Задачи
Задачи — это один из основных инструментов при работе с OkoCRM. Задачи можно ставить как вручную, так и автоматически.
Задачи могут быть прикреплены как к карточке сделки, так и в карточке контакта\компании. Задачу можно поставить и просто так, без привязки к сущностям системы.
Если вы хотите поставить задачи для ваших сотрудников в рамках проектной деятельности, используйте задачи в разделе «Проекты».
Из инструкции вы можете узнать:
- как поставить задачу вручную
- как поставить задачу автоматически
- как устроен раздел «Задачи»
- как работать с задачами в crm (выполнение, редактирование, удаление)
Как поставить задачу вручную
В OkoCRM вы можете прикрепить задачу к карточке сделки, контакта или компании. Либо поставить обычную задачу для менеджера без привязки к сущностям.
Как поставить задачу в карточке
Перейдите в любую сущность (карточку) системы. Ручное создание задачи для сделок, контактов и компаний происходит одинаково.
1. Для примера переходим в раздел «Сделки».
2. Открываем любую карточку сделки.
3. Переходим в подраздел карточки «Лента».
4. На панели быстрых действий карточки нажмите кнопку «Задачу».
В окне создания задачи выберите:
5. Тип задачи.
6. Ответственного менеджера.
7. Выбираем дату и временной диапазон для исполнения задачи.
8. Если вы хотите получить дополнительное уведомление о наступлении срока задачи, настройте опцию «Напомнить». Здесь вы можете выбрать один из стандартных сроков напоминания.
9. Если вас не устраивают стандартные сроки напоминания, с помощью опции «Свой срок напоминания» вы можете выставить нужный срок напоминания.
!ВАЖНО! Для того чтобы напоминание не затерялось, советуем вам настроить уведомления через Телеграм или МАХ.
10. При необходимости уточнения деталей задачи, введите текст.
11. Если задача многосоставная, вы можете добавить подзадачи с помощью опции «Чеклист». Нажмите на кнопку «Создать подзадачу».
12. Вводим название подзадачи чеклиста.
13. Подтверждаем создание подзадачи.
14. Повторяем создание пунктов чеклиста согласно пунктам 11 - 13 инструкции
15. Нажимаем на троеточие напротив пункта чеклиста
Здесь вы можете:
16. Редактировать пункт чеклиста
17. Удалить пункт чеклиста
18. В конце всех действий нажимаем кнопку «Добавить».
19. После того как задача была поставлена, она будет отображаться в карточке сделки.
!ВАЖНО! Вы также можете поставить задачу для карточки контакта или компании. Процесс постановки задачи аналогичен пунктам 3 — 19, с той лишь разницей что на пункте 1, вы переходите в раздел «Контакты» или «Компании», а на пункте 2 — открываете карточку контакта или компании.
Как поставить личную задачу
!ВАЖНО! Личная задача не связана с каким либо разделом OkoCRM. Отследить такую задачу вы можете только в разделе «Задачи».
20. Переходим в раздел «Задачи».
21. В правом верхнем углу нажимаем кнопку «+».
В окне создания личной задачи выбираем:
22. Ответственное лицо задачи.
23. Дату выполнения и временной промежуток задачи.
24. При необходимости, укажите время за которое система напомнит о задаче.
25. Либо укажите своё время для получения уведомления.
26. Укажите текст задачи
27. При необходимости создайте подзадачи.
28. Детализируйте подзадачи.
29. В конце всех действий нажмите «Создать».
30. Как выглядит личная задача в канбане раздела «Задачи».
Как поставить задачу автоматически
Для автоматической постановки задач, есть сразу несколько способов:
- Правило автоматизации воронки «Создать задачу»
- Интеграции любой телефонии доступной в разделе OkoStore
- Интеграции с конструкторами сайтов Tilda, Flexbe, Creatium
- Интеграции сервисов обучения Bizon365, Getcourse
- роботы и ии агенты
Самый популярный способ автоматической постановки задач это правило автоматизации воронки «Создать задачу». Как именно настроить и как работает данное правило вы можете узнать из тематической инструкции.
Раздел «Задачи»
31. Перейдите в раздел «Задачи».
Задачи в разделе «Задачи» существуют в четырех статусах:
32. Просроченные
33. Сегодня в работе
34. Завтра в работе
35. Отложенные.
!ВАЖНО! По умолчанию вам будут видны только те задачи, в которых вы являетесь ответственным лицом.
Нажав на любую из задач вы перейдете в карточку сделки или карточку клиента связанную с поставленной задачей, либо если это личная задача, то вам откроется карточка задачи.
На панели быстрых действий вы можете:
32. Переключить раздел «Задачи» в стандартный вид.
33. Переключить раздел «Задачи» в табличный вид.
34. Открыть календарь, где будут видны задачи по датам.
35. Создать личную задачу
36. Открыть фильтр задач. С его помощью вы можете отфильтровать задачи по нужным датам, воронкам, просмотреть задачи коллег и т.д.
37. Нажав на «Троеточие» вы можете настроить типы задач для задач по сделкам, контактам или компаниям.
Работа с задачами
Личные задачи
38. Перейдите в раздел «Задачи».
39. Выберите личную задачу.
В карточке личной задачи можно:
40. Нажать «Троеточие».
41. С помощью кнопки «Редактировать» вы можете изменить время задачи и ответственного.
42. С помощью кнопки «Удалить» вы можете удалить задачу.
43. Внесите текст выполненной задачи.
44. С помощью кнопки «Завершить» вы можете закрыть задачу.
!ВАЖНО! После закрытия зади она исчезает из общего списка задач, если вы хотите просмотреть выполненные задачи используйте фильтр «Статус» > «Закрыто».
Задачи по сделкам и клиентам
45. Перейдите в раздел «Задачи».
46. Выберите задачу по сделке или клиенту.
В карточке личной задачи можно:
47. Нажать «Троеточие».
48. С помощью кнопки «Редактировать» вы можете изменить время задачи и ответственного.
49. С помощью кнопки «Удалить» вы можете удалить задачу.
50. Просмотреть автора задачи и время создания задачи
51. Внесите текст выполненной задачи.
52. С помощью кнопки «->» вы можете закрыть задачу.
Список задач
53. Переключаем раздел «Задачи» в табличный вид
Здесь мы можем:
54. Выбрать одну или сразу несколько задач и совершить с ними массовые действия
55. Сменить ответственного у выбранных задач
56. Удалить выбранные задачи
57. Если нажать «Троеточие», то здесь так же можно настроить внешний вид таблицы и выводить больше информации по задачам.
Календарь задач
58. Переключаем раздел «Задачи» в календарный вид. Здесь вы можете отследить задачи в календарном отображении.
Фильтр задач
59. Нажмите на кнопку «Фильтр». С его помощью вы можете отфильтровать задачи по нужным датам, воронкам, просмотреть задачи коллег и т.д.
