Файлы

Файлы — раздел OkoCRM, в котором вы можете управлять облачным пространством вашей системы и удалять ненужные файлы. Облачное пространство в OkoCRM расходуют следующие данные:

• данные о сделках
• данные о клиентах
• мессенджеры и история общения с клиентом
• почта и письма
• записи разговоров с клиентами
• файлы в сделках и проектах

По умолчанию размер облачного пространства зависит от количества пользователей вашей системы. Например, если у вас в подписке 2 пользователя, за каждого вам предоставляется 3 Гб, итого вы имеете 6 Гб в облаке. Также вы можете докупить необходимое пространство для хранения важных данных с помощью инструкции.

Возможности раздела «Файлы»

1. Откройте раздел «Настройки».

2. Выберите вкладку «Файлы».

Здесь вы можете найти:

3. Фильтр для составления выборки файлов.

4. Текущее занятое и доступное облачное пространство.

5. Кнопку для докупки облачного пространства.

6. Список всех файлов вашей системы.

7. Раздел для составления правил для автоматического удаления файлов из системы.

8. Корзину для хранения удаленных файлов.

ВАЖНО! В корзину попадают только те файлы, которые были удалены с помощью правила автоудаления, если вы удаляете файлы вручную, они удаляются СРАЗУ И БЕЗ ВОЗМОЖНОСТИ ВОССТАНОВЛЕНИЯ, минуя корзину.

Как использовать фильтр

С помощью фильтра вы можете отфильтровать данные по:

• размеру
• типу файла
• сущности в которой они содержатся
• автору (кто загрузил файл в систему)
• дате создания

9. Выберите один или несколько параметров фильтра

10. Нажмите кнопку применить.

Система покажет вам файлы, соответствующие фильтру.

Здесь вы можете увидеть:

11. Название файла

12. Размер файла

13. Тип файла (файлы и документы, изображение, видео или аудио)

14. Дата создания файла в системе

15. Сущность к которой прикреплен файл. Нажав на кнопку, вы перейдете в раздел системы, где располагается данный файл.

16. Вы можете выбрать данный файл

17. Либо выбрать сразу весь список отфильтрованных файлов

18. И удалить их из системы

ВАЖНО! Удалив файлы вручную, они удаляются СРАЗУ И БЕЗ ВОЗМОЖНОСТИ ВОССТАНОВЛЕНИЯ, минуя корзину. БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ!

19. Либо отменить выделение.

Как настроить автоудаление файлов из системы

20. Откройте раздел «Настройки».

21. Выберите вкладку «Файлы».

22. Нажмите на кнопку «Автоудаление».

23. Откроется окно, в нем нажмите на кнопку «Создать».

24. В окне создания правил нажимаем кнопку «+ Условие».

Здесь мы можем выбрать несколько вариантов условий для удаления файлов:

25. Файл старше (дней). Здесь вы указываете возраст файла, который будет удалять система.

26. Сущность. Здесь вы указываете тип сущности в которой находится файл для удаления.

27. Тип файла. Здесь вы указываете тип файла, который будет удалять система.

28. Размер файла более (Мб). Здесь вы указываете размер файла, который будет удалять система.

ВАЖНО! Чтобы файл был удален с помощью правила, он должен подходить сразу под все параметры выставленные в правиле!

29. В конце редактирования правила нажмите кнопку «Сохранить».

30. Вы можете создать несколько правил на удаление.

31. А также удалить ненужные правила.

Как работает автоудаление

ВАЖНО! Раз в сутки система выполняет настроенные вами правила, все файлы подпадающие под условия правила уходят в корзину.

С момента попадания в корзину у вас есть 3 дня, чтобы восстановить файл из корзины. Если не сделать этого, файл будет удален безвозвратно.

ВАЖНО! Удалив файлы вручную, они удаляются СРАЗУ И БЕЗ ВОЗМОЖНОСТИ ВОССТАНОВЛЕНИЯ, минуя корзину. БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ!

32. Найти удаленные файлы с помощью автоматизации вы можете в разделе «Корзина».

33. Здесь вы можете выделить один или несколько файлов.

34. И восстановить данные.

35. Если файл удален из вашей системы или находится в корзине, вы видите это в отображении самого файла.