Многозадачность

В начале 60-х годов прошлого века была создана первая операционная система IBM. Среди прочих плюсов пользователей поразила возможность компьютера выполнять несколько функций одновременно. То есть процессор легко переключался с одной задачи на другую, постепенно доводя их все до логического завершения.

Впечатлившись таким эффектом, мультизадачность попробовали перенести в сферу человеческой деятельности. Тогда показалось, что умение выполнять несколько дел одновременно – это очень полезный навык, овладев которым можно кратно повысить эффективность в работе, существенно сэкономив при этом затраченное время. Так ли это на самом деле?

Многозадачность – это возможность, умение, навык успешно выполнять несколько процессов одновременно, переключаясь с одной задачи на другую. Доводя при этом каждую из задач до требуемого результата.

Изначально термин применялся сугубо в среде программирования, но постепенно перекочевал в производство и в сферу человеческой деятельности.

О выдающихся способностях Цезаря делать больше двух дел одновременно ходит много историй, правдивых и не слишком. Можно воодушевиться подобными «подвигами», и попробовать переключаться с одной задачи на другую, потом на третью и так далее. Не стремясь усердствовать и стараться завершить хотя бы одну из начатых задач.

Что же получится в итоге, когда всего по чуть-чуть?

На выходе по обыкновению получается несколько начатых задач и ни одной завершенной. Вдобавок ко всему возникает много путаницы в распределении приоритетов: какое дело выполнить в первую очередь, а какое отложить напоследок? И, главное, впустую тратятся время и ресурсы мозга. Мотивация сходит на нет, а количество незавершенных задач стремительно растёт.

При отсутствии взвешенного и рационального подхода итогом будет минусовая эффективность и стрессовая ситуация.

Умение работать в режиме многозадачности – это не такой уж полезный и ценный навык, как кажется на первый взгляд. Исследования показывают, что мультизадачность вредит трудоспособности человека.

Мы далеки от роботов, поэтому продуктивность работы во многом зависит от умения концентрироваться на выполнении одной задачи. Цепочку дел мы выполняем последовательно, завершая одно и приступая к другому. По мере достижения целей растет мотивация и желание добиваться больших успехов, следовательно экономится время.

Казалось бы, если браться за два дела одновременно, время на выполнение задач должно сократиться наполовину. Но в подавляющем большинстве случаев потребуется вдвое больше усилий на концентрацию и, соответственно, переключение. А шансы на успешное завершение при этом сократятся.

Например, нужно расставить 10 тарелок на столе, полить цветы на подоконнике в 10 вазах и разослать 10 пригласительных SMS. Включаем режим многозадачности – это, значит, делаем всё сразу, перепрыгивая с одной задачи на другую. Поставили 3 тарелки, переключились и полили 3 цветочные вазы, а потом или одновременно с поливом отправили 3 SMS. Вернулись к тарелкам, следом вазы и опять сообщения. И так по кругу. Простые задачки, но, выполняя их все сразу, усталость накопится сильнее и будет затрачено больше времени.

При этом на середине всего действа включатся побочные эффекты многозадачности: вместо того чтобы отправить SMS, не исключено, что зачем-то будет полит водой телефон или тарелка будет поставлена на подоконник, а не на стол.

Логично, что если делать те же простые задачи последовательно: сначала тарелки, потом поливка и в завершении отправка сообщений – дела пойдут быстрее и мозг не будет перегружен суетливыми метаниями.

Усложним нагрузку, а точнее сделаем приближенной к реальности. Например, стоит задача написать отчёт или создать презентацию. Одновременно с этим сотрудник проверяет новые сообщения в одноклассниках или ВК, отвечает на смс или просьбы коллег помочь по «неотложному» делу. В 99% случаев, работая в режиме такой многозадачности, будет замечено, что большая часть времени потрачена на переключение внимания с одного дела на другое, рабочий настрой улетучился, усталость накопилась, а основной работы при этом сделано всего 10-15%.

Логичный вывод: чем больше человек отвлекается, тем сложнее заново сосредоточиться на работе. Гаджеты, аккаунты в соцсетях, email-почта и многое другое – это пожиратели времени и усилий, которые можно с куда большей пользой потратить на полезное дело.

В современном мире сильно преувеличена важность коммуникации – эта мысль кажется несовременной в нашу эпоху. Но, если необходимо завершить задачу максимально эффективно и быстро, то следует отключить все раздражители. Это поможет сосредоточиться на задаче и завершить начатое.

Режим многозадачности в работе является сочетанием следующих качеств:

1. Аналитическое мышление
2. Системный подход
3. Высокая организованность

Требования далеко не самые простые. Чтобы их выработать и закрепить результат, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

Планировать дела на день, неделю, месяц вперед

Иногда бывает полезно даже прописать задачи на 1-2 часа, чтобы четко и вовремя их выполнить. Однако не следует составлять план, несоответствующий реальности – это один из «хитрых» способов прокрастинации.

Список дел должен мотивировать на достижение конкретных задач, промежуточные цели должны быть осуществимы за одну-две итерации, мозг не должен быть забит лишней информацией. Ещё одним преимуществом реального плана является то, что будет значительно проще мотивировать себя на выполнение простых и конечных задач.

Распределять задачи по важности

Самые важные дела рекомендуют начинать с утра. Тут непременно участвует принцип 20 на 80: Закон Парето (принцип Парето, принцип 80/20) — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Поэтому сначала стоит сделать то, что приближает к поставленной цели.

Также следует развивать стратегическое мышление и планирование. Для упрощения можно использовать уже существующие и проверенные методики: Брайан Трейси «АБВГД», Дуайт Эйзенхауэр «Матрица», эффект Блюмы Зейгарник и подобное.

Установить цикл работ

Что значит многозадачность в «правильном» понимании этого термина? Существует несколько дел, которые нужно выполнить за конкретный период времени. Если вы наброситься на всё сразу, то будет значительно труднее достигнуть желаемого. Сопутствующими факторами будут стресс и депрессивное безмотивационное состояние.

Чтобы решать задачи эффективно, следует уделить внимание, сосредоточиться на каждой из задач в отдельности.

Например, можно взять на вооружение простой метод Франческо Чирилло, который называется «работать помидорами». Известно, что среднестатистический человек продуктивно работает над одной задачей 45 минут, но потом ему потребуется 10-15 отдыха.

Можно взять таймер и выставить период в три четверти часа. Это время стоит полностью погрузиться в выполнение дела. Как сработает сигнал – настало время переключения внимания. Выпить кофе, пообщаться в соцсетях, проверить почту. Словом делать то, что нравится. После отдыха снова завести таймер и заняться работой.

Давать отдых мозгу после режима концентрации полезно – это повышает эффективность в последующие отрезки времени.

Не отвлекаться во время работы

Рекомендуется отключить в период концентрации над задачей все отвлекающие факторы – соцсети, оповещения на телефоне и электронной почте.

Все это – пожиратели времени. Проще, удобнее и рациональнее отвести определенные часы для проверки почты, просмотра аккаунтов и прочего.

Распределять схожие виды деятельности и проекты на разное время

Человеческий мозг любит всё упрощать и со многими похожими делами, из-за собственной загруженности, начать действовать не по тому шаблону. По этой причине люди, задумавшись и погрузившись в проблемы, могут поставить электрический чайник на газовую плитку, нанести на кожу зубную пасту вместо крема и совершать прочие нецелесообразные действия.

Стоит разделять действия со схожими паттернами поведения. При этом можно достаточно эффективно сочетать два противоположных действия. Например, совершать покупки в гипермаркете и решать деловые вопросы по телефону, мыть посуду и слушать обучающий вебинар, и т.п.

Данные действия относятся к разным сферам деятельности, при этом задействованы разные центры восприятия и зоны активности, поэтому мозг видит различия и не станет смешивать разноплановые дела.

Включить музыку во время работы

Как ни странно, но звуки помогают лучше сосредоточиться и заряжают энергией. Конечно, музыка должна быть в тему – не напрягать, не отвлекать внимание на себя.

Фиксировать результаты

Необходимо переносить выполненные задачи из «текущих» в «завершенные» – это дисциплинирует мозг. Так виден результат – что сделано за час, день, неделю, месяц и сколько осталось до финиша, даже если он условный.

Подключать «напоминалки»

Гаджеты помогают добиться увеличения личной эффективности. Своевременное планирование, записи о встречах, на какое время поставить ту или иную задачу. Следует придерживаться намеченного плана.

Последовательные действия

То есть стремление выполнять задачи одну за другой. Конечно, бывает необходимым параллельное выполнение двух дел за раз, но всё хорошо в меру.

Следует подходить к трате своих умственных ресурсов с позиции экономии: если нет острой необходимость напрягаться, подключать все ресурсы и включать режим многозадачности, то и не стоит этого делать.

Разнообразие отдыха

Продуктивность в работе напрямую связана с качеством отдыха. Можно «пахать» 12 часов, приходить домой и падать без сил на кровать. А завтра снова на работу. Такой режим нельзя назвать человечным. У людей сильно творческое начало и продуктивность работы зависит от того, как они отдыхают после неё.

Например, можно пролежать выходной на диване, уставившись в телевизор, или сходить в театр, музей, съездить с друзьями на пикник.

Многозадачность – это капризное и довольно сложное свойство психики человека. Если мы не сможем его обуздать, чтобы использовать себе во благо, то оно оседлает нас и выжмет все соки. Помните об этом!

К преимуществам, несомненно, относятся следующие факторы:

• При надлежащем планировании действительно можно эффективно решать несколько задач одновременно. При этом, выполняя дела, человек должен чётко понимать, каких результатов стремится достичь
• Многозадачность помогает развить пластичность мышления и способность удержать в поле внимания несколько задач. Это неплохой тренажер для мозга
• Способность делать несколько дел одновременно и делать это хорошо, помогает быстро реагировать на форс-мажорные обстоятельства, улучшает стратегическое мышление и видение ситуации. В некоторых нишах действительно полезно сразу охватить несколько направлений одновременно, проанализировать их перспективность и только потом принимать решения по каждому из них

Минусы многозадачности:

• Поверхностная обработка информации. Когда много различных задач начаты одновременно, мозг скользит поверхностно, не слишком вникая в суть процессов
• Если человек умеет многое в разных сферах деятельности, то, вероятнее всего, берёт общее изо всех сфер. При этом ни в одной из них не является профессионалом
• Высока вероятность ошибок. При недостаточной концентрации на задаче или при эффекте переноса данных с одной задачи на другую, неизменно совершаются ошибки. Внимание рассеивается, и это сильно вредит результату
• Повышается утомляемость. Попытки ухватиться за несколько дел сразу требует больших затрат энергии как физической, так и умственной. Человек быстрее устает, а продуктивность значительно уменьшается
• Увеличивается количество неоконченных дел. Лихо начать 10-20 дел одновременно никто не запрещает, но не стоит ждать такого же быстрого их завершения. Из 10 начатых одновременно дел к финишной черте доводят 1-2 задачи, при этом сорвав все сроки и потратив в разы больше усилий. Остальные же остаются лежать и ждут своей участи – годами, десятилетиями

Последствия многозадачности бывают крайне неприятными. Увеличивается когнитивная нагрузка, то есть приходится тратить больше умственных ресурсов на обработку потока информации. Снижается продуктивность работы, многостаночники зачастую неправильно оценивают свои возможности и недооценивают силу отвлекающих факторов. Снижается способность к концентрации внимания на конкретной задаче.

Многозадачность не ценится в среде высоких технологий, научных исследований и других сферах со сложными алгоритмами работы.

Многозадачность приводит к выгоранию. Люди, практикующие такой подход, нарушают естественные механизмы мотивации и вознаграждения, которые имеются в нашем мозге. Нейробиология подтвердила: из-за постоянства стрессового состояния происходит снижение плотности серого вещества в передней поясной коре головного мозга. Впоследствии это приводит к потере радости от мыслительных усилий.

Совмещение дел может быть опасным для жизни и здоровья. Именно поэтому запрещается разговаривать по телефону за рулём. Например, находящийся за рулем автомобиля человек пытается одновременно вести переговоры с партнером. Вероятность аварии возрастёт в разы!

Работа в режиме многозадачность не означает, что все задачи решаются параллельно. В большинстве случаев наш мозг не в состоянии обрабатывать несколько задач одновременно. Выполняя за определенный промежуток времени несколько дел, человек занимается тем, что называется «переключением между задачами».

Высокая скорость переключения от одной задачи к другой присуща очень небольшому числу людей. Большинство взрослых людей не «многозадачны», поскольку их деятельность в основном связана с рутинными процессами.

Точно так же как атрофируются мышцы без физической нагрузки, так же слабеет мозг без умственных и творческих активностей. Если человек не способен работать в режиме многозадачности, это означает, что у него нет навыка быстрого и точного переключения, он будет пытаться действовать последовательно, с перерывами между задачами, которые позволят ему психологически подготовиться к новой задаче. Если заставлять такого человека переключаться быстрее, результат будет отрицательным.

Мультизадачность можно использовать для тренировки пластичности мозга, однако в рабочей среде полезнее развивать навык последовательного выполнения дел и долгосрочного планирования.