Как рассчитать отпускные в 2023 году — формулы и документы

Когда сотрудник берёт оплачиваемый отпуск, ему положены отпускные. Бухгалтер что-то колдует, считает и получается сумма, которую непонятно как проверить. Сегодня мне поручили разобрать расчёт отпускных в 2023 году: как считать, если сотрудник отработал меньше года или брал больничный. Это пособие для предпринимателей без бухгалтера и сотрудников.

Работник может взять отпуск спустя 6 месяцев работы в компании (ст. 122 ТК). Допустим, Маша устроилась на работу 3 сентября 2022 года, с 3 марта 2023 года она может попросить отпуск. Если 3 сентября у Маши начался испытательный срок, а с 3 декабря её оформили на работу, Маша всё равно может попросить отпуск с 3 марта 2023 года.

Бывает так: Машу оформили на работу с 3 сентября, а в октябре она заболела, и месяц была на больничном. В ноябре Маша лежала в больнице на операции, декабрь и январь проводит на больничном, в феврале выходит на работу. Отпуск ей положен по-прежнему после 3 марта, так как по закону в стаж считается весь период, когда Маша не работала, но за ней сохраняли рабочее место (ст. 121 ТК).

Отпускные — это не зарплата. Если Маша обычно получает 50 000 ₽ в месяц и берёт отпуск на 28 дней в феврале, она не получит 50 000 ₽. Получит меньше.

Вот пример расчёта отпускных в 2023 году для Маши: в упрощенном варианте считаем так:

Среднее количество рабочих дней в месяце — 29,3, а отпуск 28 дней. Получается так:

50 000 / 29,3 × 28 = 47 782 ₽

Примерно столько Маша получит за время отпуска. Но это приблизительное значение. Чтобы рассчитать всё с точностью до рубля, нужно учесть больничные и выходные в течение года, изменения зарплаты. А ещё в феврале есть праздничные дни — 23 февраля, это тоже нужно учесть.

Дальше я расскажу подробно о том, как рассчитать отпускные в 2023 году с учётом всех нюансов.

Отпускные — компенсация для сотрудника, но это не зарплата и не прибавка к ней. Просто компания выплачивает деньги, чтобы работнику было за что жить и отдыхать. Их выдают до отпуска, а за оставшуюся часть месяца дадут зарплату.

Например, если ушли отдыхать на 2 недели в апреле, за 2 недели получите отпускные, за остальные дни — зарплату. А ещё сумму можно увеличить, если пойти в отпуск в самые длинные месяцы, но об этом я подробно расскажу чуть позже.

Общая формула расчёта отпускных в 2023 году выглядит так:

Например, у Миши зарплата 150 000 ₽ и он берёт отпуск на 10 дней.

150 000 / 29,3 × 10 = 51 195 ₽

Тогда бухгалтерия должна выдать Мише 51 195 ₽. Но это только по общему подсчёту. Вообще есть нюансы. Сейчас посчитаем до рубля, сколько денег должны выдать Мише.

Есть вариант ещё проще — можно посчитать нужную сумму с помощью калькуляторов. Они учитывают персональные зарплаты, нужно только правильно заполнить форму. Справа мы повесили простой вариант такого калькулятора, если у вас на руках есть расчётки и вы не болели.

Вот как правильно рассчитать отпускные в 2023 году с учётом всех нюансов.

Шаг 1. Определить расчётный период

Когда считаем отпускные, нужно учесть зарплату сотрудника за рабочий год, который предшествует отпуску.

Допустим, Миша берёт отпуск в мае 2023 года. Тогда расчётный период — с 1 мая 2022 года по 30 апреля 2023 года. Если бы Миша брал отпуск в декабре 2023 года, расчётный период пришлось бы менять — с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023 года.

Шаг 2. Вычислить доход работника за расчётный период

Теперь нужно посчитать, сколько денег Миша заработал за рабочий год. Сюда нужно включить зарплату, премии, переработки. Если бы Миша пришёл в компанию в ноябре 2022 года, а в отпуск уходил через 7 месяцев в июне, то считать доход нужно было бы именно за этот период.

Допустим, Миша отработал год. Первые 2 месяца он получал 67 000 ₽, а потом зарплату повысили до 70 000 ₽. И ещё перед новым годом дали премию — 5000 ₽. По факту Миша заработал 839 000 ₽, но доход для расчёта отпускных посчитают иначе — пересчитают меньшую зарплату с учётом коэффициента её повышения.

Для этого нужно новую зарплату разделить на старую — получим коэффициент. Затем умножаем старую зарплату на коэффициент. Вот так:

70 000 / 67 000 = 1,04

67 000 × 1,04 = 69 680 ₽

То есть доход Миши за год правильно посчитать так:

69 680 × 2 + 70 000 × 10 + 5000 = 844 360 ₽

Если всем сотрудникам снова повысят зарплату, пока Миша отдыхает, ему пересчитают отпускные с учётом повышения и доплатят разницу.

В доход не учитывают зарплату или премию в конверте, командировочные или оплату гостиницы во время командировки.

Шаг 3. Определить, сколько дней отработано за расчётные 12 месяцев

Теперь нужно посчитать, сколько дней в году отработал Миша. Например, если он брал отпуск за свой счёт в течение 12 месяцев, эти дни нужно убрать из расчёта. Не надо вручную пересчитывать дни в календаре. Для этого есть формулы.

В году 14 праздничных дней и официальных выходных. Их нужно убрать из расчёта. Вот, как посчитать количество отработанных дней в месяц:

(365 – 14) / 12 = 29,3

29,3 — стандартное количество отработанных дней в одном месяце. Это если Миша работал как робот — не брал отгулы и ни разу не слёг с короной.

Ну а если всё же Миша не робот, то для каждого месяца, в котором были какие-то дополнительные отгулы, нужно посчитать количество отработанных дней по этой формуле:

Например, Миша брал отпуск на 5 дней в апреле. Тогда сначала считаем, сколько дней он отработал в апреле:

(31 – 5) / 31 × 29,3 = 24,6

Теперь считаем количество отработанных дней за год: 11 месяцев Миша работал по 29,3 дня и только 1 месяц — 24,6 дня.

11 × 29,3 + 24,6 = 346, 9

Миша отработал за год 346,9 дней.

Шаг 4. Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Теперь можно посчитать, сколько Миша зарабатывал в день и сколько за это положено отпускных.

Чтобы посчитать среднегодовой заработок, нужно доход за год разделить на количество отработанных дней. У Миши доход 844 360 ₽ за 346,9 дней.

844 360 / 346,9 = 2434 ₽

Столько Миша зарабатывает в день, за каждый день в отпуске он должен получить эту сумму. Если Миша уходит в отпуск на 10 дней, то получит 24 340 ₽, а если на 28 дней — 68 152 ₽.

Помните, в начале статьи была общая формула расчёта? Если считать по ней, можно прикинуть примерную сумму, но она будет не точной — в ней не учитываются колебания зарплат, отгулы и больничные. Этот вариант точнее. Это не новый расчёт отпускных, в 2023 году их считают точно также, как и раньше.

Сотрудник может уйти в отпуск в самый длинный месяц. Вот смотрите: зарплата фиксированная и не зависит от количества дней в месяце — она что в июне, что в октябре, что в феврале, например, 50 000 ₽. Но рабочий день в каждом месяце стоит по-разному:

• в июне — 1667
• в октябре — 1612 ₽
• в феврале — 1786 ₽

Отпускные считают по среднедневному заработку и максимальный он — в феврале.

Поэтому в феврале невыгодно брать отпуск, а вот в октябре, марте, мае, июле, августе, октябре и декабре — выгодно. Январь — из-за праздников тоже не самый выгодный месяц. Благодаря официальным выходным можно увеличить количество дней отпуска, но уменьшить отпускные — праздничные дни не оплачиваются.

Мише должны выплатить деньги за 3 дня до отпуска. В понедельник 19 июня он уходит в отпуск, поэтому деньги должен получить в четверг 15 июня. Если затягивать сроки выплат, можно получить штраф.

Ещё с отпускных нужно заплатить НДФЛ — 13%. Для этого до 25 числа нужно подать уведомление — сколько налога заплатите, а до 28 числа на ЕНС положить нужную сумму.

И последний шаг — уплатить страховые взносы:

• за сумму до 16 242 ₽ платим 30%
• свыше 16 242 ₽ — 15,1%
• взносы на травматизм — 0,2–8,5%

Посчитаем отпускные для Саши. Он работает в компании с 1 ноября 2022 года и в июне берёт отпуск на неделю. При этом в декабре Саша 5 дней провёл на больничном. Зарплата у Саши 75 000 ₽.

Определяем расчётный период — с 1 ноября 2022 по 31 мая 2023.

Считаем доход за это время: 75 000 ₽ × 7 = 525 000 ₽.

Считаем количество отработанных дней — надо вычесть больничный:

(31 – 5) /31 × 29,3 = 24,6 — столько дней Саша проработал в декабре

6 × 29,3 + 24,6 = 200,4 — только дней Саша проработал за 7 месяцев

Считаем отпускные. Сначала нужно посчитать средний заработок за 7 месяцев:

525 000 ₽ / 200,4 = 2619,76 ₽ — столько Саша зарабатывал за один рабочий день

Теперь считаем, сколько он получит за 7 дней отпуска:

2619,76 ₽ × 7 = 18 338,32 ₽

Отпускные Саши — 18 338,32 ₽

1. Чтобы вычислить отпускные, нужно установить расчётный период — 12 рабочих месяцев до месяца, в котором будет отпуск. Дальше считаем доход за этот период и сколько дней отработал сотрудник. После этого делим доход на число отработанных дней — это заработок за день. Умножаем количество дней отпуска на полученную цифру. Вот и готова сумма, которую должен получить сотрудник
   
2. Есть общая формула расчёта, она сильно проще. Нужно зарплату разделить на 29,3, потом умножить на число дней отпуска. Получится примерная сумма. Её также можно посчитать на калькуляторе
3. Отпускные можно увеличить, если уходить в отпуск в месяцы, в которых 31 день
4. Бухгалтерия должна выдать деньги за 3 календарных дня до отпуска, иначе можно получить штраф. А ещё с этих денег надо заплатить НДФЛ и страховые взносы