Как создать HR-воронку с помощью CRM-системы

Воронка найма позволяет системно управлять процессом подбора персонала. Например, отслеживать, как движется работа по закрытию вакансий, сколько стоит поиск одного специалиста, на каком этапе отбора возникают трудности.

Работать с воронкой можно по-разному, в том числе через CRM. Сегодня рассказываем, где и как создать HR-воронку, что для этого нужно и как она помогает компаниям управлять наймом.

Воронка найма — это схематичное описание процесса найма. Оно включает несколько этапов, которые проходит кандидат: от отклика на вакансию до выхода на работу.

На финальном этапе остаются кандидаты, которые получили офер, готовятся выйти на работу или прошли испытательный срок.

Количество этапов и их названия могут отличаться в воронках разных компаний. По классике в нее входят следующие этапы:

1. «Кандидаты, которым отправлено сообщение»
2. «Кандидаты, которые ответили»
3. «Квалифицированные HR-менеджером кандидаты»
4. «Кандидаты прошли техническое интервью»
5. «Кандидаты прошли финальное интервью»
6. «Кандидаты приняли офер»
7. «Кандидаты вышли на работу»
8. «Кандидаты прошли испытательный срок»

В воронку могут входить этапы стажировки, тестовых задания или проверки службой безопасности. Точное число и порядок зависит от того, как тот или иной бизнес нанимает людей.

Когда процесс поиска специалистов представлен в виде визуальной схемы, проще отслеживать, сколько кандидатов находится на каждом этапе. Это помогает спрогнозировать сроки закрытия вакансии и оставаться в рамках бюджета найма.

Приведем пример.

HR-воронка помогает и с другими вещами:

Оптимизировать найм. Иногда у бизнеса слишком много этапов отбора. Кандидатов это не радует, так как нужно тратить много личного времени на проверки. Поэтому они уходят в компании, где отбор проще.

С помощью воронки бизнес может оценить процесс найма со стороны, найти, где конверсия падает, и оптимизировать отбор. Например, объединить некоторые этапы в один или отказаться от тех, которые не играют особой роли.

Автоматизировать рутину. Воронка позволяет обнаружить повторяющиеся действия и автоматизировать их. Например, в процессе поиска нанимающему нужно отправлять кандидатам письма, уведомления и СМС. То, сколько это отнимает времени, незаметно, пока не начнешь считать. В среднем на такую рутину может уходить час-два рабочего времени. Воронка все это выявляет. Но выявить мало, хорошо бы оптимизировать. Как раз с этим помогает автоматизация.

Автоматизация может взять на себя повторяющиеся действия, такие как:

• отправка уведомлений
• запись кандидатов на собеседования
• переписка с соискателями
• отправка документов
• звонки

В результате у нанимающего появится больше времени на оценку кандидатов, планирование и поиск.

Управлять наймом с помощью цифр. Через воронку можно отслеживать ключевые показатели эффективности, допустим, конверсию на каждом этапе, время закрытия вакансии, источники лучших кандидатов.

Строить прогнозы. Воронка собирает данные о количестве кандидатов на каждом этапе и времени, которое требуется для прохождения каждого этапа. Это позволяет бизнесу:

• определять среднее время для найма сотрудника и планировать время закрытия вакансий
• прогнозировать, сколько кандидатов потребуется привлечь на начальном этапе, чтобы получить необходимое количество финалистов на последнем
• оценить, какие этапы процесса требуют больше времени и ресурсов, и соответственно распределить ресурсы для повышения эффективности
• планировать кампании по привлечению кандидатов в соответствии с предполагаемыми пиковыми периодами найма

Чтобы визуализировать воронку, можно:

• повесить на стену магнитную доску
• построить электронную таблицу
• подключить электронный сервис, например, OkoCRM

Разберем каждый метод.

Повесить на стену доску с стикерами. Что нужно:

1. Повесить на стену магнитную доску
2. Разлиновать ее на несколько колонок, соответствующих этапам
3. Наклеить стикеры — это будущие кандидаты

Далее начинайте работать с доской и стикерами. Если, к примеру, кандидат получает отказ, стикер с его именем, фамилией и номером телефона переносите в колонку «Отказ», плюс кратко подписываете причину. Если кандидат выходит на финал, приклеиваете стикер в колонку «Офферные переговоры».

Этот метод простой и подходит бизнесу, который редко нанимает кандидатов, либо если поток резюме небольшой. Во всех остальных случаях будет неудобно, так как придется в ручном режиме:

• следить за стикерами — переносить, подписывать, наклеивать новые,
• считать конверсию и другие метрики найма

Построить электронную таблицу. Для визуализации воронки можно использовать электронные таблицы:

• в Excel, если за подбор сотрудников отвечает один человек
• в Google Таблицах, если подбором занимаются несколько человек — проще организовать совместный доступ

Подключить специальный сервис. Существуют онлайн-сервисы, в которых можно создавать воронки, а затем с помощью автоматизации управлять ими. Например, перемещать кандидатов по воронке, отправлять им письма и СМС, скидывать на почту документы или записывать на собеседования. Один из таких сервисов — CRM-система.

В CRM-системе можно:

• создавать воронки найма с этапами
• вести базу кандидатов
• хранить шаблоны документов для будущих работников
• вести переписку с кандидатами
• следить за конверсией на каждом шаге

Но самое главное — воронку можно автоматизировать. Например, настроить систему так, чтобы она сама рассылала приглашения на интервью, отправляла кандидатам тестовые задания, перемещала кандидатов по воронке и строила аналитику.

Рассказываем на примере OkoCRM, как за 5 шагов визуализировать hr-воронку.

Шаг 1: создать этапы воронки. Первым делом строим каркас воронки. Для этого нужно проанализировать, какие этапы проходят кандидаты в компании при отборе, и создать их в CRM. Вот инструкция:

1. Откройте OkoCRM и перейдите в раздел «Настройки» → «Управление воронками», нажмите «Создать»

2. Придумайте воронке название

3. Заполните воронку этапами. Для этого найдите только что созданную воронку в списке «Воронки продаж», нажмите три точки и выберите «Редактировать этапы»

4. Назовите каждый этап и, если нужно, подсветите отдельным цветом

5. Создание каркаса воронки завершено. Должно получиться вот что

Шаг 2: подключить с CRM источники резюме. Соискатели могут присылать отклики в мессенджерах, соцсетях или на почту, отправлять через корпоративный сайт или Авито. Чтобы не переносить отклики вручную, можно подключить площадки к OkoCRM, и система автоматически сохранит кандидатов в общей базе.

Также очень удобно собирать отклики через конструктор форм:

1. Создаёте форму и прикрепляете ссылку на нее на работном сайте, в соцсетях или где угодно
2. Соискатель переходит по ссылке в вакансии — и заполняет форму
3. OkoCRM автоматически создает сделку на HR-воронке в нужном вам этапе — с данными соискателя из формы

В OkoCRM все интеграции настраиваются по инструкциям — ничего сложного. Общий принцип такой:

1. Заводите аккаунт на сайте интегратора
2. Создаете цифровой код в OkoCRM
3. Переносите код в созданный аккаунт

Интегрировать можно не все площадки в интернете, а только те, которые используют для поиска.

Шаг 3: создать шаблоны. Чтобы автоматизировать работу с кандидатами, нужно создать шаблоны сообщений, писем и документов. Тогда CRM сможет отправлять их в авторежиме.

Чтобы создать шаблоны, нужно перейти в раздел «Шаблоны» и выбрать нужный:

• для СМС
• для e-mail
• для WhatsApp
• для мессенджеров
• для документов

Следующий шаг — создать болванку текста, плюс добавить в нее макросы. Макрос — это специальный символ, который подскажет CRM, какие данные нужно подтянуть на его место. Если, например, в шаблон электронного письма стоит макрос {{cf_16_just_name}}, OkoCRM подставит на его место имя кандидата.

Шаг 4: настроить автоматизацию. Осталось настроить сценарии, по которым CRM-система будет обрабатывать отклики кандидатов. Для этого нужно перейти в раздел «Настройки» → «Управление воронками», выбрать воронку и этапы, на которых нужно настроить автодействия.

Например, нужно сделать так, чтобы все кандидаты, которые откликнулись на вакансию, получили письма, мол, их отклик получен, скоро свяжемся. Настраивается сценарий так:

1. Выберете нужный этап воронки, например, «Ответили» и нажимаете серую плашку с плюсом

2. Выберите автодействие — у OkoCRM их много, в данном примере нужно «Отправить письмо»

3. Настройте автоматизацию. Выберите событие, которое запустит сценарий — например, когда сделка появится на этапе или будет перемещена со следующего; заранее созданный шаблон текста; почту, с которой уйдет рассылка. Сохраните

Автодействие настроено и отображается в виде плашки. Если на этапе появится карточка с кандидатом, автодействие сработает — CRM-система отправит кандидату письмо по шаблону.

Настроить таким образом можно и другие сценарии: например, перемещение карточек по этапам, отправку уведомлений, смену ответственного сотрудника и многое другое.

1. HR-воронка — это инструмент, который помогает управлять поиском кандидатов. Например, прогнозировать сроки закрытия вакансии, следить за бюджетом, оптимизировать этапы отбора, строить прогнозы, автоматизировать рутину
   
2. Воронку найма можно визуализировать с помощью разных инструментов: обычной магнитной доски, таблиц или электронных облачных систем
3. Один из способов построить воронку — создать ее в CRM-системе. Это позволит не только следить, как продвигается закрытие вакансии, но и автоматизировать рутину