Сгенерировать документ

С помощью правила автоматизации «Сгенерировать документ» можно автоматически создавать документы с данными из сделки.

Например, если настроить автоматизацию, при попадании сделки на этап «Выставлен счет», система сама создаст счет на оплату. Тут же можно отправить его клиенту.

Чтобы CRM сама создавала документы:

1. Перейдите в раздел «Настройки».

2. Выберите вкладку «Управление воронками».

3. В левом верхнем углу нажмите на название текущей воронки.

4. В выпадающем списке выберите нужную воронку.

5. Выберите необходимый этап воронки и нажмите на «+» под названием.

6. Откроется окно, нажмите на правило «Сгенерировать документ».

7. В окне настройки правила «Сгенерировать документ» есть несколько условий, при которых это правило сработает.

Первое условие — «Для всех сделок, у которых». Здесь выберите те условия, при которых должно срабатывать правило. Это может быть любое значение поля карточки сделки или клиента (или их сочетание), включая добавленные вами поля.

Например, мы хотим чтобы автоматизация сработала для всех сделок, где конкретный менеджер назначен ответственным. Тогда выбираем условие «Ответственный» → имя и фамилия.

8. Второе условие — «Выполнить при событии». Тут выберите одно из пяти событий:

1. При переходе в этап — система сгенерирует документ только для тех сделок, которые перейдут на данный этап с другого этапа воронки
2. При создании в этапе — система сгенерирует документ только для тех сделок, которые будут созданы на данном этапе
3. При переходе или создании в этапе — автоматизация сработает для всех сделок созданных или перешедших на данный этап
4. При прочтении исходящего письма — система сгенерирует документ, когда клиент прочитает ранее отправленное нами письмо
5. При оплате счета — система сгенерирует документ, как только клиент оплатит связанный со сделкой счет

Для примера выбираем условие «При переходе или создании в этапе» — автоматизация сработает для всех сделок, которые появятся или будут созданы на данном этапе.

9. В поле «Документ» выберите необходимый шаблон документа.

10. Когда все готово, нажмите «Сохранить».

Как работает автоматизация

Сделка попадает на этап, для которого мы настроили автоматизацию. Если сделка отвечает условиям выполнения правила (пункт 7), система автоматически генерирует документ.