Как выбрать систему для управления проектами в 2024 году

Системы управления проектами — это программы, которые помогают упорядочивать работу в командах, вовремя закрывать задачи и проекты. На рынке их множество. Сегодня поможем с выбором системы управления проектами: расскажем, на что ориентироваться и по каким критериям оценивать.

Проект состоит ни из одной задачки, которую выполнил и сразу берешь следующую. Проект включает множество задач, исполнителей и связанных между собой зон ответственности. По этой причине управлять проектом сложно — нужно контролировать кучу все.

Система проектного управления помогает упорядочить работу, а именно:

• разделить проект на этапы
• собрать все задачи в одном месте и рассортировать по приоритету
• поставить сроки и включить напоминания
• раздать сотрудникам доступы к разным участкам работы
• наладить общение внутри команды

Главная цель системы управления проектами — помочь бизнесу организовать работу так, чтобы все было сделано вовремя и без ошибок. Для этого предусмотрены доски, карточки с задачами, чек-листы, напоминания, командные чаты.

Приведем пример. Людям проще фокусироваться на задачах, если наглядно видно, какая работа горит, а что еще подождет недельку-другую. Системы как раз так и устроены. Показывают список задач с разными статусами. В итоге люди планомерно выполняют свою работу. Повышается производительность всех участников проекта, никто не пробуксовывает.

Проект-менеджерам системы помогают держать работу под контролем. В разделе с аналитикой они могут смотреть:

• поддерживает ли команда темп работы, а если нет, то где затыки
• какой прогресс у отдельного сотрудника и статус у каждой задачи
• сколько задач было закрыто за неделю, месяц, квартал
• кто самый продуктивный член команды

Задачи систем управления проектами

Это то, с чем конкретно помогают системы. Вот, допустим:

1. Планирование. В системах можно создать план выполнения проекта и для каждого этапа установить срок.

2. Распределение задач. Каждый участник проекта имеет доступ, роль и свой список задач. Также в системах можно делами зоны ответственности между отделами и разными командами.

3. Отслеживание прогресса. Системы мониторят темпы работы и по результатам строят отчеты. Это позволяет обнаружить задержки и проблемы на ранних этапах и принять меры для их устранения.

4. Управление командой. Роль каждого участника заранее определена, поэтому люди работают свою работу, а не занимаются перекладыванием ответственности.

5. Общение. Во многих системах есть встроенные чаты для обсуждения деталей проекта. Сотрудники могут переписываться в одном месте, а не плодить чаты в мессенджерах.

Компании и предприятия. Которые одновременно ведут несколько проектов. Системы помогают им координировать работу между сотрудниками, отделами и командами.

Проектные менеджеры. Они отвечают за реализацию конкретных проектов. Используют системы, чтобы планировать работу и контролировать выполнение задач.

Команды. Разработчики, дизайнеры, инженеры и другие специалисты, которые работают сообща над общими задачами. Используют систему, чтобы синхронизировать свою работу с другими людьми.

Фрилансеры. Используют системы, чтобы распределять время над проектами разных заказчиков. Обычно выбирают не абы какую систему управления проектами, а самую дешевую.

Покажем на примере OkoCRM.

Хотя OkoCRM — это программа для управления и автоматизации продаж, внутри нее есть полноценная система для работы с проектами.

Устроена система по принципу канбан. То есть этапы работы поделены на колонки, а задачи выглядят как карточки. Если какой-то этап работы завершен, карточку двигают вправо. Когда карточка доходит до последней колонки, это значит, задача выполнена.

Сами карточки содержат следующие данные:

• ответственного сотрудника
• даты начала и выполнения задачи
• наблюдателей
• прикрепленные файлы
• чек-листы

В правой части карточки два раздела: с комментариями коллег и с историей изменений. История записывает все действия, которые участники проекта совершили с задачей. Можно посмотреть, например, кто перевел карточку на следующий этап или добавил к ней файл.

К проектам можно подключать целые отделы или отдельных сотрудников. А еще выдавать пароли доступа. Пароль — это дополнительный уровень безопасности. Его нужно указывать всякий раз, когда человек подключается к проекту. Посторонний не пройдет.

Прогресс по работе можно найти на вкладке «Описание». OkoCRM строит диаграмму и показывает, как движется работа на разных этапах. Все наглядно и просто.

Список необходимых функций у каждого бизнеса свой. Например, кому-то нужен мощный документооборот. А другим хватит карточек с задачами и командного чата. Перечислим минимальный набор, который есть в основных системах управления проектами.

1. Планирование. Это функционал для создание структуры проекта. Позволяет прописать цели, задачи, сроки, ресурсы, ответственных сотрудников.

2. Управление задачами. Подразумевает, что есть опции для создания карточек или списка задач, которые дальше можно распределять между командой.

3. Календарь. Позволяет составлять расписание работы, планировать командные встречи.

4. Коммуникации. Обычно подразумевает наличие встроенного мессенджера, чата или раздела для командных обсуждений.

5. Статистика. Отслеживает прогресс выполнения проекта, формирует отчеты, строит диаграммы.

6. История изменений. Фиксирует проделанную работу над задачами. Например, записывает, если кто-то меняет статус задачи, прикрепляет документ, оставляет комментарий.

7. Интеграции. Позволяют связывать систему с другими приложениями для обмена данными.

Понятный пользовательский интерфейс

Чем проще интерфейс, тем легче ее освоить. Бизнесу не нужно планировать обучение персонала и выделять под это отдельные деньги.

Также в простом интерфейсе сотрудники быстрее находят в нужную информацию. Работа идет быстрее, производительность растет.

Большое разнообразие функций

Проекты в разных компаниях требуют различных опций и настроек. Например, некоторым важны планирование и мониторинг. Другим — управление ресурсами или аналитика.

Большое разнообразие функций позволяет адаптировать систему под различные типы проектов и требования бизнеса. Можно гибко настраивать интерфейс, рабочую область, доступы и роли.

Выстроенный контакт

Помогает участникам проекта обмениваться информацией друг с другом и работать согласованно. Например, люди могут переписываться во встроенных мессенджерах, чатах или разделе с обсуждениями, а также обмениваться файлами и ставить реакции к чужим комментариям.

Стоимость программы

Цены на системы управления проектами неровные. Одни указаны в долларах, других в рублях, третьи в евро. В каких-то цена стоит за пользователя. Другие имеют фиксированную сумму, которую списывают ежемесячно. Разброс сумм также отличается: от 300 ₽ до 1000 ₽ и выше.

Стоимость влияет на бюджет проекта. Поэтому выбирать по цене надо так, чтобы не выйти за рамки. При этом важно помнить, что дешевые системы часто имеют ограниченную функциональность. Но и дорогие навороченные нужны не всем, а корпорациям, холдингам и крупным предприятиям.

Недовольство сотрудников. Кто-то из команды может с подозрением относиться к системе: вдруг начальство начнет тщательнее контролировать работу и наказывать за просроченные задачи. Поэтому могут игнорировать систему и подстрекать других поступать аналогично.

Чтобы избежать конфликтов, устройте презентацию и расскажите на ней о выгодах для сотрудников. Например, как она поможет сдавать во время проекты и всем получать премию к зарплате.

Технические проблемы. Системы обычно интегрируют с другим офисным ПО. Это нужно, чтобы разные приложения обменивались друг с другом данными.

Некоторые интеграции под силу настроить только айтишникам. И то могут возникать баги и ошибки. Поэтому необходимо заложить время на настройку и тестирование всех систем.

Неудачное планирование. Внедрение системы управления проектами — только первый шаг. Дальше нужно распланировать задачи, поделить зоны ответственности, установить адекватные сроки. Если планирование неудачное, система не поможет вовремя закрыть проект. Поэтому заранее просчитайте сроки, бюджет, время и только потом реализуйте в системе.

➕ Центральное управление. Работа над проектом идет в одном месте, а не раскидана по чатам, мессенджерам и почтовым ящикам.

➕ Контроль. Отчеты и шкалы прогресса в цифрах показывают, в каком темпе работает каждый сотрудник, где тормозит, а где опережает сроки.

➕ Меньше сорванных дедлайнов. Участникам приходят напоминания, что у задачи близится дедлайн. Можно заранее подхватить ее, чтобы не сорвать сроки.

➕ Экономия времени руководителя. Руководитель может удаленно ставить сотрудникам задачи, проверять результаты, смотреть отчеты, подключаться к обсуждениям и выдавать правки. Это гораздо быстрее, чем ходить по офису и дергать всех за руку.

➕ Быстрое общение. Участники проекта могут комментировать работу друг друга и обсуждать нюансы проекта во встроенных чатах.

➖ Ценник. Чем больше участников в проекте, тем дороже обходится система.

➖ Усложнение простых проектов. Если начать вести в системах задачи, которые не требуют командного участия, работа может замедляться.

1. Системы управления проектами помогают упорядочивать работу в командах и вовремя закрывать контракты
   
2. У систем есть плюсы и минусы. Например, они позволяют контролировать сложную разработку, экономят время руководителя. При этом стоят денег и могут усложнять работу там, где это не нужно
3. Чтобы понять, какие системы управления проектами есть на рынке, сравните несколько, а критерии используйте следующие: понятный интерфейс, стоимость, выстроенный контакт, большое разнообразие функций