Б

Бизнесс процессы

Моделирование бизнес-процессов помогает распределить задачи и оптимизировать работу сотрудников в любом коллективе.

Бизнес-процессы – это про качественное управление в компании. Инструмент, с помощью которого можно описать и наглядно продемонстрировать функции и действия сотрудников. Такой себе алгоритм для достижения поставленных коммерческих или некоммерческих целей. Он поможет вам сделать решение любой проблемы на предприятии универсальным и поставить решение задач «на поток».

Что это и как работает? Разбираем по порядку.

Определение бизнес-процессов на предприятии

Единого определения бизнес-процессов не существует. Часто его вообще не используют, в профессиональной среде понятие считается чем-то очевидным, «интуитивно понятным».

Большинство теоретиков понимают бизнес-процессы как логически выстроенную цепочку операций и трудовых действий сотрудников, нацеленных на получение какого-либо продукта, результата труда. Ведете бухгалтерию? Это бизнес-процесс. Нанимаете сотрудников? Это бизнес-процесс. Организуете закупку сырья? Это тоже бизнес-процесс, винтик в системе элементов коммерческой деятельности конкретного предприятия.

Каждый такой процесс имеет результат, а этот результат – своего потребителя. И внешнего, и внутреннего. Разберем на примере хладокомбината.

Производство мороженого – основной бизнес-процесс на предприятии. Он включает в себя огромное количество операций, предполагает привлечение ресурсов производства (сырье, труд работников, оборудование) и, в конце концов, выдает результат – сливочный и шоколадный пломбир. Его потребители – оптовики и магазины, они обеспечивают поставку мороженого конечному покупателю. Это внешние потребители.

Закупка хладокомбинатом молока и сахара – другой пример бизнес-процесса. Результаты этой деятельности потребляет цех предприятия, где производится мороженое. Это внутренний потребитель, он преобразует тот продукт, который получил «на входе».

Элементы бизнес-процесса

Процессный подход ведения бизнеса предусматривает «разложение» любого бизнес-процесса на элементы – основные и дополнительные. Вот как основные элементы процесса представляются графически.

Основные элементы бизнес-процесса:

  1. Название и цель. Это вид деятельности, осуществляемый предприятием для преобразования «входа» в «выход». Название процесса определяется конкретно – так, чтобы из него четко просматривалась цель. Пример: «Заключение договора на поставку молока», «Обучение персонала технологии производства шоколадного пломбира» и т.д.
  2. Управляющие воздействия. Внутренние нормативы, документы, определяющие правила ведения бизнес-процесса. Они описывают целенаправленный характер выполняемых операций и регулируют их выполнение
  3. Исполнитель. Лицо, ответственное за достижение конкретного результата бизнес-процесса. На ответственного менеджера возложены обязанности по внедрению правил, методики и приказов, донесению их до персонала и контролю исполнения
  4. Ресурсная база. Это используемые для достижения конечной цели инструменты. Статичный элемент бизнес-процесса, неизменный на протяжении всех этапов производства. Например, промышленный фризер для производства пломбира
  5. Вход. Это преобразуемый ресурс. Например, сырье и материалы, которые с помощью оборудования и управляющих воздействий превращаются в результат
  6. Выход. Это результат, который получился после преобразования, ценность для конечного потребителя. По конструкции, это обычно товар или услуга – конечная цель. Но как вы знаете, на выходе не всегда получается то, что было запланировано

Виды бизнес-процессов на предприятии

Мы выделяем три критерия, по которым можно классифицировать бизнес-процессы на предприятии – содержание (основной критерий), форма и роль (вспомогательные). Самый объемный – содержание. Исходя из предмета, можно выделить сразу шесть видов бизнес-процессов.

Бизнес-процессыОписаниеПример
ОперационныеПредставляют ключевой вид деятельности организации, образующий основной поток прибылиПроизводство мороженого, продажи, оказание маркетинговых услуг
ДополнительныеОписывают сопутствующие виды деятельности организации, не являющиеся основными, но тоже приносящие прибыльРемонт, сервисное обслуживание продаваемой электроники, продажа аксессуаров
ВспомогательныеОбеспечивают своевременное выполнение операционных процессовПоставка сырья, материалов, обслуживание, ремонт технологического оборудования
ПоддерживающиеОбеспечивают жизнедеятельность предприятия, обслуживание работоспособностиРабота с персоналом, кадровая деятельность, ведение бухгалтерского учета
Управляющие
Процессы управления функционированием системы, направлены на контроль аспектов работы предприятияСтратегический менеджмент, управление, планирование
РазвивающиеИх цель – повышение производительности операционной деятельностиМодернизация мощностей, повышение квалификации сотрудников


По форме деятельности мы делим процессы на внешние и внутренние:

  1. Внешние. Это любые операции компании, направленные на взаимодействие с конечным потребителем. Это в том числе маркетинговая работа, ведение переговоров, организация точек сбыта
  2. Внутренние. Это все операции, которые выполняются предприятием для организации производства продукта, которое оно намерено реализовать

По роли, которую отыгрывают бизнес-процессы на предприятии, их делят на:

  1. Функциональные. Обеспечивающие ведение операционной деятельности предприятия на всех ее этапах, от производства и до реализации продукции. Сюда входит и технологических процесс, и поставки, и реклама, и переговоры с клиентами
  2. Структурные. Ставят цель поддержание существования бизнеса, поддержка работоспособности. Например, управление персоналом, юридическое сопровождение, работа бухгалтерии

В зависимости от вида деятельности и масштабов, каждое предприятие будет иметь свой набор бизнес-процессов. Вот простая модель, рассмотрим ее на примере нашего хладокомбината.

Описание бизнес-процессов на предприятии

Итак, дерево бизнес-процессов построено. Каждый описанный в нем вид деятельности должен быть детализирован на работы, трудовые действия персонала, из которых он состоит. Этот этап называют описанием бизнес-процессов.

Глубина описания определяется целью, которой планируется достичь, и в каждом случае индивидуальна. Мы рекомендуем описывать процессы вплоть до того, пока вы не разграничите ответственность между конкретными сотрудниками компании. Минимальная глубина – описание определенных задач, которые нужно выполнить на пути к цели. Любое описание должно:

  1. Быть законченным. Вам предстоит сформулировать процесс настолько четко, чтобы, он имел конечный результат и четко отвечал на вопросы, стоящие перед ним. Описать нужно все операции, которые должен совершить работник для достижения цели
  2. Быть лаконичным. Описание должно быть достаточным и при этом кратким для простоты восприятия. Меньше нюансов – больше конкретики
  3. Быть понятным. Не нужно усложнять. Любой, кто будет читать карту процессов, должен понять смысл без дополнительных объяснений
  4. Учитывать роли участников. В описании должны быть строго определены и закреплены операции и действия, которые необходимо совершать и выполнять каждому сотруднику, привлекаемому к решению конкретной задачи. Узнать, как правильно ставить задачи сотрудникам, можно узнать в нашем блоге. Каждый должен понимать свою роль и спектр целей, с которым он работает
  5. Использовать общепринятые нотации. Нет смысла создавать собственную систему условных обозначений. Проще использовать общепринятые во всем мире системы. Три самых популярных: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0

Моделирование и описание процессов на предприятии помогает решить две задачи :

Изучение бизнеса

Наличие модели БП показывает, как работает то или иное предприятие, где у него «узкие места», лишние звенья, что можно автоматизировать, где основные ошибки руководителя и сотрудников  и т.д. 

Обеспечение наглядности

Руководитель будет видеть, чем и как управляет. Схемы БП помогают «на молекулы» разобрать каждый этап производства и понять суть без специальных знаний.

Как управлять бизнес-процессом

Мало просто описать все операции и действия, которые происходят на предприятии. Чтобы коммерческий потенциал предприятия был полноценно реализован, бизнес-процессами нужно управлять. Это поэтапный цикл, заточенный на непрерывное улучшение. Каждая фаза цикла управления БП включает несколько обязательных шагов и действий, и все их предстоит определить индивидуально. Вот как цикл управления выглядит схематически.

  1. Моделирование. Фаза, на которой определяют бизнес-процессы в исходном и идеальном состоянии. Нужно описать происходящее «как есть» и «как надо»
  2. Исполнение. Нужно ознакомить ответственных работников с выделенными правилами и функциями. Они приступают к работе, а руководство анализирует процесс и определяет методы, которые помогут его улучшить
  3. Реализация изменений. Методы улучшения БП определены. Предстоит обкатать их на практике и внедрить изменения в уже существующий процесс
  4. Мониторинг. Необходимо внедрить показатели, которые должны выполняться в результате соблюдения представленных алгоритмов. Например, план. На этом этапе важно контролировать работу персонала и сопутствующие учитывать расходы. Важно понять, достигаются ли в результате внедрения системы БП поставленные цели
  5. Оптимизация. Фаза, на которой сравниваем целевые и достигнутые результаты. Делается анализ сбоев, нарушений плана, допущенных сотрудниками ошибок. На этом этапе руководство принимает решения по оптимизации труда сотрудников. Начинается следующий цикл улучшений

Заключение

Итак, моделирование бизнес-процесса – это прекрасный инструмент для организации работы на предприятии и повышения эффективности труда персонала. Если все сделать правильно, он наглядно продемонстрирует руководству структуру бизнеса и пути, с помощью которых его можно улучшить. Но только при условии, что внедрением этой системы будут эффективные управленцы. Если вы не сможете правильно поставить и распределить между сотрудниками задачи, результат окажется под вопросом.