Воронка найма позволяет системно управлять процессом подбора персонала. Например, отслеживать, как движется работа по закрытию вакансий, сколько стоит поиск одного специалиста, на каком этапе отбора возникают трудности.
Работать с воронкой можно по-разному, в том числе через CRM. Сегодня рассказываем, где и как создать HR-воронку, что для этого нужно и как она помогает компаниям управлять наймом.
Что такое воронка найма
Воронка найма — это схематичное описание процесса найма. Оно включает несколько этапов, которые проходит кандидат: от отклика на вакансию до выхода на работу.
На финальном этапе остаются кандидаты, которые получили офер, готовятся выйти на работу или прошли испытательный срок.
Количество этапов и их названия могут отличаться в воронках разных компаний. По классике в нее входят следующие этапы:
- «Кандидаты, которым отправлено сообщение»
- «Кандидаты, которые ответили»
- «Квалифицированные HR-менеджером кандидаты»
- «Кандидаты прошли техническое интервью»
- «Кандидаты прошли финальное интервью»
- «Кандидаты приняли офер»
- «Кандидаты вышли на работу»
- «Кандидаты прошли испытательный срок»
В воронку могут входить этапы стажировки, тестовых задания или проверки службой безопасности. Точное число и порядок зависит от того, как тот или иной бизнес нанимает людей.
![](/media/images/fq6u5Z0itXjjDcJxhiIB.png)
Воронка найма в OkoCRM строится по принципу канбан: на доска с колоннами карточки обозначают кандидатов.
Зачем нужна HR-воронка
Когда процесс поиска специалистов представлен в виде визуальной схемы, проще отслеживать, сколько кандидатов находится на каждом этапе. Это помогает спрогнозировать сроки закрытия вакансии и оставаться в рамках бюджета найма.
Приведем пример.
HR-воронка помогает и с другими вещами:
Оптимизировать найм. Иногда у бизнеса слишком много этапов отбора. Кандидатов это не радует, так как нужно тратить много личного времени на проверки. Поэтому они уходят в компании, где отбор проще.
С помощью воронки бизнес может оценить процесс найма со стороны, найти, где конверсия падает, и оптимизировать отбор. Например, объединить некоторые этапы в один или отказаться от тех, которые не играют особой роли.
Автоматизировать рутину. Воронка позволяет обнаружить повторяющиеся действия и автоматизировать их. Например, в процессе поиска нанимающему нужно отправлять кандидатам письма, уведомления и СМС. То, сколько это отнимает времени, незаметно, пока не начнешь считать. В среднем на такую рутину может уходить час-два рабочего времени. Воронка все это выявляет. Но выявить мало, хорошо бы оптимизировать. Как раз с этим помогает автоматизация.
Автоматизация может взять на себя повторяющиеся действия, такие как:
- отправка уведомлений
- запись кандидатов на собеседования
- переписка с соискателями
- отправка документов
- звонки
В результате у нанимающего появится больше времени на оценку кандидатов, планирование и поиск.
Управлять наймом с помощью цифр. Через воронку можно отслеживать ключевые показатели эффективности, допустим, конверсию на каждом этапе, время закрытия вакансии, источники лучших кандидатов.
Строить прогнозы. Воронка собирает данные о количестве кандидатов на каждом этапе и времени, которое требуется для прохождения каждого этапа. Это позволяет бизнесу:
- определять среднее время для найма сотрудника и планировать время закрытия вакансий
- прогнозировать, сколько кандидатов потребуется привлечь на начальном этапе, чтобы получить необходимое количество финалистов на последнем
- оценить, какие этапы процесса требуют больше времени и ресурсов, и соответственно распределить ресурсы для повышения эффективности
- планировать кампании по привлечению кандидатов в соответствии с предполагаемыми пиковыми периодами найма
Как визуализировать воронку
Чтобы визуализировать воронку, можно:
- повесить на стену магнитную доску
- построить электронную таблицу
- подключить электронный сервис, например, OkoCRM
Разберем каждый метод.
Повесить на стену доску с стикерами. Что нужно:
- Повесить на стену магнитную доску
- Разлиновать ее на несколько колонок, соответствующих этапам
- Наклеить стикеры — это будущие кандидаты
Далее начинайте работать с доской и стикерами. Если, к примеру, кандидат получает отказ, стикер с его именем, фамилией и номером телефона переносите в колонку «Отказ», плюс кратко подписываете причину. Если кандидат выходит на финал, приклеиваете стикер в колонку «Офферные переговоры».
Этот метод простой и подходит бизнесу, который редко нанимает кандидатов, либо если поток резюме небольшой. Во всех остальных случаях будет неудобно, так как придется в ручном режиме:
- следить за стикерами — переносить, подписывать, наклеивать новые,
- считать конверсию и другие метрики найма
Построить электронную таблицу. Для визуализации воронки можно использовать электронные таблицы:
- в Excel, если за подбор сотрудников отвечает один человек
- в Google Таблицах, если подбором занимаются несколько человек — проще организовать совместный доступ
Подключить специальный сервис. Существуют онлайн-сервисы, в которых можно создавать воронки, а затем с помощью автоматизации управлять ими. Например, перемещать кандидатов по воронке, отправлять им письма и СМС, скидывать на почту документы или записывать на собеседования. Один из таких сервисов — CRM-система.
В CRM-системе можно:
- создавать воронки найма с этапами
- вести базу кандидатов
- хранить шаблоны документов для будущих работников
- вести переписку с кандидатами
- следить за конверсией на каждом шаге
Но самое главное — воронку можно автоматизировать. Например, настроить систему так, чтобы она сама рассылала приглашения на интервью, отправляла кандидатам тестовые задания, перемещала кандидатов по воронке и строила аналитику.
Как построить HR-воронку в CRM-системе
Рассказываем на примере OkoCRM, как за 5 шагов визуализировать hr-воронку.
Шаг 1: создать этапы воронки. Первым делом строим каркас воронки. Для этого нужно проанализировать, какие этапы проходят кандидаты в компании при отборе, и создать их в CRM. Вот инструкция:
1. Откройте OkoCRM и перейдите в раздел «Настройки» → «Управление воронками», нажмите «Создать»
![](/media/images/qNBKxfevgIKgMFELtCsE.png)
2. Придумайте воронке название
3. Заполните воронку этапами. Для этого найдите только что созданную воронку в списке «Воронки продаж», нажмите три точки и выберите «Редактировать этапы»
![](/media/images/GSVyB6FhcN1zftF4Wj69.png)
4. Назовите каждый этап и, если нужно, подсветите отдельным цветом
![](/media/images/LFu5iDzV7el3sx4cFozl.png)
5. Создание каркаса воронки завершено. Должно получиться вот что
![](/media/images/vMXSGfNiThH74yv6i4KF.gif)
Пример построенной в OkoCRM hr-воронки.
Шаг 2: подключить с CRM источники резюме. Соискатели могут присылать отклики в мессенджерах, соцсетях или на почту, отправлять через корпоративный сайт или Авито. Чтобы не переносить отклики вручную, можно подключить площадки к OkoCRM, и система автоматически сохранит кандидатов в общей базе.
Также очень удобно собирать отклики через конструктор форм:
- Создаёте форму и прикрепляете ссылку на нее на работном сайте, в соцсетях или где угодно
- Соискатель переходит по ссылке в вакансии — и заполняет форму
- OkoCRM автоматически создает сделку на HR-воронке в нужном вам этапе — с данными соискателя из формы
![](/media/images/hXIPbRjxwsf7bsYAkY7L.png)
Пример формы, которую заполняли соискатели.
В OkoCRM все интеграции настраиваются по инструкциям — ничего сложного. Общий принцип такой:
- Заводите аккаунт на сайте интегратора
- Создаете цифровой код в OkoCRM
- Переносите код в созданный аккаунт
Интегрировать можно не все площадки в интернете, а только те, которые используют для поиска.
![](/media/images/YFPHj7V5NJpX6gRceW34.png)
Типичный способ настройки интеграции в OkoCRM.
Шаг 3: создать шаблоны. Чтобы автоматизировать работу с кандидатами, нужно создать шаблоны сообщений, писем и документов. Тогда CRM сможет отправлять их в авторежиме.
Чтобы создать шаблоны, нужно перейти в раздел «Шаблоны» и выбрать нужный:
- для СМС
- для e-mail
- для WhatsApp
- для мессенджеров
- для документов
Следующий шаг — создать болванку текста, плюс добавить в нее макросы. Макрос — это специальный символ, который подскажет CRM, какие данные нужно подтянуть на его место. Если, например, в шаблон электронного письма стоит макрос {{cf_16_just_name}}, OkoCRM подставит на его место имя кандидата.
![](/media/images/0yxHWPRVy4NLJJfgXL9W.png)
Пример шаблонного сообщения с макросом.
Шаг 4: настроить автоматизацию. Осталось настроить сценарии, по которым CRM-система будет обрабатывать отклики кандидатов. Для этого нужно перейти в раздел «Настройки» → «Управление воронками», выбрать воронку и этапы, на которых нужно настроить автодействия.
Например, нужно сделать так, чтобы все кандидаты, которые откликнулись на вакансию, получили письма, мол, их отклик получен, скоро свяжемся. Настраивается сценарий так:
1. Выберете нужный этап воронки, например, «Ответили» и нажимаете серую плашку с плюсом
![](/media/images/CWy9sji9wYLywaMvakup.png)
2. Выберите автодействие — у OkoCRM их много, в данном примере нужно «Отправить письмо»
![](/media/images/7CacDHgsvNN6RfGPCGsI.png)
3. Настройте автоматизацию. Выберите событие, которое запустит сценарий — например, когда сделка появится на этапе или будет перемещена со следующего; заранее созданный шаблон текста; почту, с которой уйдет рассылка. Сохраните
![](/media/images/jJPgCcpPYTD14qCIDDAS.png)
Автодействие настроено и отображается в виде плашки. Если на этапе появится карточка с кандидатом, автодействие сработает — CRM-система отправит кандидату письмо по шаблону.
![](/media/images/h7ZYICovwS4ueYt1Fssx.png)
Автоматизированная воронка найма.
Настроить таким образом можно и другие сценарии: например, перемещение карточек по этапам, отправку уведомлений, смену ответственного сотрудника и многое другое.
Подытожим
- HR-воронка — это инструмент, который помогает управлять поиском кандидатов. Например, прогнозировать сроки закрытия вакансии, следить за бюджетом, оптимизировать этапы отбора, строить прогнозы, автоматизировать рутину
- Воронку найма можно визуализировать с помощью разных инструментов: обычной магнитной доски, таблиц или электронных облачных систем
- Один из способов построить воронку — создать ее в CRM-системе. Это позволит не только следить, как продвигается закрытие вакансии, но и автоматизировать рутину