База знаний

База знаний — раздел OkoCRM, в котором вы можете создавать и систематизировать корпоративную документацию вашей компании. База знаний подходит для хранения инструкций, регламентов, корпоративных политик, положений и любой другой внутренней документации для новичков и команды.

База знаний — инструмент, с помощью которого можно создать каталог полезной информации для сотрудников, навести порядок во внутренних процессах компании, делиться опытом и быстро адаптировать новых сотрудников.

Создание и настройка новой статьи

1. Откройте раздел «База знаний».

2. Нажмите кнопку «+» для создания новой статьи.

3. Нажмите левой кнопкой мыши на новой статье.

4. Сейчас статья находится в режиме просмотра, о чем говорит специальная кнопка.

5. Для уже созданной статьи вы можете создавать вложенные «дочерние» статьи с помощью кнопки «+» — для создания вложенной структуры материалов, объединенных одной темой.

6. Нажмите на троеточие, откроется дополнительное меню.

7. Здесь вы можете скопировать ссылку на статью.

8. Дублировать статью. В таком случае система создаст копию данной статьи.

9. Настроить права доступа для статьи.

10. Или удалить статью.

Настройка доступа статьи

11. Выберите статью, для которой вы хотите настроить права доступа.

12. Нажмите на кнопку «Права доступа».

Откроется окно, в нем видно:

13. Список ролей доступа, которые вы можете применить к статье. Если вы примените роль доступа к статье, то все пользователи вашей системы с данной ролью получат доступ к этой статье

14. Список пользователей системы, которым вы можете разрешить доступ к статье.

15. Поиск пользователей системы или ролей.

16. Нажмите на роль и\или пользователя левой кнопкой мыши. Система переместит их в список участников.

17. Напротив каждого из участников вы можете выбрать уровень доступа:

• не настроено — у пользователя нет доступа к статье
• просмотр — доступен только просмотр статьи
• редактирование — доступен просмотр статьи, редактирование контента статьи и редактирование списка участников статьи
• полный доступ — доступен просмотр статьи, редактирование контента статьи, редактирование списка участников статьи и удаление статьи

ВАЖНО! Если вы настраиваете права доступа для материнской статьи, то указанные права доступа распространяются и на все вложенные документы. Если вы настраиваете права доступа для вложенной статьи, то указанные права доступа НЕ распространяются на материнскую статью.

18. С помощью кнопки «Корзина» вы можете удалить пользователя или роль доступа из списка участников статьи.

19. С помощью кнопки «Сбросить разрешения» вы можете удалить всех участников из доступа доступа к статье.

20. В конце всех действий по настройкам доступа стать не забудьте нажать кнопку «Сохранить».

Редактирование контента статьи

По умолчанию статья находится в режиме просмотра.

21. Чтобы начать редактирование статьи нажмите на кнопку «Редактирование».

В окне редактирования статьи вы можете:

22. Добавить иконку для статьи.

23. Добавить обложку для статьи.

24. Изменить название статьи.

25. Добавить текст статьи.

ВАЖНО! Изменения в статье сохраняются автоматически при любом редактировании контента статьи.

26. Чтобы добавить новый элемент статьи нажмите кнопку «+». Она есть возле каждого блока статьи.

Для форматирования текста внутри статьи в базе знаний существуют следующие инструменты:

27. Параграф.

28. Заголовок.

29. Список.

30. Код. С его помощью вы можете добавить в статью фрагмент программного кода.

31. Цитата. Для цитирования умных людей :)

32. Изображение.

33. Таблица.

34. Видео Rutube\Youtube. С его помощью вы можете вставить видеоролик прямо в текст вашей статьи.

Также каждый блок статьи можно редактировать как по содержанию, так и по иерархии. Для каждого типа блока существует свой набор действий.

35. Для редактирования параграфа нажмите на кнопку «Настройки».

В окне редактирования блока вы можете:

36. Конвертировать параграф в заголовок.

37. Конвертировать параграф в список.

38. Конвертировать параграф в цитату.

39. Переместить параграф выше по статье.

40. Переместить параграф ниже по статье.

41. Удалить параграф стать.

42. Для редактирования заголовка нажмите на кнопку «Настройки».

В окне редактирования блока вы можете:

43. Изменить заголовок на H2.

44. Изменить заголовок на H3.

45. Изменить заголовок на H4.

46. Конвертировать заголовок в параграф.

47. Конвертировать заголовок в список.

48. Конвертировать заголовок в цитату.

49. Переместить заголовок выше или ниже по статье.

50. Удалить заголовок.

51. Для редактирования списка нажмите на кнопку «Настройки».

В окне редактирования блока вы можете:

52. Изменить список на маркированный.

53. Изменить список на нумерованный.

54. Конвертировать список в параграф.

55. Конвертировать список в заголовок.

56. Конвертировать список в цитату.

57. Переместить список выше по статье.

58. Переместить список ниже по статье.

59. Удалить список.

Редактирование блоков кода, цитаты и картинки аналогично пунктам 35-41 данной инструкции.

Для редактирования таблицы наведите курсор мыши на нужную строку или столбец таблицы.

60. Кнопка настройки строки\столбца таблицы. Нажава на нее вам откроется меню с кнопками:

61. Добавить строку\столбец для таблицы.

62. Удаление строки\столбца таблицы.

Также в самой таблице есть специальные кнопки для добавления:

63. Новой строки.

64. Нового столбца.

65. Для форматирования таблицы нажмите на кнопку «Настройки».

В окне форматирования блока вы можете:

66. Изменить выравнивание по левому краю.

67. Изменить выравнивание по центру.

68. Изменить выравнивание по правому краю.

69. Переместить таблицу выше по статье.

70. Переместить таблицу ниже по статье.

71. Удалить таблицу.

72. Блок с видео выглядит как обычная текстовая строка. Достаточно вставить ссылку на видео (Youtube или Rutube) и видео автоматически будет загружено в блок базы знаний.

73. Для форматирования блока с видео нажмите на кнопку «Настройки».

В окне форматирования блока вы можете:

74. Изменить подпись к видео.

75. Переместить блок выше по статье.

76. Переместить блок ниже по статье.

77. Удалить блок.