Счет на оплату
С помощью правила автоматизации «Счет на оплату» можно автоматически создавать счета или ссылки на оплату по сделкам. Например, если настроить автоматизацию, при попадании сделки на этап «Выставлен счет», система сама создаст счет на оплату для компании или ссылку на оплату для клиента-физлица.
После генерации ссылки или счета вы можете отправить их клиенту или компании для оплаты через мессенджеры или почту — вручную или автоматически.
ВАЖНО! Чтобы автоматизация отрабатывала корректно, в сделке должны быть добавлены позиции справочника. На основе данных из справочника формируются ссылки и счета на оплату. Вот инструкция, как работать с справочниками в OkoCRM.
Чтобы CRM сама создавала ссылки на оплату:
1. Перейдите в раздел «Настройки».
2. Выберите вкладку «Управление воронками».
3. В списке воронок выберите нужную.
4. Выберите необходимый этап воронки и нажмите на «+» под названием.
5. Откроется окно, нажмите на правило «Счет на оплату».
В окне настройки правила «Счет на оплату» есть несколько условий, при которых это правило сработает.
6. Первое условие — «Для всех сделок, у которых». Здесь выберите те условия, при которых должно срабатывать правило. Это может быть любое значение поля карточки сделки или клиента (или их сочетание), включая добавленные вами поля. Если вы хотите настроить правило для всех сделок попадающих на этап, оставьте это поле пустым.
Например, чтобы автоматизация сработала для всех сделок, где конкретный менеджер назначен ответственным — веберите условие «Ответственный» → имя и фамилия.
7. Второе условие — «Выполнить при событии». Тут выберите одно из пяти событий:
- При переходе в этап — система сгенерирует документ только для тех сделок, которые перейдут на данный этап с другого этапа воронки.
- При создании в этапе — система сгенерирует документ только для тех сделок, которые будут созданы на данном этапе.
- При переходе или создании в этапе — автоматизация сработает для всех сделок созданных или перешедших на данный этап.
- При прочтении исходящего письма — система сгенерирует документ, когда клиент прочитает ранее отправленное нами письмо.
- При оплате счета — система сгенерирует документ, как только клиент оплатит другой связанный со сделкой счет.
Для примера выбираем условие «При переходе или создании в этапе» — автоматизация сработает для всех сделок, которые появятся или будут созданы на данном этапе.
8. В поле «Плательщик» выбираем значение «Физическое лицо», в таком случае автоматизация выставит ссылку на оплату для клиента. Если вы хотите выставлять счета автоматически, перейдите на пункт 11 инструкции.
ВАЖНО! При генерации ссылки на оплату к карточке сделки должен быть прикреплен хотя бы один контакт.
9. В поле «Сумма из» выберите одно из значений:
- Сделка. В таком случае сумма в ссылке на оплату подтянется из сделки, в которой выставляется ссылка
- Справочник сделки. В таком случае сумма в ссылке будет составлена из суммы всех товаров и услуг, добавленных в сделку из справочника.
- Свое значение. Здесь вы можете написать свою сумму, которая должна появиться в ссылке на оплату.
10. Когда все готово, нажмите «Сохранить».
Чтобы CRM сама создавала ссылку на счет:
ВАЖНО! Для настройки автоматического выставления ссылки на счет используйте пункты с 1 по 7 данной инструкции, и после возвращайтесь к пункту 11.
11. В поле «Плательщик» выбираем значение «Юридическое лицо», тогда автоматизация выставит ссылку на счет для компании. Если вы хотите автоматически выставлять ссылки для оплаты, перейдите на пункт 8 инструкции.
ВАЖНО! При генерации ссылки на счет, к карточке сделки должна быть прикреплена хотя бы одна компания — именно на ее реквизиты и будет выставляться счет.
12. В поле «Сумма из» выберите одно из значений:
- Сделка. В таком случае сумма в ссылке на оплату подтянется из сделки, в которой выставляется ссылка
- Справочник сделки. В таком случае сумма в ссылке будет составлена из суммы всех товаров и услуг, добавленных в сделку из справочника.
- Свое значение. Здесь вы можете написать свою сумму, которая должна появиться в ссылке на оплату.
13. В поле «Счет» выберите расчетный счет вашей системы, на который должны быть зачислены деньги.
14. Выберите подписанта — сотрудника, который подпишет счет на оплату. Как создать подписанта вы можете узнать здесь.
15. Когда все готово, нажмите «Сохранить».
Как работает автоматизация
Сделка попадает на этап, для которого мы настроили автоматизацию. Если сделка отвечает условиям выполнения правила (пункт 6), а также в сделке есть позиции справочника, то система автоматически сгенерирует:
16. Ссылку на оплату
17. Или счет на оплату
Как работать со счетами на оплату и ссылками на оплату вы можете узнать из тематических инструкций.
