Бизнесс процессы
Моделирование бизнес-процессов помогает распределить задачи и оптимизировать работу сотрудников в любом коллективе.
Бизнес-процессы – это про качественное управление в компании. Инструмент, с помощью которого можно описать и наглядно продемонстрировать функции и действия сотрудников. Такой себе алгоритм для достижения поставленных коммерческих или некоммерческих целей. Он поможет вам сделать решение любой проблемы на предприятии универсальным и поставить решение задач «на поток».
Что это и как работает? Разбираем по порядку.
Определение бизнес-процессов на предприятии
Единого определения бизнес-процессов не существует. Часто его вообще не используют, в профессиональной среде понятие считается чем-то очевидным, «интуитивно понятным».
Большинство теоретиков понимают бизнес-процессы как логически выстроенную цепочку операций и трудовых действий сотрудников, нацеленных на получение какого-либо продукта, результата труда. Ведете бухгалтерию? Это бизнес-процесс. Нанимаете сотрудников? Это бизнес-процесс. Организуете закупку сырья? Это тоже бизнес-процесс, винтик в системе элементов коммерческой деятельности конкретного предприятия.
Каждый такой процесс имеет результат, а этот результат – своего потребителя. И внешнего, и внутреннего. Разберем на примере хладокомбината.
Производство мороженого – основной бизнес-процесс на предприятии. Он включает в себя огромное количество операций, предполагает привлечение ресурсов производства (сырье, труд работников, оборудование) и, в конце концов, выдает результат – сливочный и шоколадный пломбир. Его потребители – оптовики и магазины, они обеспечивают поставку мороженого конечному покупателю. Это внешние потребители.
Закупка хладокомбинатом молока и сахара – другой пример бизнес-процесса. Результаты этой деятельности потребляет цех предприятия, где производится мороженое. Это внутренний потребитель, он преобразует тот продукт, который получил «на входе».
Элементы бизнес-процесса
Процессный подход ведения бизнеса предусматривает «разложение» любого бизнес-процесса на элементы – основные и дополнительные. Вот как основные элементы процесса представляются графически.
Основные элементы бизнес-процесса:
- Название и цель. Это вид деятельности, осуществляемый предприятием для преобразования «входа» в «выход». Название процесса определяется конкретно – так, чтобы из него четко просматривалась цель. Пример: «Заключение договора на поставку молока», «Обучение персонала технологии производства шоколадного пломбира» и т.д.
- Управляющие воздействия. Внутренние нормативы, документы, определяющие правила ведения бизнес-процесса. Они описывают целенаправленный характер выполняемых операций и регулируют их выполнение
- Исполнитель. Лицо, ответственное за достижение конкретного результата бизнес-процесса. На ответственного менеджера возложены обязанности по внедрению правил, методики и приказов, донесению их до персонала и контролю исполнения
- Ресурсная база. Это используемые для достижения конечной цели инструменты. Статичный элемент бизнес-процесса, неизменный на протяжении всех этапов производства. Например, промышленный фризер для производства пломбира
- Вход. Это преобразуемый ресурс. Например, сырье и материалы, которые с помощью оборудования и управляющих воздействий превращаются в результат
- Выход. Это результат, который получился после преобразования, ценность для конечного потребителя. По конструкции, это обычно товар или услуга – конечная цель. Но как вы знаете, на выходе не всегда получается то, что было запланировано
Виды бизнес-процессов на предприятии
Мы выделяем три критерия, по которым можно классифицировать бизнес-процессы на предприятии – содержание (основной критерий), форма и роль (вспомогательные). Самый объемный – содержание. Исходя из предмета, можно выделить сразу шесть видов бизнес-процессов.
| Бизнес-процессы | Описание | Пример |
| Операционные | Представляют ключевой вид деятельности организации, образующий основной поток прибыли | Производство мороженого, продажи, оказание маркетинговых услуг |
| Дополнительные | Описывают сопутствующие виды деятельности организации, не являющиеся основными, но тоже приносящие прибыль | Ремонт, сервисное обслуживание продаваемой электроники, продажа аксессуаров |
| Вспомогательные | Обеспечивают своевременное выполнение операционных процессов | Поставка сырья, материалов, обслуживание, ремонт технологического оборудования |
| Поддерживающие | Обеспечивают жизнедеятельность предприятия, обслуживание работоспособности | Работа с персоналом, кадровая деятельность, ведение бухгалтерского учета |
| Управляющие | Процессы управления функционированием системы, направлены на контроль аспектов работы предприятия | Стратегический менеджмент, управление, планирование |
| Развивающие | Их цель – повышение производительности операционной деятельности | Модернизация мощностей, повышение квалификации сотрудников |
По форме деятельности мы делим процессы на внешние и внутренние:
- Внешние. Это любые операции компании, направленные на взаимодействие с конечным потребителем. Это в том числе маркетинговая работа, ведение переговоров, организация точек сбыта
- Внутренние. Это все операции, которые выполняются предприятием для организации производства продукта, которое оно намерено реализовать
По роли, которую отыгрывают бизнес-процессы на предприятии, их делят на:
- Функциональные. Обеспечивающие ведение операционной деятельности предприятия на всех ее этапах, от производства и до реализации продукции. Сюда входит и технологических процесс, и поставки, и реклама, и переговоры с клиентами
- Структурные. Ставят цель поддержание существования бизнеса, поддержка работоспособности. Например, управление персоналом, юридическое сопровождение, работа бухгалтерии
В зависимости от вида деятельности и масштабов, каждое предприятие будет иметь свой набор бизнес-процессов. Вот простая модель, рассмотрим ее на примере нашего хладокомбината.
Описание бизнес-процессов на предприятии
Итак, дерево бизнес-процессов построено. Каждый описанный в нем вид деятельности должен быть детализирован на работы, трудовые действия персонала, из которых он состоит. Этот этап называют описанием бизнес-процессов.
Глубина описания определяется целью, которой планируется достичь, и в каждом случае индивидуальна. Мы рекомендуем описывать процессы вплоть до того, пока вы не разграничите ответственность между конкретными сотрудниками компании. Минимальная глубина – описание определенных задач, которые нужно выполнить на пути к цели. Любое описание должно:
- Быть законченным. Вам предстоит сформулировать процесс настолько четко, чтобы, он имел конечный результат и четко отвечал на вопросы, стоящие перед ним. Описать нужно все операции, которые должен совершить работник для достижения цели
- Быть лаконичным. Описание должно быть достаточным и при этом кратким для простоты восприятия. Меньше нюансов – больше конкретики
- Быть понятным. Не нужно усложнять. Любой, кто будет читать карту процессов, должен понять смысл без дополнительных объяснений
- Учитывать роли участников. В описании должны быть строго определены и закреплены операции и действия, которые необходимо совершать и выполнять каждому сотруднику, привлекаемому к решению конкретной задачи. Узнать, как правильно ставить задачи сотрудникам, можно узнать в нашем блоге. Каждый должен понимать свою роль и спектр целей, с которым он работает
Использовать общепринятые нотации. Нет смысла создавать собственную систему условных обозначений. Проще использовать общепринятые во всем мире системы. Три самых популярных: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0
Моделирование и описание процессов на предприятии помогает решить две задачи :
Изучение бизнеса
Наличие модели БП показывает, как работает то или иное предприятие, где у него «узкие места», лишние звенья, что можно автоматизировать, где основные ошибки руководителя и сотрудников и т.д.
Обеспечение наглядности
Руководитель будет видеть, чем и как управляет. Схемы БП помогают «на молекулы» разобрать каждый этап производства и понять суть без специальных знаний.
Как управлять бизнес-процессом
Мало просто описать все операции и действия, которые происходят на предприятии. Чтобы коммерческий потенциал предприятия был полноценно реализован, бизнес-процессами нужно управлять. Это поэтапный цикл, заточенный на непрерывное улучшение. Каждая фаза цикла управления БП включает несколько обязательных шагов и действий, и все их предстоит определить индивидуально. Вот как цикл управления выглядит схематически.
- Моделирование. Фаза, на которой определяют бизнес-процессы в исходном и идеальном состоянии. Нужно описать происходящее «как есть» и «как надо»
- Исполнение. Нужно ознакомить ответственных работников с выделенными правилами и функциями. Они приступают к работе, а руководство анализирует процесс и определяет методы, которые помогут его улучшить
- Реализация изменений. Методы улучшения БП определены. Предстоит обкатать их на практике и внедрить изменения в уже существующий процесс
- Мониторинг. Необходимо внедрить показатели, которые должны выполняться в результате соблюдения представленных алгоритмов. Например, план. На этом этапе важно контролировать работу персонала и сопутствующие учитывать расходы. Важно понять, достигаются ли в результате внедрения системы БП поставленные цели
- Оптимизация. Фаза, на которой сравниваем целевые и достигнутые результаты. Делается анализ сбоев, нарушений плана, допущенных сотрудниками ошибок. На этом этапе руководство принимает решения по оптимизации труда сотрудников. Начинается следующий цикл улучшений
Заключение
Итак, моделирование бизнес-процесса – это прекрасный инструмент для организации работы на предприятии и повышения эффективности труда персонала. Если все сделать правильно, он наглядно продемонстрирует руководству структуру бизнеса и пути, с помощью которых его можно улучшить. Но только при условии, что внедрением этой системы будут эффективные управленцы. Если вы не сможете правильно поставить и распределить между сотрудниками задачи, результат окажется под вопросом.
