Создание робота

Роботы — это набор автоматизаций OkoCRM, которые можно запрограммировать на выполнение определенных действий: автоматизировать входящие и исходящие коммуникации, совершать однотипные задачи (ответы на приветствия, ответы на популярные вопросы, первичная коммуникация с клиентом, обмен информацией с клиентом и другими системами и т.д.). С помощью робота вы можете настроить множество вариантов коммуникаций как с клиентом, так и со своей командой.

ВАЖНО! Робот — инструмент для работы с мессенджерами и социальными сетями. Для настройки автоматизаций внутри системы без мессенджеров используйте инструкции по правилам автоматизации в OkoCRM.

Конструктор робота выглядит как набор блоков (этапов), связанных между собой. Первый блок робота — это всегда «Начало общения», последний — «Остановка робота». Между ними находятся действия которые вы хотите поручить роботу. Все блоки связаны друг с другом.

ВАЖНО! Если функционал роботов OkoCRM кажется вам сложным, попробуйте использовать инструкции по готовым пресетам роботов:

• робот автоответчик
• робот для отдела продаж (coming soon)
  

Создание и настройка робота

1. Откройте раздел «Настройки».

2. Выберите кладку «Роботы».

3. Нажмите кнопку «Создать».

4. Введите название робота.

5. Выберите воронку и ее этап для старта робота. Каждый раз, когда сделка будет попадать на триггерный этап, робот будет запускаться.

6. Если вы хотите включить робота и для раздела «Входящие лиды», то нажмите на чекбокс «Запускать во входящих лидах».

7. Нажмите на кнопку «Создать».

8. Нажмите на троеточие напротив названия робота.

Здесь вы можете:

9. «Редактировать» — изменить имя робота или триггерный этап.

10. «Удалить» — удалить робота.

11. «Создать» — добавить еще одного робота. Вы можете настроить любое количество роботов для вашей системы, ограничений нет.

12. В окне редактирования робота вам будет доступна масштабируемая область для создания цепочки действий (этапов).

13. С помощью кнопок управления вы можете менять масштаб области создания и центрировать область. Блок управления кнопок находится в левом нижнем углу области создания робота.

14. Блок «Начало общения». С данного этапа начинается вся цепочка вашего робота.

ВАЖНО! Робот начинает свою работу с первого сообщения клиента, попавшего в триггерный этап робота (или в раздел «Входящие лиды»). За ним идет следующий этап робота. На данный момент в системе доступно 9 вариантов действий:

15. Отправить сообщение в мессенджер

16. Отправить сообщение в командный чат

17. Добавить прерыватель

18. Проверить сообщение на условия

19. Проверить сущность на условия

20. Выполнить действие

21. Запустить другого робота

22. Остановить робота

23. Соединить с другим блоком

Остановимся на каждом варианте этапа подробнее.

Отправить сообщение в мессенджер

Вы можете автоматически отправлять ответное сообщение для всех диалогов, которые попадают в робота. В окне этапа «Отправить сообщение в мессенджер» вы можете:

24. Написать текст ответного сообщения.

25. Прикрепить к тексту ответного сообщения файл.

26. Прикрепить к тексту ответного сообщения ссылку.

С помощью кнопки «Ответ» вы можете создать варианты ответов для клиента.

27. Нажмите на данную кнопку.

28. Введите один вариант ответа.

29. Также вы можете написать синонимы для ответа клиента. Все подходящие варианты, перечисленные в синонимах, будут восприниматься роботом как правильный результат.

Например клиент напишет «Ваш специалист может нам помочь?». Так как в блоку ответа у нас есть синоним «специалист», то робот засчитает этот ответ за правильный и продолжит цепочку по данному ответу.

30. Удалить ненужные ответы, файлы или ссылки вы можете с помощью кнопки «Удалить».

Создайте нужное количество вариантов ответов (пункт 27).

31. Для каждого варианта ответа, будет создаваться новый этап робота.

32. С помощью пункта «Другой ответ» вы можете настроить цепочку событий на случай, если ни один из ответов клиента не подошел.

33. Еще в блоке «Отправить сообщение в мессенджер» существует сценарий «После отправки», при котором робот может совершить одно из 9 базовых действий.

34. После нажатия на кнопку «+» вы создаете следующий этап робота.

35. А с помощью креста вы можете убрать связь между блоками робота.

Отправить сообщение в командный чат

Вы можете автоматически отправлять сообщение в командные чаты OkoCRM.

36. Введите текст сообщения, которое отправит робот.

37. Выберите получателя сообщения, по умолчанию здесь доступны варианты:

• ответственный — робот отправит сообщение ответственному за сделку в личные сообщения
• сделка — робот отправит сообщение в командный чат сделки
• группа — робот отправит сообщение в групповой чат

38. Если в пункте «Получатель» вы выбрали значение «Группа», в данном пункте необходимо выбрать групповой чат, куда будет отправлено сообщение от робота.

39. В конце этапа робота вы можете также добавить следующим действием один из девяти стандартных этапов робота.

Добавить прерыватель

Это функция, которая временно остановит или скорректирует выполнение цепочки этапов работа.

40. Нажмите на кнопку «Добавить прерыватель».

На данный момент в системе есть следующие прерыватели:

41. Ответ получен — прерыватель сработает в том случае, если клиент ответит на сообщение боту

42. Таймер — прерыватель сработает через заданное время

43. Время — прерыватель сработает в конкретное время (день недели, часы)

Например, с помощью прерывателя вы можете настроить бота для технической или клиентской поддержки.

44. Любой прерыватель является промежуточным этапом робота, и рано или поздно должен сработать. По этой причине для каждого прерывателя необходимо указать следующий этап робота.

Проверка сообщений на условия

Специальная функция роботов, которая помогает проверить сообщение от клиента на условия, и в зависимости от ответа клиента скорректировать выполнение цепочки.

45. Нажмите на кнопку «Добавить блок условий».

46. Далее нажмите на кнопку «Добавить условие».

47. В поле «Текст содержит» выберите одно из логических условий:

• равно
• не равно
• содержит
• не содержит
• длина

48. Выберите тип данных по которым будет проведено сравнение:

• значение
• цифры
• буквы
• эл. почта
• номер телефона

В случае, если вы выбирете тип данных «Значение», то дополнительно необходимо ввести само значение для поля.

49. Функция «Проверка сообщений на условия» является промежуточным этапом робота. После каждой проверки данных необходимо указать следующий этап робота, который наступит при успешном выполнении одного из условий.

50. А также этап при невыполнении условий проверки.

Проверка сущности на условия

Специальная функция роботов, которая помогает проверить сущность (сделки, контакты, компании) на условия, и в зависимости от результата проверки скорректировать выполнение цепочки.

Например, мы хотим проверить сделку на условие, то кто в ней является ответственным менеджером, и в зависимости от менеджера клиента, отправлять соответствующий шаблон.

51. Нажмите на кнопку «Добавить блок условий».

52. Далее нажмите на кнопку «Добавить условие».

При добавлении условий, вам будут доступны три типа:

• По полям. Проверка условий будет происходить по полям сделки, контакта или компании
• По тексту сообщения. Проверка условий будет сверять данные сообщения клиента с данными сделки, контакта или компании.
• По источнику сообщения. Проверка условий будет происходить по каналу по которому пришел клиент

53. Выбрав условие «По полям» необходимо из списка полей (сделки, контакты, компании) выбрать нужное поле, по которому будет происходить сравнение.

54. Далее выберите одно из трех условий сравнения:

• равно
• не равно
• содержит

55. Выберите поле сущности или значение, по которому будет выполнено сравнение.

56. Выбрав условие «По тексту сообщения», необходимо выбрать одно из трех условий сравнения:

• равно
• не равно
• содержит

57. Выберите поле сущности или значение по которому будет выполнено сравнение.

58. Выбрав условие «По источнику сообщения» необходимо выбрать одно из двух условий сравнения:

• равно
• не равно

59. Выберите канал коммуникации, по которому будет выполнено сравнение.

60. Функция «Проверка сущности на условия» является промежуточным этапом робота. После каждой проверки данных необходимо указать следующий этап робота, который сработает при успешном выполнении одного из условий.

61. А также этап при невыполнении условий проверки.

Выполнить действие

Функция роботов, выполняющая какое-либо действие в системе.

На данный момент в системе реализованы 10 действий:

• отправить webhook
• сменить ответственного
• отправить письмо
• сменить этап
• добавить примечание
• создать задачу
• завершить задачу
• создать сделку
• сгенерировать документ
• завершить диалог

Отправить webhook. С помощью данной функции вы можете отправить ваш webhook.

62. В строку вставьте вебхук.

63. После каждого действия вы можете добавить новый этап робота.

Сменить ответственного. С помощью данной функции вы можете изменить ответственного у любой сущности (сделка, контакт, компания)

64. Выберите тип сущности у которой необходимо изменить ответственного.

65. И выберите нового ответственного

Отправить письмо. С помощью данной функции вы можете отправить электронное письмо.

66. Выберите отправителя письма.

67. А также выберите шаблон отправляемого письма.

Сменить этап. С помощью данной функции вы можете изменить этап сделки.

68. Выберите новый этап для его смены в карточке сделки.

Добавить примечание. С помощью данной функции вы можете добавить примечание в карточку сделки, клиента или компании.

69. Выберите тип сущности в которой необходимо оставить примечание.

70. Введите текст самого примечания.

Создать задачу. С помощью данной функции вы можете создавать автоматические задачи для сделки.

71. Выберите тип задачи.

72. Выберите ответственного или очередь ответственных.

73. Введите текст задачи.

74. Выберите срок выполнения задачи.

75. Выберите срок напоминания для задачи.

Завершить задачу. С помощью данной функции вы можете завершить все или только некоторые активные задачи сделки.

76. Выберите тип задач необходимых для завершения.

77. Выберите срок исполнения закрываемых задач.

78. Введите текст для комментария в закрытой задаче.

Создать сделку. С помощью данной функции вы можете автоматически создать новую сделку .

79. Выберите воронку и ее этап, где робот будет создавать новые сделки.

80. Выберите ответственного или очередь из ответственных.

81. Выберите поля необходимые для заполнения данных роботом

82. Введите значения заполняемых данных.

83. Выберите поля данных, которые хотите переносить из родительской сделки. Например, в сделке, которая запустила робота, есть поля которые мы хотим перенести и в новую сделку, эта функция нужна именно для такой задачи.

Сгенерировать документ. С помощью данной функции вы можете сгенерировать документ для сделки по шаблону. Например, сделка попадает на триггерный этап робота, и может автоматически сгенерировать документ по шаблону.

84. Выберите шаблон документа.

Завершить диалог. Вы можете автоматически завершить диалог с клиентом. Если после этого действия клиент напишет вам повторно, то робот начнет свою работу с самого первого этапа, при условии того что сделка еще находится в триггерном этапе робота.

Запустить другого робота. Функция, запускающая другого робота. С ее помощью вы можете создавать более сложные цепочки роботов автоматизаций по общению с клиентом.

85. Выберите из списка необходимого робота для запуска.

Остановить робота. Функция, с помощью которой вы можете на любом этапе робота остановить его выполнение, при этом диалог с клиентом не завершится. Т.е. робот закончит свою работу, но если клиент напишет еще одно сообщение, то робот не начнет свой цикл работы.

Соединить с другим блоком. Функция, с помощью которой можно соединить свободные этапы робота с другим этапами и настроить гибкие взаимосвязи.

86. Выберите пункт «Соединить с другим блоком»

87. Выберите этап робота, с которым вы хотите соединить текущий блок.

Обратите внимание, что все возможные блоки подсвечиваются ярким цветом, а блоки с которыми образовать связь невозможно — тусклые. После данной операции робот выглядит следующим образом.

Как работают роботы

Все начинается с диалога с клиентом. Клиент пишет вам входящее сообщение, оно попадает на триггерный этап и робот запускается, выполняя действия и условия, заложенные при настройке.

Выполнив цепочку событий, робот должен дойти до одного из конечных этапов:

88. «Завершить диалог».

89. Или «Остановить робота».

90. Обращаем внимание, что пользователь системы сам может завершить диалог, в таком случае, все роботы для данного диалога будут остановлены. Если клиент повторно напишет в чат (и сделка находится на триггерном этапе робота), то робот начинает цепочку действий с самого начального этапа.