Справочники

Справочник — это каталог ваших товаров и услуг. С ним проще вести учет продаж, отслеживать категории, выводить статистику, автоматически назначать скидки и делать еще много чего. Если вы продаете больше 10 товаров или услуг, вам точно нужно добавить и настроить справочники.

Как создать новый справочник или удалить старый

1. Перейдите в раздел «Настройки».

2. Выберите вкладку «Справочники».

3. Нажмите на кнопку «Создать».

4. Для создания нового справочника нажмите «Создать».

5. В новой строке справочника введите его название.

6. В списке справочников вы можете менять их сортировку. Для изменения очередности справочников зажмите левую кнопку мыши на данной кнопке и перетащите справочник на нужную позицию.

7. Для удаления ненужного справочника нажмите кнопку «х».

8. В конце всех изменений нажмите на кнопку «Сохранить».

ВАЖНО! Справочники «Товары» и «Услуги» являются системными. Их нельзя удалить или отредактировать.

Как создать категории справочника

9. Нажмите кнопку «Троеточие» напротив справочника для которого вы хотите создать категории.

10. Выберите пункт «Категорий».

11. В окне категорий нажмите на кнопку «Создать категорию».

12. Введите название категории.

13. Вы также можете менять очередность категорий, ровно так же как и очередность справочников (пункт 6).

14. У каждой категории могут быть вложенные категории. Чтобы создать вложенную категорию, нажмите на кнопку «Плюс» напротив родительской категории.

15. Чтобы удалить ненужную категорию, воспользуйтесь кнопкой удаления — это символ «х» справа от названия категории.

16. Когда все готово, нажмите на кнопку «Закрыть».

Как настроить справочник

Каждый справочник можно настроить под себя — добавить необходимые поля.

17. Снова нажмите кнопку «Троеточие».

18. Выберите пункт «Поля».

19. В окне настройки полей нажмите на кнопку «Создать поле».

20. В окне добавления введите название нового поля.

21. Выберите тип поля.

ВАЖНО! Для типов полей «Список» и «Мультисписок» так же необходимо настроить варианты.

22. Нажмите кнопку «Сохранить».

ВАЖНО! Поля из списка являются системными, вы не можете их удалить или отредактировать:

• название
• категория
• артикул
• цена
• единица измерения (здесь вы можете добавить свои варианты единиц измерения)
• НДС
• валюта

Как настроить скидки

23. Нажмите кнопку «Троеточие».

24. Выберите пункт «Скидки».

25. В окне настройки скидки нажмите на кнопку «Создать скидку».

26. Введите значение скидки. Скидка считается в %.

27. Для удаления ненужной скидки нажмите на кнопку «х».

28. Вы также можете включить опцию «Возможность ввести вручную». С помощью данной функции вы можете в карточке сделки при формировании списка товаров или услуг, ввести нужную вам скидку.

29. В конце всех действий нажмите кнопку «Сохранить».

Формирование справочника

30. Перейдите в раздел «Настройки».

31. Выберите вкладку «Справочники».

32. Из списка выберите нужный справочник.

33. Нажмите на кнопку «Создать элемент».

В окне добавления товара, укажите:

34. Название товара или услуги. Обязательно для заполнения.

35. Категорию товара.

36. Артикул.

37. Цену товара. Обязательно для заполнения.

38. Единицу измерения товара. Обязательно для заполнения.

39. НДС.

40. Валюту для товара. Обязательно для заполнения.

41. Если вы добавили свои поля для карточке товара и услуг, то вы можете заполнить их здесь.

42. В конце всех действий нажмите кнопку «Создать».

Добавление вкладки справочника в карточку сделки

Для использования справочников в карточке сделки, предварительно необходимо добавить нужный справочник в карточку.

43. Перейдите в раздел «Сделки».

44. Нажмите на имя текущей воронки.

45. Из списка выберите нужную воронку.

46. В правом верхнем углу нажмите кнопку «Троеточие».

47. Выберите пункт «Настройка полей».

48. Нажмите кнопку «Добавить вкладку».

49. Выберите нужный справочник в одноименном поле.

50. Нажмите кнопку «Сохранить».

Как использовать товары в сделке

51. Перейдите в раздел «Сделки».

52. Нажмите на имя текущей воронки.

53. Из списка выберите воронку для которой вы добавили справочник (пункты 43-50).

54. Выберите сделку для которой вы хотите добавить позиции справочника.

55. В ленте вкладок сделки выберите нужную вкладку с справочником.

ВАЖНО! Иногда в ленту вкладок могут не помещаться все вкладки карточки сделки. В таком случае зажмите левую кнопки мыши на ленте и прокрутите ее в нужном направлении.

56. Нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся окне вам будет доступен весь список товаров по данному справочнику.

57. Вы можете выбрать категорию справочника, в таком случае система покажет вам товары только из этой категории (товары по вложенным категориям не учитываются).

58. Или ввести название позиции справочника в поисковой строке.

59. Также вы можете добавить новый товар, которого нет в справочнике. Добавление товара аналогично пунктам 34-42.

60. Выберите одну или несколько позиций справочника.

61. В конце всех действий нажмите кнопку «Закрыть».

В списке товаров или услуг вы можете:

62. Изменить количество товара или услуги.

63. Применить скидку (настраивается в пунктах 23-29).

64. Удалить позицию справочника.

65. В конце всех действий нажмите кнопку «Сохранить».

ВАЖНО! Данные по позициям справочника используются в шаблонах документов и в выставлении счетов и ссылок на оплату

Импорт справочника

Если у вас уже есть готовые справочники в Excel, их можно загрузить в OkoCRM и не добавлять ничего вручную.

66. Перейдите в раздел «Настройки».

67. Выберите вкладку «Справочники».

38. Нажмите на кнопку «Троеточие» напротив справочника в который вы хотите импортировать данные.

69. Выберите пункт «Импорт данных».

70. Нажмите кнопку «Загрузить файл».

71. В проводнике выберите необходимый файл.

Теперь необходимо сопоставить поля таблицы и поля справочника. В конце сопоставления нажмите кнопку «Начать импорт».