Удобная CRM для полиграфии. Работает без простоев.

CRM для типографии

CRM — система для управления продажами и работы с клиентами. Вместо многостраничных таблиц с данными здесь карточки с информацией по каждому клиенту и сделке. CRM помогает навести порядок в продажах, увеличить количество лояльных клиентов полиграфии и сократить время обработки одной заявки.

Как работает CRM

CRM хранит данные о клиентах и их заказах, автоматизирует отдел продаж, упрощает управление. В программе для типографии можно звонить клиентам, а система сохранит записи звонков. Еще CRM собирает все сообщения в окне «Входящие лиды», менеджер не пропустит ни одной смс и будет отвечать быстрее.

CRM-система для типографии упрощает работу сотрудников и руководителя. Чтобы увидеть, на каком этапе работа над заказом, менеджеру не надо звонить дизайнеру, печатнику, корректору. Все данные по заказу у него на экране. Руководитель тоже видит, как сотрудники работают с заказами. CRM помогает сделать работу типографии более прозрачной. Никто не переспрашивает, что именно хотел клиент типографии: вся информация есть в карточке.

Треть задач сотрудников можно делегировать CRM. Например, она умеет отправлять шаблонные сообщения, заполнять и отправлять документы, ставить задачи сотрудникам.

Вообще, программу можно настроить так, что она сама будет направлять работу сотрудников типографии: допустим, передаст карточку сделки от менеджера дизайнеру, поставит ему задачи, а когда он их выполнит — передаст карточку печатнику и тоже поставит для него задачи. CRM много чего может — главное разложить процесс работы на мелкие этапы и настроить ее на помощь в управлении полиграфией. Если что, мы поможем. =)

Какие задачи решает CRM для типографии

Вот минимум 6 задач, с которыми помогает программа для полиграфии.

Собирает все заявки в одно окно. Люди пишут в Телеграм и Вотсап, оставляют заявки на сайте и на почте, а менеджеру по работе с клиентами в типографии нужно успеть всем ответить. Проверять каждый мессенджер вручную — долго, поэтому часто клиенты не дожидаются ответа и уходят к конкурентам. В CRM все сообщения на виду и менеджер их не пропустит — система напомнит о неотвеченных смс.

А еще можно настроить шаблоны сообщений. Если менеджер ну очень занят, CRM отправит смс: «Спасибо, что обратились к нам. Не могу ответить прямо сейчас, отвечу в течение получаса». После этого CRM поставит задачу написать клиенту и проконтролирует, чтобы сотрудник не забыл это сделать.

Хранит историю работы с клиентами. CRM сохранит данные клиента, даже если в прошлый раз он не подтвердил заказ в типографии или что-то сорвалось. Менеджеру будет проще понять, что клиент хотел раньше и почему отказался.

Помогает контролировать оплаты. CRM сама заполнит и отправит счет на оплату, а потом напомнит клиенту: пора платить. Если клиент затягивает с оплатой, CRM напомнит менеджеру: нужно связаться с клиентом.

Помогает контролировать сотрудников. С CRM управление типографией становится проще. В карточках сделок сохраняются все переписки и звонки → легко понять, как менеджер работает с клиентами.

В аналитике можно проследить, как менеджер справляется с продажами: сколько отказов, какая конверсия в покупку и средний чек. Еще CRM покажет сколько задач в работе и сколько просрочено.

Автоматизирует работу. Часть задач CRM может сделать за сотрудников. Автоматизация полиграфии работает так: клиент оставляет заявку → система добавляет новую карточку в раздел «Сделки». Дальше менеджер ведет карточку к оплате, но часть действий делает CRM: отправляет клиенту сообщения и документы, ставит менеджеру задачи, перемещает карточку на новый этап воронки продаж.

Помогает работать с документами. Искать на компьютере или в облаке макет заказчика — задача со звездочкой. CRM хранит все документы в карточках сделок. Это очень удобно: документы не теряются, так как закреплены в карточке. В OkoCRM все документы хранятся в облаке это бесплатно, но место может закончиться — его можно докупить.

Как CRM помогает работать со срочными заказами

У типографий две проблемы. Первая: менеджер долго отвечает. Начинается хаос, если сотрудник один, а новых заявок — 50, надо общаться с текущими клиентами и отвечать на звонки. Клиенты ждут ответ по 5–6 часов, из-за этого уходят к тем, кто ответит быстрее.

Вторая проблема: типография не успевает сдать срочный заказ в срок. Вот как CRM решает обе проблемы.

Сокращает время ответа. В CRM работаем с клиентом типографии быстрее: система сама сохраняет заявки с сайта и собирает сообщения из мессенджеров в одном окне. Менеджеру не нужно переключать 3 вкладки и листать мессенджер, чтобы найти нужное сообщение.

Распределяет заказы по менеджерам. В OkoCRM есть очереди звонков. Можно настроить, чтобы клиент дозвонился к свободному менеджеру, а VIP-клиент — к персональному.

Сокращает время обработки заказа. Конечно, CRM не поможет быстрее напечатать листовки и сделать резку без брака. Но она сократит время, которое сотрудники тратят на выяснение тонкостей заказа.

Например, печатник не будет переспрашивать у менеджера плотность бумаги: эта информация лежит в карточке сделки. Не надо ждать ответ полчаса, чтобы начать работать. Кажется, что это мелочь. Но такие ситуации есть на каждом этапе работы и в итоге отнимают драгоценные минуты.

Как CRM помогает автоматизировать работу типографии

CRM для типографии умеет сохранять заявки с сайта и добавлять их в раздел «Сделки». Заявки из мессенджеров или соцсетей менеджер добавляет вручную. После этого с карточкой работает сотрудник, но некоторые задачи можно переложить на систему. Вот что она умеет.

Ставит задачи. Чтобы сотрудники не забывали вовремя ответить или отправить макет на утверждение заказчику, CRM на каждом этапе поставит задачи. Менеджер отправил прайс и перевел сделку на новый этап — CRM автоматом ставит задачу → написать клиенту через какое-то время. Можно разбить всю работу типографии на задачи для сотрудников, один раз все настроить и наслаждаться: бизнес будет работать как часики.

Отправляет сообщения. В CRM можно добавить шаблонные сообщения и система автоматом их отправит. Например, когда заказ готов, CRM-система отправит оповещение. Еще и подставит в сообщение имя клиента и номер заказа. Сама, представляете?

Заполняет и отправляет документы. Автоматизация типографий поможет выставлять счета на оплату и заполнять договоры. CRM сама возьмет из карточки сделки нужные значения и подставит в документ, а потом отправит его.

Как CRM помогает типографии больше зарабатывать

CRM помогает обработать 100% заявок и ни одного клиента не оставить без внимания. Совсем. Но у системы управления типографией есть и другие возможности.

Работает с потенциальными клиентами. Бывает, человек поинтересовался расценками и ушел. Обычно менеджерам некогда работать с такими людьми, а у CRM есть время. Можно настроить так, чтобы система отправляла предложение со скидкой на первый заказ лидам, которые попали на этап воронки «Проявили интерес».

Работает с отказами. Если человек слился за шаг до заказа, его можно вернуть. Например, подключить к прогревающей рассылке или автоматически перекинуть карточку сделки на лучшего продавца.

Улучшает клиентский сервис. Если мучает вопрос, как привлечь клиентов в типографию, подумайте о внедрении CRM. Система поможет превратить потенциальных заказчиков в реальных. С CRM-системой сотрудники не будут отвлекаться на рутинные действия, смогут потратить время на клиентов. Менеджер быстрее отвечает, много времени уделяет клиенту, чтобы тот остался доволен.

Анализ продаж. В разделе «Сделки» легко вести учет заказов для типографии: видно сколько сделок в работе и на какую сумму, на каком этапе продаж каждый заказ. В OkoCRM можно проанализировать воронку продаж и работу менеджеров. Заходим в раздел «Аналитика» и смотрим как выглядит воронка продаж: есть ли места, где уходит много клиентов. Если есть, с этим надо работать, менять стратегию продаж. Во вкладке «Менеджеры» есть статистика по всем сотрудникам отдела продаж: кто сколько сделал успешных звонков и какой средний чек.

Как выбрать CRM для типографии

Чтобы выбрать CRM-систему для полиграфии, обратите внимание на самые важные функции.

Клиенты. CRM хранит клиентскую базу типографии. Клиентов много, если появляются дубли, начинается путаница. Поэтому в CRM должна быть защита от дублей. Вот как в OkoCRM. Здесь физически нельзя сохранить еще один контакт с номером телефона или почтой, которая уже есть в базе.

Еще в разделе «Контакты» нужен удобный поиск, чтобы любой сотрудник в два клика мог найти номер телефона клиента, который вчера заказал 5000 рекламных буклетов.

Сделки. В разделе «Сделки» должно быть легко настроить воронку продаж: добавить или изменить этапы. Еще нужно посмотреть, насколько удобны карточки сделок: можно ли позвонить/написать клиенту, добавить задачу, отправить смс. Хорошо если с карточками легко работать, например, можно добавить новые поля, отметить сотрудников.

Интеграции. Чтобы CRM собирала сообщения из Телеграма, Вотсапа, ВК и других соцсетей и мессенджеров, нужны интеграции. Интеграция объединяет систему с любым сервисом. Для подключения сайта и телефонии тоже нужна интеграция.

Поэтому прежде чем выбрать CRM, нужно убедиться, что у нее есть все нужные интеграции для типографии. Например, в OkoCRM есть все самые важные интеграции для бизнеса.

Аналитика. В CRM для печати должна быть удобная аналитика, чтобы смотреть, сколько типография заработала за неделю, месяц, квартал. А еще надо анализировать на каких этапах продажи провисают и кто из менеджеров лучше продает, а кто не справляется.

Автоматизация. Тут надо смотреть, что CRM умеет делать сама. Любому бизнесу, например, интернет-магазину, нужна автоматизация сбора заявок с сайта. Если нужно, чтобы CRM сама заполняла, отправляла документы и назначала ответственных для сделок, обращаем внимание на это.

Подытожим: краткий обзор возможностей CRM

1. CRM для полиграфии помогает вести клиентскую базу, быстрее обрабатывать заявки, работать с потенциальными клиентами, контролировать продажи и сотрудников.
2. CRM помогает улучшить клиентский сервис типографии. Она собирает заявки в одно окно → менеджер быстрее отвечает клиентам. Система отправляет шаблонные сообщения, если сотрудник очень занят. А еще напоминает о пропущенных звонках и смс, поэтому сотрудники не упустят ни одного клиента.
3. CRM — решение для автоматизации работы типографии. Она сохраняет заявки с сайта, ставит задачи сотрудникам, заполняет документы, выставляет счета на оплату.
4. CRM помогает компаниям больше зарабатывать. Здесь можно найти ошибки в работе менеджеров, ошибки в продажах, улучшить клиентский сервис, прогревать клиентов к покупке рассылками.
5. При выборе CRM нужно обратить внимание на то, сколько есть интеграций и достаточно ли возможностей автоматизации. А еще смотрим на разделы «Аналитика», «Сделки», «Контакты».