10 лучших программ для контроля выполнения задач

Вести список дел можно в заметках смартфона, на листочке или в табличке, но удобнее через таск-менеджер. Он собирает задачи в одном месте, сортирует по приоритету, следит за сроками, а если дедлайн вот-вот сгорит, заранее напоминает об этом. В планировщике задачи постоянно перед глазами — ничего не забудете и не потеряете. Рассказываем о лучших программах для контроля выполнения задач, как они устроены и в чем их особенности.

Таск-менеджер — это инструмент для управления задачами и проектами. Позволяет:

• планировать работу
• следить за выполнением задач
• контролировать сроки
• организовать командную работу
• делегировать задачи

Чаще таск-менеджеры устроены по принципу канбан-досок. На доске столбцы. Каждый столбец — этап работы. Вы передвигаете по столбцам карточки. Когда задача переходит из одного столбца в другой, значит, что она была завершена, и теперь на следующем этапе.

Разберемся, какой минимальный набор инструментов присутствует в рядовом планировщике задач.

Управление задачами. В таск-менеджере создают, редактируют и организовывают задачи, проекты и списки дел. Перед глазами вся работа. Можно следить:

• что надо сделать
• что в процессе работы
• что уже выполнено

Сроки выполнения задач. В момент создания задачи или списка дел можно ставить срок. Это поможет не затягивать и сдавать работу вовремя.

Напоминания. Программа для постановки задач и контроля может присылать напоминания. Например, если до дедлайна осталось два дня, а задача не выполнена, планировщик выведет на экран уведомление.

Приоритизация задач. В планировщиках пользователи выставляют приоритеты для задач и проектов. Становится проще решать, какую задачу делать сегодня, а что отложить на завтра.

Распределение задач между командой. Если над проектом работает команда, в таск-менеджере можно распределять задачи между участниками. Также каждый участник может:

• передавать задачи друг другу
• оставлять комментарии к работе коллег
• обсуждать результаты во встроенных чатах

Интеграции. Планировщики можно подключать к сторонним приложениям: электронной почте, календарю, мессенджерам, CRM-системе. После программа для контроля выполнения задач начинает работать в связке — например, присылает недельный отчет по задачам на почту или передает данные в CRM для аналитики.

Отслеживание прогресса. Некоторые таск-менеджеры следят, есть ли прогресс в выполнении задач. Строят графики, диаграммы, шкалы. Сразу видно, где работа движется, а где проседает.

OkoCRM

Версия: облачная

Цена: от 715 ₽ в месяц за пользователя

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

OkoCRM — это CRM-система для управления и автоматизации продаж с полноценным таск-менеджером «Проекты». В нем можно управлять проектами по принципу канбан: создавать колонки, заполнять их карточками, приглашать участников, совместно обсуждать задачи.

Чтобы начать управлять задачами в OkoCRM, нужно:

1. Создать проект
2. Выбрать администратора
3. Добавить участников
4. Создать колонки
5. Наполнить колонки карточками

Особенность таск-менеджера: он работает внутри CRM-системы. То есть кроме работы с «Проектами» вы получаете доступ к инструментам для работы с клиентами и управления продажами.

В проект можно добавлять неограниченное число участников и каждому выдать роль. Дальше коллеги смогут двигать карточки, добавлять комментарии к задачам, создавать чек-листы. Каждая карточка хранит историю событий — кто и какие действия с нею выполнял.

В OkoCRM есть готовые интеграции — их настроит даже тот, кто ничего не понимает в программировании. Например, к системе можно подключить:

• телефонию
• сервисы почтовых и смс-рассылок
• мессенджеры
• Авито
• социальные сети
• справочники
• аналитику

Todoist

Версия: облачная

Цена: $0–$6 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

Todoist — это таск-менеджер для управления задачами из одного места. Может выглядеть как:

• список дел с чек-боксами
• календарь с плашками
• канбан-доска

Если дело выполнено, жмете чек-бокс, и задача улетает в список выполненной работы.

Чтобы добавить в список новую задачу, нужно:

1. Назвать задачу и описать ее
2. Указать срок выполнения
3. Поставить приоритет
4. Установить напоминание
5. Выбрать проект

Открывать список дел можно через веб-версию, мобильные приложение, на умных часах, через браузерное расширение или виджет Google Почты. Выбираете сами, что удобнее.

В таск-менеджере можно работать одному или с командой. Для этого нужно создать общие проекты и раздать доступы и роли участникам. Обсуждать детали работы можно в комментариях, а также прикреплять файлы и даже отправлять голосовые заметки.

Todoist показывает шкалу прогресса. А если выполнены все задачи за неделю, месяц или квартал, то наградит графическим кубком.

Todoist предлагает порядка 80 интеграций. Среди них — Google Почта, Google Календарь, Slack, Zapier, Outlook, AI Assistant, Export to Google Sheets и другие.

Пользоваться таск-менеджером можно за ноль рублей, но с ограничениями. Не сможете:

• завести больше пяти проектов
• отображать задачи в календаре
• ставить напоминания
• пользоваться большим числом фильтров
• применять AI-ассистента

Более расширенная версия стоит от $4, а безлимитная от $6.

Trello

Версия: облачная

Цена: $0–$17,5 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

Trello — это онлайн таск-менеджер. Организован по принципу канбан:

• есть колонки, которые обозначают этапы работы
• есть карточки задач, которые надо двигать по колонкам

И колонки, и карточки расположены на досках. Доски вроде проекта: объединяют пул работ над одной областью: дизайном, разработкой, контентом, продажами.

С Trello есть момент. Официально планировщик ушел из России. Теперь пользоваться можно только бесплатной версией с усеченным функционалом. Чтобы перейти на премиум и работать без ограничений, нужна иностранная, либо виртуальная карта. Виртуальную выдают специальные сервисы. Но аккуратно с выбором — не нарветесь на мошенников.

Чтобы начать работать в Trello, необходимо:

1. Создать доску с нуля либо взять готовый шаблон
2. Оформить: прикрепить фон, придумать описание, выставить настройки приватности
3. Создать колонки и карточки

В Trello можно работать одному или с командой. Нужно открыть коллегам доступ к доске и выдать права. Дальше они смогут:

• обсуждать рабочие детали
• создавать и двигать карточки
• менять ответственных исполнителей
• добавлять в карточки файлы
• создавать чек-листы, чтобы отмечать выполненные

В Trello есть инструмент «Хронология». Он нужен, чтобы следить за историей взаимодействия с карточками. Например, кто и когда подключился к работе, какие изменения вносил.

Подключить к Trello можно сторонние приложения. Среди них: Miro, Slack, Zapier, ресурсы Google, Timecamp, Zoho Desk, Dropbox и другие. Заходить в планировщик через веб-версию, мобильное или десктопное приложение.

Планфикс

Версия: облачная

Цена: €0–€7 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

Планфикс — это система управления задачами. Выглядит как типичный канбан: доска, столбцы, карточки с задачами.

Что нужно, чтобы работать в Планфикс:

1. Создать проект с нуля или с помощью готовых шаблонов
2. Создать и настроить задачи
3. Подключить коллег, если работа командная

Работать в Планфикс можно с командой. Вместе создавать проекты, назначать задачи, устанавливать сроки выполнения, обсуждать детали в чате или через комментарии в карточках.

По прогрессу выполненной работы Планфикс строит отчеты. Показывает, какие задачи выполнены, какие в процессе выполнения, а какие даже не начаты.

К таск-менеджеру можно подключить:

• мессенджеры
• сервисы почтовых и смс-рассылок
• виртуальные АТС
• платформы для работы с данными
• облачные хранилища
• сервисы обмена данными

Если в команде до 5 человек, пользоваться Планфикс можно бесплатно. Если команда больше больше, покупайте подписку. Заходить в планировщик можно через браузер, десктопное или мобильное приложение.

WEEEK

Версия: облачная

Цена: 0₽–450 ₽ за пользователя в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

WEEEK — это платформа планирования и управления проектами. В WEEEK можно создавать проекты, распределять задачи между участниками, устанавливать сроки выполнения и контролировать прогресс. Организован WEEEK как канбан-доска с колонками и карточками.

Чтобы начать работу в WEEEK, нужно зарегистрироваться на платформе, а дальше:

1. Создать проект
2. Создать этапы работы
3. Создать карточки с задачами
4. Добавить в проект участников
5. Распределить между ними задачи

При командной работе участники могут обмениваться идеями и файлами, оставлять комментарии к задачам. Также можно устанавливать зависимости между задачами, чтобы команда знала, в каком порядке их выполнять.

В WEEEK можно отслеживать прогресс по встроенной статистике. Чтобы просмотреть дашборд, нужно выбрать проект и временной промежуток: день, неделю, месяц или другой.

Чтобы расширить возможности планировщик, можно настроить интеграции с:

• ресурсами Google
• Jira
• Яндекс Календарем
• Miro
• Airtable
• Figma

YouTrack

Версия: облачная и коробочная

Цена: 0$ – $4.40 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

YouTrack помогает командам совместно решать задачи: от разработки программного обеспечения до маркетинговых стратегий. По умолчанию выглядит как Agile-доска, но отображение можно настроить по принципу канбан или скрам.

Чтобы начать работать в YouTrack, нужно:

• Создать проект
• Создать доску
• Настроить спринты
• Создать карточки с задачами
• Подключить команду

YouTrack подходит для совместной работы. Участникам доступны упоминания, реакции, подписки на обновления, уведомления. А во встроенную база знаний загружать контент, делиться и обсуждать друг с другом.

За результатами работы следит панель мониторинга. Строит отчеты и выводит на дашборд. Просматривать их может тот, у кого есть доступ — исполнитель, команда, заказчик.

YouTrack можно подключить к продуктам JetBrains и другим приложениям для разработчиков:

• системам контроля версии
• репозиториям кода
• платформам для управления тестированием
• приложениям для отслеживания задач

Пользоваться бесплатно и без ограничений YouTrack могут небольшие команды до 10 человек. Если в команде больше участников, нужна подписка. Получить доступ к таск-трекеру можно через веб-версию, мобильное приложение, либо установить коробочную версию на личных серверах и запускать через ярлык на рабочем столе.

GanttPro

Версия: облачная

Цена: от $7.99 за пользователя в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

GanttPRO — это онлайн-платформа для управления проектами. Рабочая область отображается в виде диаграммы Ганта, канбан-доски, списка. Можно переключаться на то, что удобнее, в любой момент.

Старт работы с планировщиком классический:

1. Создаете проект
2. Создаете задачи
3. Добавляете участников

Чтобы подключить к проекту команду, нужно поделиться с участниками ссылкой и назначить роли. Дальше каждый увидит задачи по проектам, в которых участвует.

Следить за прогрессом команды помогают отчеты. Есть два типа:

• с анализом бюджета с данными о проектах, задачах, исполнителях, времени и стоимости
• с затраченным временем на задачи

У таск-менеджера есть готовые интеграции со Slack, Jira Cloud, Google Диск, Microsoft Teams. Все остальные настраиваются через API с помощью программиста.

Бесплатной версии у GanttPro нет: подписка начинается от $7.99 за пользователя в месяц. Чтобы пользоваться полным функционалом, нужно брать премиум за $19.99. Работать в GanttPro можно через браузер, либо мобильное приложение.

YouGile

Версия: облачная и коробочная

Цена: от 660 ₽ за сотрудника в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

YouGile — система управления проектами. Ее особенность — каждая карточка с задачей имеет чат. Если над проектом корпеет команда, участники могут переписываться в нем как в обычном мессенджере.

Чтобы начать работу в YouGile, нужно создать:

1. Компанию
2. Проект
3. Этапы работы
4. Карточки с задачами

Дальше пригласить в проект членов команды, назначить участникам задачи и роли. Отслеживать, в каком темпе идет работа, можно через отчеты. Они строятся в виде таблиц, диаграмм и ленты событий.

Чтобы расширить функциональность планировщик, к нему можно подключить интеграции. Но готовых — таких, чтобы настраивались без помощи айтишника, нет. Все подключаете через API

Если в команде до 10 человек, таск-менеджером можно пользоваться бесплатно и без ограничений. Если команда больше, нужно оформлять подписку. Чтобы сэкономить, можно заплатить сразу за год — дадут скидку. Открывает YouGile через браузер, мобильное приложение или десктопное, коробочную версию.

Функциональность. Первым делом решите, какие функции вам нужны. Вот что может быть среди них:

• организация и управление задачами
• отслеживание сроков выполнения задач
• разделение ответственности между членами команды
• уведомления и напоминания о задачах
• интеграцию с другими приложениями
• возможность совместной работы над задачами

Цена. Если нужно вести только список дел, можно выбрать бесплатный. Если требуется инструмент для управления проектами, присматривайтесь к платным платформам. У них больше инструментов, настроек, отчетов, интеграций.

Интерфейс. Прежде, чем покупать планировщик, оцените, удобно ли им пользоваться. Это можно сделать через демо-версию. Поработать в ней пару дней и сформировать впечатление.

Интеграции. Обращайте на них внимание, если планируете подключать к таск-менеджеру сторонние приложения. Проверьте список доступных, узнайте стоимость и как они настраиваются.

Мобильное приложение. Уточните, есть оно или нет. Приложение точно не помешает, если намерены следить за проектами в дороге либо из командировок.

Техподдержка. Удобно, если она круглосуточная — операторы быстро решат проблему, и оказывается в режиме реального времени. Вы пишите в чат → оператор отвечает. Хуже, если надо писать письмо на почту и ждать ответа несколько дней.

1. Программы для контроля задач сотрудников также называют таск-менеджерами или планировщиками. Они помогают управлять текущими делами и проектами. В них можно создавать этапы работы, наполнять карточками с задачами, подключать команду
   
2. Еще могут распределять задачи между коллегами, расставлять приоритеты в текущих делах, напоминать о сроках, отслеживать прогресс работы команды
3. На рынке много разных планировщиков — можно найти под любой вкус и бюджет. Мы рекомендуем присмотреться к OkoCRM