Отказное письмо: что это такое и как оформить

Отказное письмо оформляют на товар, который можно продавать без сертификатов и лицензий. Рассказываем, как и где получить письмо и что случится, если торговать без него.

Отказное письмо — это информационный документ, который оформляют по желанию. Требования, юридического определения или формы подобных писем в законодательстве Российской Федерации нет.

Задача информационного письма — подтвердить, что продукция не требует сертификата или лицензии. При этом письмо не гарантирует качество и безопасность товара. Для этого оформляют другие документы: декларации, сертификаты соответствия (в том числе добровольные), протоколы сертификационных испытаний.

Все отказные письма имеют одинаковую структуру и содержание, а также выдаются в один и тех же сертификационных центрах. Единственное отличие между ними в назначении. Одни письма получают для торговли, другие — чтобы пройти таможню.

Для торговли. Письмо подтверждает, что товар можно продавать в розничных магазинах или на маркетплейсах без лицензий и сертификатов.

Для таможни. Обычно сотрудники на границе запрашивает документ, если не могут сходу определить, требуются ли сертификаты на ввозимый или вывозимый товар. Чтобы товар не застрял на границе, имейте при себе письмо — оно поможет быстро пройти таможенное оформление.

Общего списка таких товаров нет. Нужно проверять, нет ли конкретной продукции в постановлении правительства № 2425 или в технических регламентах Таможенного союза. Если нет, значит товар можно не сертифицировать и не декларировать — достаточно оформить отказное письмо.

Однако если товара нет в официальных списках, сразу пускать его в продажу все равно нельзя. Прежде нужно оформить эксплуатационную документацию и технические условия, если характеристики продукции не попадают под ГОСТ, плюс нанести маркировку.

Еще подобный товар можно сертифицировать добровольно. Но это дороже и по времени дольше, потому что надо проводить испытания, чтобы подтвердить заявленные характеристики. Проще оформить отказное письмо.

Оформить отказное письмо может любая компания: импортеры, производители товаров, торговые компании. Главное иметь резидентство России. А вот юридический статус не важен. Получить письмо могут:

• ООО
• ИП
• самозанятость

Выдают отказные письмо акредитованные сертификационные центры. Каждый центр сам утверждает бланк и внешний вид документа, однако придерживается единого содержания писем. Оно включает:

• наименование и описание товара
• код ТНВЭД, если есть
• прямое указание, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия
• ссылки на нормативно-правовые акты
• сведения о заявителе
• дату его оформления

Оригинал письма можно получить в центре или дистанционно. Оригинал вышлют по почте или курьерской доставкой. Заказчик сам выбирает, как получить отказное письмо.

Стоимость отказного письма зависит от конкретного центра. В среднем, цена начинается от 2000 ₽ за одну позицию. Чем больше позиций в письме, тем выше стоимость.

В одном письме можно указать до 10 наименований. Причем, указывают не группу товаров, а точные наименования. Если, допустим, письмо оформляете на садовый инвентарь, то следует перечислить конкретные товары — грабли, секаторы, совки.

При оформлении письма к каждой позиции в перечне указывают коды, тип и состав. Торговый знак указывают по желанию.

Срока действия у отказных писем нет. Их оформляют бессрочно. Однако это может измениться, если правительство изменит постановление №2425 или что-то обновится в регламентах Таможенного Союза.

Еще существуют ситуации, когда письмо нужно переоформить. Например:

• изменилось название предприятия или его реквизиты
• изменилась или появился новый торговый знак
• изменился классификатор ТНВЭД

Письма помогают избежать недоразумений и упрощают процесс размещения товаров на маркетплейсах. Поэтому платформы обязаны проверять наличие необходимых документов у продавцов. Как оформить отказное письмо продавец разбирается сам, главное — выложить сканы писем.

Отказное письмо для Wildberries

Wildberries требует от продавцов предоставлять отказные письма на товары, которые не подлежат обязательной сертификации. Отказное письмо помогает избежать проблем с маркетплейсом, плюс повышает доверие к магазину со стороны покупателей.

По факту продавать можно и без письма. Но если его запросит пользователь или сам маркетплейс, а продавец его не предоставит, Wildberries может заблокировать карточки товаров. Если документов не будет для большинства товаров, то под блокировку может попасть весь аккаунт. Чтобы ее снять, следует предоставить документы.

Отказное письмо для Ozon

Отказное письмо продавец обязан загрузить в раздел «Сертификаты» в личном кабинете — так сказано на официальном сайте.

На любом этапе продаж Ozon может запросить документы о качестве или оригинальности товара. Если у продавца не окажется документа, карточка товара будет заморожена маркетплейсом, пока письмо не появится в личном кабинете.

Отказное письмо для Яндекс Маркета

При регистрации нового поставщика нужно загрузить отказное письмо в раздел «Товары» → «Документы». Но если не загрузите, проблем не будет. Яндекс Маркет сам ответит покупателю, что это не обязательный документ на определенный вид продукции.

Отказное письмо для Мегамаркета

Требования Мегамаркета по этому вопросу неизвестны. Лучше связаться с техподдержкой и уточнить, нужно ли оформить отказное письмо и что будет, если этого не сделать.

За отсутствие письма не накажут, но могут возникнуть проблемы с торговыми площадками. В частности, многие маркетплейсы скрывают карточки товаров, если у селлера нет соответствующих писем. Но если торговать на маркетплейсе не планируете, то и заморачиваться с письмами смысла нет.

1. Информационный документ, который сообщает, что на товар не нужны лицензии и сертификаты — вот что такое отказное письмо
   
2. Выдают письма аккредитованных сертификационные центры. Услуга платная
3. Письмо выдается бессрочно, но это может измениться в будущем. Сейчас письма оформляют по большему счету, чтобы быстро проходить таможенный контроль либо без лишних проверок со стороны администраторов продавать товар на маркетплейсах