач. У задач нужно расставить приоритеты, чтобы команда знала, за что хвататься в первую очередь.

Поощрять сотрудничество и взаимную поддержку. Нужно подталкивать участников к обмену идеями, помощи друг другу и совместному поиску решений. Это усиливает команду и ее производительность. 

Регулярно оценивать прогресс и вносить корректировки. Нужно проверять, как движется ход работы. Это помогает команде не сбиваться с темпа и планомерно двигаться к сроку сдачи проекта.

Управление кросс-функциональной командой требует особого подхода, так как внутри нее работают и сотрудничают разные специалисты с разным взглядом на проект. Вот несколько ключевых аспектов, на которые стоит обратить внимание.

Регулярно общаться с участниками команды. Чтобы обсуждать прогресс, проблемы и способы их решений. Периодичность на выбор руководителя: это могут быть еженедельные встречи, встречи раз в десять дней или пару недель.

Формат также может быть любым: полноценные собрания, онлайн-созвоны или короткие митапы в офисе в начале рабочего дня.

Определить роли каждого члена команды и его обязанности. Люди должны понимать, какая часть работы на них, какая — на коллеге. При этом нужно быть готовым быстро адаптировать структуру команды, если что-то измениться — например, клиент захочет добавить в продукт новую функцию.

Чтобы всем было проще понять, кто за что отвечает, можно выпустить инструкции, должностные обязанности или в обычном документе зафиксировать зоны ответственности. Далее показать команде и убедиться, что все всё поняли.

Разруливать конфликты. Плохо, если люди утаивают друг на друга обиду, а не открыто обсуждают разногласия. После того как проблема озвучена, можно приступить к ее решению. Это гораздо эффективнее, чем дуться на коллегу и саботировать работу с ним.

Использовать инструменты. Существует множество инструментов, которые помогают планировать, отслеживать и управлять проектами. Суть инструментов — собрать всю работу в одном месте и автоматизировать рутину. Например, вот так это выглядит в OkoCRM.

1. Кросс-функциональная команда объединяет специалистов с разными профессиональными навыками. Каждый из них вносит свой вклад и знания для успешного завершения проекта. Бывают команды проектные, постоянные, инновационные, кризисные
   
2.  Главное преимущество кросс-функциональных команд — ускорение разработки за счет совместной работы специалистов. Недостаток — сложная координация людей
3. Чтобы собрать такую команду, нужно определить цели и задачи, выбрать исполнителей и руководителя, определить обязанности каждого члена команды, наладить общение между людьми, регулярно оценивать прогресс и вносить корректировки