Автоматизация процессов

Автоматизация – подход к управлению процессами, основанный на использовании информационных технологий. Автоматизация процессов включает в себя сокращение человеческого участия (до полного исключения из цепочки действий) и переход на программный контроль за счет работы компьютеров.

Массовая автоматизация процессов затронула все сферы экономики. Ручной труд заменяется механизированным. Заметить это можно, приобретая продукты в супермаркете, жетон в метро, заказав доставку с почты или купив билеты в театр.

Автоматизация процессов способствует росту производительности, улучшению качества продукции и общему удешевлению производства. В конечном итоге повышается надежность продукта.

Существуют единые принципы автоматизации, которые относятся ко всем видам автоматизированных процессов.

• Принцип согласованности. Автоматические действия согласовываются между друг другом. Невыполнение принципа ведет к ошибкам и итоговому неверному результату
• Принцип интеграции. Процесс встраивается в среду организации без нарушения функций процесса. Для автоматизированных процессов среда является внешней
• Независимость исполнения. Речь идет о независимости от ручного труда. Процесс выполняется корректно без вмешательств (или с минимальным вмешательством) человека

Уровни автоматизации процессов совпадают с уровнями управления компанией, на котором происходит автоматизация.

В схеме представлен схематический взгляд на структуру менеджмента компании. Уровни автоматизации соответствуют уровням управления в компании.

• Нижний уровень автоматизации (исполнители). Подразумевает автоматизацию постоянных процессов. Примеры подобной автоматизации: работа холодильника, кондиционера (поддержание нужной температуры)
• Уровень управления производством. Происходит распределение задач между исполнителями. Пример: системы автоматизированного проектирования (САПР)
• Уровень управления предприятием. Автоматизация на данном уровне отвечает за аналитику и прогнозы

Автоматизированию производственных процессов помогают системы, призванные облегчить отмену ручного выполнения программ. Например, CRM-системы (каналы общения с клиентами), ERP-системы (управление складом и производством на предприятии), OLAP-системы (обработка данных и аналитика).

Пример автоматизированной CRM-системы: OkoCRM.

Системы автоматизации делятся на следующие (могут быть комбинированными): неизменяемые, программируемые и самонастраиваемые.

• В неизменяемых системах заданная последовательность действий не меняется
• В программируемых системах действия и их последовательность меняются в зависимости от конкретной используемой программы
• Самонастраиваемые (гибкие) системы сложны в создании. В них выбирается последовательность действий, исходя из анализа происходящей ситуации

Для предприятий из любой отрасли экономики характерны общие группы автоматизируемых процессов.

• Бизнес-процессы – процессы, контролирующие взаимодействие отделов внутри и вне организации. Например, к категории бизнес-процессов относятся системы, выстроенные внутри отделов маркетинга, PR и финансов
• Процессы проектирования и разработки – процессы, отвечающие за перевод требований потребителя в документацию
• Процессы производства – процессы, связанные с реализацией технологий
• Процессы контроля и анализа – процессы, занятые анализом результатов, полученных в процессе производства товара или услуги

Для автоматизации процесса используется следующий порядок действий: понять-упростить-автоматизировать. Досконально разобравшись в процессе, убрав и сократив ненужные действия, логичную структуру можно автоматизировать.

Причины ввести автоматизацию на предприятии следующие:

1. Ускорение работы. Автоматизация уменьшает время выполнения повторяющихся действий и принятия решений. Автоматика не устает и не ошибается
2. Улучшение качества. Происходит за счет устранения ошибок, вызванных человеческим фактором
3. Повышение точности управления. Машинный анализ данных точнее ручного
4. Многозадачность – параллельно решаются разнонаправленные задачи

Несмотря на очевидные плюсы автоматизации, из-за специфики некоторых производств отказ от ручного труда не всегда выгоден. Следующие особенности производства препятствуют вводу автоматизации:

1. Операции с продуктом сложны или не поддаются автоматизированию
2. У продукции короткий срок реализации. Продукт не окупит средств, затраченных на автоматизацию. Пример: товары с лого к юбилею компании
3. Продукция, ценность которой заключается в ручном труде. Если продукт ценен оригинальностью и уникальностью, нет смысла пытаться его стандартизировать. Примеры: кастомная одежда или украшения ручной работы
4. Нет постоянного спроса на продукт. При ручном труде легче контролировать объемы произведенного товара