Kanban VS Scrum: в чём разница и какой метод выбрать

Когда нужно выбрать один из способов управления проектами, бывает сложно понять, какой подход упростит работу команды. Особенно часто путают Канбан и Скрам, не понимая, чем они отличаются и какие у них есть особенности.

В статье разобрали отличия Scrum и Kanban, для каких команд и целей подходят эти методы управления проектами.

Модель Kanban

Kanban — это метод управления проектами и рабочими процессами, который используют в IT, маркетинге и других областях. Основные цели Kanban:

• увеличить гибкость в работе команд: быстро менять приоритетность и сроки по задачам
• обеспечить прозрачность всех этапов выполнения задач, чтобы было видно, как и над чем работает команда

Чтобы добиться этих целей, используют основной инструмент метода Kanban — канбан-доски. Канбан-доска разделена на несколько колонок, каждая из которых отражает определенный этап работы. Чаще всего доски разделены на такие этапы:

1. «Бэклог». Здесь лежат все задачи, которые нужно выполнить
2. «Выполнить». Это задачи, которые нужно сделать в первую очередь, перемещают из бэклога в эту колонку
3. «В работе». В этой колонке лежат те задачи, над которыми активно работает команда
4. «На проверке». Завершенные задачи переходят в эту колонку, чтобы ответственный сотрудник мог их проверить
5. «Готово». Финальная колонка, где размещают завершенные задачи

Канбан-доски бывают физические, то есть обычная доска, на которой чертят колонки и пишут список задач. Бывают сервисы, которые работают по принципу канбан-досок. Это таск-трекеры и CRM-системы, в которых можно настраивать колонки и добавлять в них задачи.

Визуализация рабочих процессов

На канбан-досках очень удобно контролировать работу команды. Есть понятные этапы работы, видно, сколько задач есть на каждом этапе. Каждая задача выглядит в виде карточки, на которой вся нужная информация: описание, ответственный, сроки и другие детали. Перемещая карточки по колонкам, команда понимает, какой прогресс работы по проекту.

Ограничение незавершенной работы (WIP)

На канбан-досках в любой из колонок можно поставить лимиты по количеству задач — WIP — Work In Progress. Чаще всего лимиты ставят на колонку «В работе», чтобы сотрудники не брались делать сразу много задач. Они могут не осилить всё сразу.

Такие лимиты помогают избежать перегрузки и сосредоточиться на самых важных задачах. Допустим, можно установить лимит, чтобы в колонке «В работе» было не больше 10 задач, а в колонке «На проверке» — не больше 5.

Роли в Kanban

Есть две ключевые роли.

Service Request Manager — менеджер по обработке запросов. Выбирает, какие задачи важно сделать, чтобы добиться целей заказчика. Назначает приоритетность задач и контролирует сроки.

Service Delivery Manager — менеджер по предоставлению услуг. Выстраивает работу команды, управляя канбан-доской и помогая сотрудникам. Очень часто эти функции выполняет менеджер проекта.

Остальная команда состоит из сотрудников, которые выполняют свои задачи: разработчики пишут код, тестировщики ищут в нём ошибки и так далее.

Управление потоком

Вся команда должна поддерживать работу канбан-доски и постоянно актуализировать данные, иначе весь смысл метода теряется. Представьте, что вы настроили колонки-этапы и добавили карточки с задачами на доску, но несколько человек из команды забывают перемещать карточки по колонкам.

Тогда получается, что часть карточек с задачами лежат в актуальных колонках, а другая часть — там, откуда их забыли переместить сотрудники. Так процесс работы становится не понятным, а ещё более запутанным. Именно поэтому все члены команды должны следить за своими задачами и вовремя их перемещать по доске.

Ключевые показатели

В методике Kanban есть несколько показателей, которые помогут отслеживать эффективность работы команд:

1. Cycle Time — время выполнения задач. От момента, когда они попадают в колонку «В работе» и до завершения
2. Wasted Time — время ожидания. Метрика отображает, сколько времени задача проводит в очереди, то есть в колонке «Бэклог»
3. Lead Time — полное время выполнения задач, от момента появления на доске и до завершения. В отличие от Cycle Time здесь считают время от момента попадания задачи в бэклог и до ее завершения
4. Максимальное количество задач, находящихся в работе на каждом этапе процесса
5. Количество задач, которые успели выполнить в назначенный срок

С помощью таких метрик получается находить проблемные места в рабочем процессе. Например, если очень мало задач, выполненных в срок, значит есть проблемы либо с планированием, либо с тайм-менеджментом у сотрудников.

Постоянное совершенствование

Чтобы метод Kanban работал эффективно, нужно анализировать процесс работы, находить и исправлять ошибки. Для этого:

• Приучите сотрудников всегда перемещать карточки на канбан-доске в процессе работы
• Наблюдайте за количеством карточек на каждом этапе. Если в одной из колонок их слишком много, возможно, что-то идёт не по плану
• После завершения проекта проанализируйте работу команды: посмотрите кто и сколько раз срывал дедлайны, какие задачи несколько раз возвращали на доработку. Это поможет не повторят ошибки в следующий раз

Основа метода Scrum — разделение работы на небольшие циклы, которые называют спринтами. Обычно спринты длятся от 1 до 4 недель, в течение этого времени команда работает над запланированными задачами. В конце каждого спринта сотрудники создают инкремент — промежуточную версию продукта.

Также в конце каждого спринта команда демонстрирует продукт заказчику и получает его обратную связь, а затем анализирует свою работу и результаты. Это позволяет регулярно совершенствовать процесс работы, достаточно часто и быстро делать релиз новых функций продукта.

Уже здесь видна разница между Scrum и Kanban. Скрам — это чёткая структура работы и фиксированные циклы. Канбан более гибкий, позволяет команде самостоятельно выстраивать процесс работы.

График Scrum

В Scrum в течение каждого спринта команды придерживаются определённой последовательности событий:

1. Планирование спринта. На этом этапе команда выбирает из бэклога продукта задачи, которые будет выполнять в ближайшем спринте. В это время формируют план работы и назначают ответственных.

2. Выполнение спринта. В течение спринта команда выполняет задачи, выбранные на предыдущем этапе. Ежедневно сотрудники собираются на короткие встречи — дейли. На них обсуждают текущую работу, разбирают проблемы.

3. Обзор спринта. Когда всё готово, команда демонстрирует выполненные задачи заказчикам и получает фидбэк. Это позволяет скорректировать дальнейшую работу.

4. Ретроспектива спринта. Сотрудники анализируют спринт. Они делятся сложностями, которые возникли в процессе работы. Обсуждают, что можно улучшить, и разрабатывают план по внедрению изменений в следующие спринты.

Итеративное развитие

Итеративный подход в Scrum — это постепенное создание продукта через серию небольших, управляемых циклов — спринтов. По результатам каждого спринта команда разрабатывает новую функцию или версию продукта, собирая фидбэк заказчика и обмениваясь опытом друг с другом.

Это способствует тому, что с каждым новым циклом работы команда совершает всё меньше ошибок. Именно обзоры и ретроспективы спринтов дают возможность находить узкие места и исправлять их.

Роли в Scrum

Владелец продукта — Product Owner. Обсуждает с клиентом, каким должен быть продукт. На основе этого разрабатывает требования к продукту, помогает составить список задач для бэклога и приоритизировать их. Контролирует, чтобы результат получился таким, какой хочет видеть клиент.

Scrum-мастер. Скрам-мастер отвечает за реализацию целей и задач, поставленных продакт оунером. Он приоритизирует задачи в бэклоге и контролирует их выполнение, следит за канбан-доской, проводит совещания и тренинги, анализирует метрики и KPI сотрудников.

Остальная команда, как и в случае с методом Канбан, состоит из сотрудников, которые выполняют свои задачи.

Ограничение времени

Спринты ограничены по времени, обычно длятся 1–4 недели. Это одновременно позволяет сохранять гибкость и не затягивать с выполнением задач.

Общие показатели

Есть несколько показателей, которые помогут отслеживать эффективность работы команд:

• Velocity — производительность или скорость. Величина отображает, сколько часов ушло на завершение задач спринта. Здесь считают только время выполненных задач
• Capacity — вместимость. Это максимальное время, которое команда может потратить на спринт. Показатель считают, складывая планируемое количество часов работы каждого члена команды
• Focus Factor — фокус фактор. Эта величина помогает понять, насколько команда готова сфокусироваться на задачах спринта. Для этого Velocity делят на количество запланированных часов на завершение спринта, а затем умножают на 100

Допустим, в течение спринта нужно выполнить 6 задач. На них планируется потратить 65 часов.

В конце спринта команда завершила все задачи, кроме пятой. Velocity нужно посчитать по факту выполненных задач, поэтому производительность в нашем примере — 52 часа. Это и есть значение Velocity. Теперь можно посчитать Focus Factor:

(52 / 65 ) x 100 = 80 %

Фокус фактор 80% — хороший показатель, но команды должны стремиться к 100%. Также можно отслеживать динамику Focus Factor, чтобы понимать, как меняется показатель от спринта к спринту и почему это происходит.

Самоорганизация

Мы уже разобрались, что в Scrum есть две роли — скрам-мастер и продакт оунер. Они отвечают за достижение результата и организацию работы команды. Но при этом каждый сотрудник несёт ответственность за то, как он выполняет свои задачи, успевает ли к дедлайну.

Сотрудничество

В Scrum невозможно выстроить работу без тесного сотрудничества команд, заказчиков, скрам мастеров и продакт оунеров. Именно поэтому так важны ежедневные стендапы, обзоры, ретроспективы спринта.

Расстановка приоритетов на основе ценности

Задачи в Scrum ранжируют по приоритету, чтобы сфокусироваться на самых ценных для проекта. За счёт этого по итогам каждого спринта удаётся выпускать новые версии продукта.

Кратко о том, чем отличаются методологии Scrum и Kanban.

Планирование и управление задачами. Scrum — это чёткое планирование задач для каждого спринта. Команда выбирает определённый объём задач из бэклога.

В Kanban планирование происходит более гибко. На канбан-доску задачи добавляют по мере их поступления, а приоритеты можно менять в любой момент. Это делает метод идеальным выбором для проектов с постоянно меняющимися условиями.

Метрики. В Канбане фокус на метриках, связанных с временем выполнения задачи. Причём считают это время по-разному, учитывая, сколько времени задача в очереди и сколько сотрудники тратят времени на её выполнение. В Скрам основная метрика — производительность команды.

Гибкость. Scrum — это чёткие роли, собрания и фиксированный цикл работы. Так процесс работы становится структурированным и предсказуемым.

Kanban в этом плане более гибкий. Этот метод позволяет команде самостоятельно выстраивать процесс работы. Главная особенность Kanban — нет фиксированного времени, работа организована по принципу непрерывного потока

Ограничение незавершённых работ. Одной из ключевых особенностей Kanban является установка лимитов на количество незавершённых задач на каждом этапе процесса. В Scrum же нет таких ограничений. Работа разбита на спринты, и количество задач фиксируют на момент планирования спринта.

Когда больше подходит Kanban

Kanban подходит для команд, которые обслуживают клиентов. Например, это удобный вариант для службы техподдержки или сервисного центра. В этом случае задачи поступают постоянно, на них нужно быстро реагировать, что и помогает сделать канбан-доска. Если на проекте часто меняются требования или появляются новые задачи, канбан-доски упростят работу.

Канбан также подходит для небольших команд из разных сфер: для digital-агентств, учебных центров, онлайн-школ, цветочных магазинов, производств, салонов красоты. На досках легко фиксировать заявки клиентов или задачи по отдельным проектам.

Когда больше подходит Scrum

Скрам предназначен для проектов, где нужна слаженная работа участников для создания сложных продуктов. Ретроспективы и обзоры спринтов помогают получить тот результат, который нужен заказчику.

Этот метод подходит, когда важно регулярно предоставлять новые функции или версии продукта. Поэтому Скрам часто используют для разработки программного обеспечения. Иногда его адаптируют для других сфер, например, маркетинга, дизайна.

1. Kanban — это метод управления проектами и рабочими процессами в основе которого используют канбан-доски. Канбан-доска разделена на несколько колонок, каждая из которых отражает определенный этап работы. На канбан-досках очень удобно контролировать работу команды. Есть понятные этапы работы, видно, сколько задач есть на каждом этапе
   
2. Основа метода Scrum — разделение работы на небольшие циклы, которые называют спринтами. Обычно спринты длятся от 1 до 4 недель, в течение этого времени команда работает над запланированными задачами. В конце каждого спринта сотрудники создают инкремент — промежуточную версию продукта
3. Scrum — это чёткое планирование задач для каждого спринта. Команда выбирает определённый объём задач из бэклога. В Kanban планирование происходит более гибко. Задачи добавляют на канбан-доски по мере их поступления, а приоритеты можно менять в любой момент
4. Scrum предполагает чёткие роли, мероприятия и фиксированный цикл работы, что обеспечивает структурированность и предсказуемость процесса работы. Kanban в этом плане более гибкий — нет фиксированных временных интервалов, работа организована по принципу непрерывного потока
5. Одной из ключевых особенностей Kanban является установка лимитов на количество незавершённых задач на каждом этапе процесса. В Scrum же нет таких ограничений. Работа разбита на спринты, и количество задач фиксируют на момент планирования спринта