Как выплачивать аванс сотрудникам в 2024 году

Правительство внесло изменения в правила уплаты НДФЛ. Они касаются сроков уплаты налога и правил удержания НДФЛ. Рассказываем, как теперь бизнесу нужно рассчитывать НДФЛ и платить авансы сотрудникам.

У сотрудника есть два вида выплат — аванс и зарплата.

Аванс — это часть заработной платы, которую сотрудник получает на карту в первой половине месяца. Он начисляется за отработанное время и не включает премии и выплат за переработки. Проще говоря: аванс — это деньги, которые работник получает независимо от объема работы.

Зарплата — невыплаченный от оклада остаток. Он переводится на карточку по итогам месяца, не позднее 15 числа следующего месяца, за весь отработанный месяц. Зарплата включает премии и выплаты за переработки.

Когда человеку приходит зарплата и аванс, то фактически он получает два разных дохода. При этом каждая выплата относится к месяцу, когда деньги были фактически выданы. Например, если Альберт получил аванс 15 июня, то это доход июня. А если зарплата капнула на карточку 1 июля, то это уже доход июля. Отсюда главный вывод: работодатель обязан удержать НДФЛ и с аванса, и с зарплаты в день фактической выплаты.

В 2024 года изменились правила перечисления подоходного налога в бюджет. Теперь сроки стали такими:

До 25 числа необходимо подать уведомление по НДФЛ с доходов, которые работник получил с 1 по 22 число месяца (то есть с аванса), а налог заплатить до 28 числа.

До 3 числа следующего месяца нужно подать уведомление по НДФЛ с доходов, которые работник получил с 23 по последнее число месяца (то есть зарплату), а налог перечислить до 5 числа.

При этом правило переноса сроков уплаты налогов сохранилось. Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, дата перечисления денег переносится на следующий рабочий день.

В 2024 году работодатели вправе самостоятельно выбирать метод расчета аванса, главное, чтобы он не ущемлял права сотрудников. Выбрать можно любой из методов выплаты аванса сотрудникам:

• расчет по отработанному времени
• расчет в процентах от оклада

Расчет по отработанному времени. Суть метода в том, что аванс начисляется пропорционально количеству отработанных сотрудником дней в первой половине месяца. Как считать аванс сотрудникам:

Аванс = (Оклад / Норма времени месяца) * Отработанные дни в первой половине месяца

Такой метода расчета обычно не нравится работникам. Аванс меняется из месяца в месяц в зависимости от количества рабочих дней. Неудобно планировать траты и вообще жизнь.

Расчет в процентах от оклада. В таком методе аванс фиксирован и составляет некий процент от оклада, например, 40%. Вот как рассчитать аванс сотрудникам:

Аванс = Оклад * Процентный коэффициент

Такой метод больше нравится работником, так они получают ежемесячно одинаковую сумму на руки. Однако из-за того, что метод не учитывает все составляющие зарплаты — например, премии и переработки, то сотрудники могут получить за первую половину месяца меньше, чем фактически заработали.

Из-за того, что теперь НДФЛ нужно удерживать и перечислять по новым срокам, на бухгалтеров наваливается больше работы. Во-первых, сроки стали сжатыми. Во-вторых. если в компании нет автоматизации, сотрудникам нужно делать больше ручной работы: отдельно уведомлять налоговую, потом считать налоги, дальше перечислять деньги. И все это делать дважды в месяц.

Но есть лайфхаки, как нагрузку снизить.

Оптимизация сроков выплаты аванса

Напоминаем, у бухгалтера стоит две задачи:

1. До 25 числа подать уведомление по НДФЛ с аванса, который работник получил с 1 по 22 число месяца, а налог заплатить до 28 числа
2. До 3 числа следующего месяца подать уведомление по НДФЛ с зарплаты, которую работник получил с 23 по последнее число месяца, а налог перечислить до 5 числа

Бизнес может разгрузить бухгалтера, если будет выплачивать аванс 22 числа, а зарплату за предыдущий месяц 7 числа. Тогда у бухгалтера будет 3 дня, чтобы уведомить налоговую о суммах НДФЛ за период с 1 по 22 февраля, и 6 дней, чтобы уплатить налог.

При этом заниматься расчетом и уплатой НДФЛ в период с 23 по последнее число месяца не придется, так как все выплаты в компании происходят в период с 1 по 22 число.

Если бы в компании даты выплаты были распределены по разным промежуткам, например, 10 и 25 числа, то бухгалтеру пришлось бы отправлять уведомления и перечислять налог дважды в месяц. А это лишний труд.

Изменение размера аванса

Работодатель может платить аванс по фактически отработанным дням или как процент от оклада. Но если выбрать первый метод, то в месяцы, когда много праздничных дней, сумма аванса может быть сильно меньше. Если учесть, что с выплаты еще придется удержать НДФЛ, на карточку сотрудникам капнет мизер.

Чтобы как-то скорректировать размер аванса, в некоторых компаниях вводится практика считать аванс за удлиненный период, например, не за 15 дней, а за 18-19 календарных дней. По закону это нормально, никаких нарушений нет, и сотрудники довольны.

Правила выплаты аванса

Трудовой кодекс РФ требует, чтобы аванс быть выплачен до 30 числа текущего месяца, а зарплата — до 15 числа следующего (не позднее 15 дней после завершения очередной половины месяца). При этом Роструд не рекомендует выплачивать аванс в последние дни месяца.

При этом частота выплаты аванса определяется внутренними документами компании, например, правилами трудового распорядка или коллективным договором. Работодатель также вправе установить более частое периодичность выплаты аванса, чем требует законодательство. Так что решайте сами, как вам удобнее.

Изменение сроков и способа расчета аванса

Даты и порядок выплаты аванса определяются внутренними документами компании: правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором.

Если работодатель хочет изменить сроки или порядок расчета аванса, ему необходимо:

1. Внести изменения в соответствующие документы. Составить дополнительные соглашения к трудовым договорам всех сотрудников, а затем отразить все изменения в Правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор.
2. Уведомить сотрудников об изменениях. Сделать это нужно не позднее чем за два месяца до вступления изменений в силу. Ознакомить сотрудников нужно под роспись либо направить уведомление по электронной почте.

При расчете аванса учитывают:

• оклад или тарифную ставку при повременной оплате труда
• доплаты за работу в ночное время или в праздники
• доплаты за совмещение должностей
• доплаты за стаж
• доплаты профессионализм и другие

Премии не учитываются — их перечисляют вместе с зарплатой (второй выплатой), если работник выполнил план, KPI или сделал что-то выдающееся, например, привлек крупного клиента.

Как делать вычеты на ребенка

В 2024 году порядок применения налоговых вычетов на детей не изменился: они по-прежнему предоставляются за каждый месяц. То есть вычет можно применить как угодно:

• при расчете аванса
• при расчете зарплаты

Сумма вычета распределяется пропорционально начисленным доходам в каждом месяце. Специалисты рекомендуют применять вычет к последней выплате в месяце. Это позволит оценить, превысил ли доход работника 350 000 ₽ с начала года и сохраняется ли у него право на вычет в следующем месяце.

Напомним, что при превышении лимита в 350 000 ₽ право на вычет с текущего месяца теряется.

Как делать удержания по исполнительным листам

С 2023 года в России изменились правила удержаний по исполнительным листам. Теперь работодатель обязан производить удержания при каждой выплате заработной платы.

Это означает, что удержания нельзя откладывать до окончательного расчета, как это было раньше. Сумма, подлежащая удержанию, должна быть пропорциональна начисленной в текущем месяце зарплате.

При удержании необходимо соблюдать установленные лимиты:

• 50% от заработной платы в общем случае
• 75% от заработной платы в случае алиментов, возмещения вреда здоровью, вреда, причиненного в результате преступления, и других сумм, взысканных в пользу граждан

Нельзя удерживать средства, выделенные на выплату пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком, по временной нетрудоспособности.

Если работодатель задерживает выплату заработной платы или других положенных работнику сумм, то несет материальную ответственность. При нарушении сроков выплат работодатель обязан:

1. Выплатить причитающиеся суммы
2. Доплатить денежную компенсацию в размере не ниже 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты

Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает административную ответственность за нарушение трудового законодательства. При этом Выплата компенсации не отменяет факт нарушения трудового законодательства (ст. 136 ТК). Поэтому работодатель и его должностные лица не могут быть освобождены от административной ответственности только из-за того, что на сумму задержки была начислена компенсация.

Задержка выплаты заработной платы — серьезное нарушение трудового законодательства, за которое могут привлечь к ответственности. Например, назначить штраф:

Административные:

• для должностных лиц от 10 000 ₽ до 20 000 ₽
• для организаций от 30 000 ₽ до 50 000 ₽

При повторном нарушении сумма увеличится и составит:

• для должностных лиц от 20 000 ₽ до 50 000 ₽
• для организаций от 50 000 ₽ до 100 000 ₽

Также работодателя по решения суда могут обязать выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ, действующей в периоды задержки выплат. Размер компенсации может быть увеличен трудовым договором, локальным нормативным актом или коллективным договором.

Если задержка вызвана корыстным мотивом, например, работодатель захотел потратить предназначенные для оплаты труда деньги на что-то другой, его могут привлечь к уголовной ответственности.

1. С 1 января 2024 года изменились правила перечисления подоходного налога в бюджет. Теперь до 25 числа необходимо подать уведомление по НДФЛ с аванса, которые работник получил с 1 по 22 число месяца, а налог заплатить до 28 числа. До 3 числа следующего месяца нужно подать уведомление по НДФЛ с остатка зарплаты, которые работник получил с 23 по последнее число месяца, а налог перечислить до 5 числа
   
2. Принципы расчета самого аванса не изменились. Работодатель по-прежнему может выбирать, как платить аванс сотруднику — по отработанному времени или в процентах от оклада.
3. Также в 2024 году не изменился порядок применения налоговых вычетов на детей. Однако с 2023 года изменились правила удержаний по исполнительным листам. Теперь работодатель обязан производить удержания при каждой выплате заработной платы