Интеграция Телфин

Подключение интеграции Телфин к OkoCRM

1. Перейдите в раздел «Настройки».

2. Выберите вкладку «Телефония».

3. Нажмите кнопку «Подключить» на иконке «Телфин».

4. Нажмите кнопку «Подключить».

5. В окне настройки интеграции нажмите кнопку «Авторизация Телфин».

6. В окне авторизации введите логин и пароль от своего аккаунта Телфин. В конце нажмите кнопку «Войти».

Авторизация в аккаунте Телфин

1. Перейдите по адресу https://www.telphin.ru/

2. В правом верхнем углу нажмите кнопку «Личный кабинет».

3. Откроется окно, перейдите на вкладку «Виртуальная АТС».

4. Введите логин и пароль.

5. Нажмите кнопку «Войти».

6. В блоке настроек «Сервисный бот» нажмите на кнопку «Подписаться». Это нужно, чтобы бот сообщал вам о важном. Если в работе Телфин что-то изменится или будет сбой, вы сразу об этом узнаете.

Настройка Телфин. Сотрудники и очереди

1. Нажмите на вкладку «Сотрудники и очереди».

2. Для создания нового сотрудника нажмите кнопку «Создать…».

3. В окне создания нового сотрудника введите его имя и фамилию.

4. Введите внутренний трехзначный номер. Эти три цифры будут добавочным номером сотрудника — по нему можно дозвониться конкретно этому сотруднику.

5. Введите пароль для авторизации сотрудника и повторите его.

6. Дальше можно отключить пункт «Записывать разговоры добавочных». Тогда Телфин не будет сохранять разговоры сотрудника. Лучше так не делать, но возможность есть.

7. Поставьте галочку, если хотите сразу отправить данные об аккаунте менеджеру. Введите почту менеджера, тогда данные об аккаунте придут в виде письма ему на e-mail.

8. Когда все готово, нажмите кнопку «Создать».

9. Повторите пункты 2–8 необходимое количество раз.

10. Для создания новой очереди перейдите во вкладку «Очереди».

11. Нажмите кнопку «Создать…».

12. Введите название очереди.

13. Введите трехзначный номер очереди.

14. В конце всех действий нажмите кнопку «Создать».

15. Повторите пункты 10–14 столько раз, сколько хотите добавить очередей.

16. Для добавления сотрудника в очередь нажмите кнопку «Добавить в очередь…».

17. Выберите пункт «Сотрудник».

18. В следующем окне нажмите на поле «Выбрать».

19. Выберите сотрудников, которых хотите добавить.

20. Нажмите кнопку «Готово».

21. В некоторых моделях распределения звонков (о них поговорим чуть ниже) необходимо указывать приоритет сотрудника или очереди. Если вы планируете использовать подобную модель, выберите приоритет для очереди.

22. Нажмите кнопку «Сохранить».

23. Во вкладке «Сотрудники» вы можете настроить время вызова сотрудника в секундах.

24. Настроить параметры очереди для сотрудника.

25. Активировать или деактивировать сотрудника.

26. Удалить сотрудника.

27. Переключитесь на вкладку «Информация».

28. Здесь вы можете изменить название очереди.

29. Включите параметр «Записывать разговоры».

30. Переключитесь на вкладку «Распределение звонков».

31. Выберите одну из моделей распределения.

Важно! Для модели «Параллельное по приоритету или каскадно» необходимо выставить приоритет сотрудников или очередей. Об этом мы говорили в пункте 21.

32. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

33. Переключитесь на вкладку «Заставки».

34. Здесь вы можете настроить приветствие для звонящих клиентов — люди услышат его, когда позвонят на ваш номер. Здесь можно выбрать стандартное приветствие или записать и вставить свое.

35. При необходимости настройте мелодию вместо гудков.

36. При необходимости настройте проигрывание анонса за определенный период.

37. Так же при необходимости настройте оповещение о месте в очереди — если у вас большой поток входящих.

38. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

39. Переключитесь на вкладку «Правила».

40. Включите пункт «Попытаться соединить с тем же сотрудником, если звонят повторно за последние…» и выберите нужный временной промежуток. Данная функция пригодится в том случае, если за клиентом закреплен один менеджер, и будет очень удобно если звонок напрямую пойдет ответственному лицу, это поможет избежать лишних переводов звонков на линии и экономит время как сотрудника так и клиента.

41. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

42. Переключитесь на вкладку «Действия».

43. Включите настройку «Переводить вызов, если звонящий нажал», в том случае, если вы хотите переводить звонок по номеру на менеджера или очередь из менеджеров. Ниже напишите двухзначный номер и выберите адресата для перевода звонка.

44. В настройке «Переводить вызов при превышении ожидания соединения» вы можете настроить перевод звонка, если время ожидания превысило заданное значение. Ниже напишите время ожидания в секундах. Выберите звуковой сигнал и адресата для перевода звонка.

45. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

Настройка Телфин. Маршрутизация

Маршрутизация - это функция телефонии отвечающая за распределение звонков по заранее заданным параметрам. Маршрутизация помогает клиентам связаться с необходимым отделом или менеджером без участия человека и повторных звонков. В качестве примера по настройке маршрутизации мы покажем типовую схему, в вашем случае она скорее всего будет отличатся.

1. Нажмите на вкладку «Маршрутизация и номера».

2. Выберите номер телефона для настройки маршрутизации.

Сейчас мы создадим два рабочих интервала маршрутизации звонков.

3. Для создания нового интервала нажмите кнопку «Создать интервал».

4. Для редактирования уже существующего интервала нажмите на вертикальное троеточие.

5. Выберите пункт «Изменить».

6. Введите или измените название интервала.

7. Выберите дни работы интервала.

8. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

Далее все настройки для обоих сценариев маршрутизации будут одинаковыми, так как в них будут отличатся только время срабатывания.

9. После события «Старт» нажмите на кнопку «+».

10. Выберите пункт «Проиграть звуковой файл».

11. В открывшемся окне выберите звуковой файл.

12. Если вас не устроили стандартные варианты, вы можете загрузить свой звуковой файл.

13. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

14. В блоке «Меню — IVR» нажмите на иконку «Карандаш».

15. Откроется окно, тут вы можете изменить время ожидания донабора.

16. В конце редактирования нажмите кнопку «Сохранить».

Для веток «Ничего не выбрано» и «Ошибка донабора» вы можете выбрать свои сценарии. В нашем случае это будет перевод на очередь.

17. Напротив веток «Ничего не выбрано» и «Ошибка донабора» нажмите на кнопку «+».

18. В открывшемся меню выберите пункт «Добавочный или очередь».

19. Выберите менеджера или очередь из менеджеров.

20. В конце нажмите кнопку «Сохранить изменения».

21. Вернитесь в окно настройки Телфин и OkoCRM и нажмите на кнопку «Настройка».

22. Откроется окно, в нем выберите вкладку «Подключение».

23. Скопируйте «Адрес интерактивной обработки маршрутизации».

24. Вернитесь в окно настройки маршрутизации Телфин. В ветке «Старт», после пункта «Проиграть звуковой сигнал», нажмите кнопку «+».

25. Откроется меню, выберите пункт «Интерактивная обработка».

26. Выберите тип запроса «Post».

27. Вставьте адрес интерактивной обработки маршрутизации из пункта 23.

28. Нажмите кнопку «Сохранить изменения».

29. После пункта «Интерактивная обработка» нажмите кнопку «+».

30. Откроется меню, выберите пункт «Перевод на номер из переменной».

31. Откроется окно, в поле «Переменная» введите значение «Number».

32. В строке «Далее использовать правила» выберите пункт «Этой схемы».

33. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

34. Когда с маршрутизацией все готов, нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу.

Примерно так должна выглядеть ваша карта маршрутизации:

Настройка Телфин. Софтфон

Софтфон — это программа для звонков. С ее помощью ваши менеджеры будут звонить клиентам.

Для авторизации в приложении Телфин нам понадобится логин и пароль.

1. Вернитесь в личный кабинет Телфин. Здесь выберите вкладку «Сотрудники и очереди».

2. Выберите сотрудника, для которого вы хотите настроить софтфон.

3. Включите вкладку «Логин и пароль».

4. Выберите пункт «Логин и пароль пользователя».

5. В открывшемся окне вы можете найти логин пользователя.

6. Также здесь можно изменить текущий пароль пользователя, если вы его не помните. (Мы создали пароль для пользователя в разделе «Настройка Телфин. Сотрудники и очереди», пункт 5).

Если вы изменили пароль пользователя, не забудьте нажать кнопку «Сохранить».

Далее мы будем настраивать софтфон.

7. Переключитесь на вкладку «Софтфон».

По умолчанию в Телфин есть 4 способа для совершения звонков:

• приложение для Chrome
• мобильное приложение
• приложение для Windows
• через Telegram

В данной инструкции мы разберем первые 3 способа коммуникации. Как совершать звонки через Telegram, Телфин рассказал в тематической инструкции.

8. Для настройки приложения для Chrome нажмите на кнопку «Расширение для браузера Google Chrome».

9. Далее нажмите на кнопку «Скачать расширение».

10. В окне магазина расширений нажмите кнопку «Установить».

11. В открывшемся окне нажмите кнопку «Установить расширение».

12. В правом верхнем углу окна браузера нажмите на кнопку «Пазл».

13. Из открывшегося списка выберите расширение «Телфин Софтфон».

14. В открывшемся окне введите логин менеджера

15. Введите пароль.

16. Нажмите кнопку «Войти».

17. Когда авторизовались, надо ответить на несколько вопросов. В первом случае ответьте «Да».

18. Далее выберите «Я понял».

Приложение готово к работе.

19. Для настройки приложения Телфин на телефон, выберите соответствующий пункт.

20. Выберите платформу для приложения: Andriod или iOS.

21. В открывшемся окне отсканируйте QR-код и скачайте приложение по ссылке.

22. Закройте окно с QR-кодом для скачивания приложения. Нажмите на кнопку «Сгенерировать QR-код с настройками».

23. Откройте мобильное приложение Телфин и нажмите на кнопку «Сканировать QR-код».

24. Отсканируйте QR-код.

Приложение готово к работе.

25. Для настройки приложения Телфин для Windows, выберите соответствующий пункт.

26. Выберите тип установки «Ручная настройка» или «Автоматический установщик».

Советуем вам выбрать «Автоматический установщик». В таком случае вам не придется вводить логин и пароль от профиля менеджера. Подобным образом вы можете создать индивидуальные инсталляторы софтфона Телфин для каждого из менеджеров.

27. Скачайте и установите программу.

Если вы выбрали вариант с автоматической установкой, то программ готова к работе. Если вы выбрали ручную настройку, авторизуйтесь в приложении по принципу авторизации из пунктов 14–16.

Приложение готово к работе.

Настройка интеграции Телфин и OkoCRM

Это нужно, чтобы интеграция работала корректно.

1. Переключитесь в окно настройки Телфин и OkoCRM в CRM-системе.

2. Переключитесь на вкладку «Сопоставление».

3. Напротив имени сотрудника Телфин подставьте того же сотрудника из OkoCRM.

4. Когда готово, нажмите кнопку «Сохранить».

5. Переключитесь на вкладку «Внешние, исходящие вызовы».

6. Здесь вы можете из списка номеров (если у вас их много) добавить номер в избранное. При звонке в списке номеров избранные отображаются в первую очередь.

7. Также здесь можно задать название телефонному номеру.

8. Сделали — нажмите кнопку «Сохранить».

9. Переключитесь на вкладку «Правила обработки звонков». Здесь надо настроить правила обработки звонков 3 типов: при входящих, при исходящих и при пропущенных.

10. Во кладке правил «При входящих» включите пункт настройки «Автоматически переводить клиентов на ответственных менеджеров» — тогда система будет автоматически переводить звонки на ответственных.

11. Включите пункт настройки «Если номер неизвестный — создать контакт». В этом случае система сама будет создавать контакты и компании, если номер не записан в вашей базе на момент звонка.

12. Задайте типовое название для неизвестного контакта.

13. Также к неизвестному контакту можно привязать новую сделку.

14. Задайте типовое название сделки.

15. Выберите этап воронки, на который будет помещена новая сделка.

16. Если нужно как-то пометить новую сделку, прикрепите тег.

17. С помощью этого пункта вы можете настроить автоматическую генерацию сделок в том случае, если клиент известен, но у него нет активных сделок.

18. Задайте типовое название сделки.

19. Выберите этап воронки, на который будет помещена новая сделка.

20. При необходимости прикрепите тег.

21. Сделали — нажмите кнопку «Сохранить».

22. Переключитесь на вкладку «При пропущенных».

23. Включите настройку «Если номер неизвестный — создать контакт».

24. Задайте типовое название сделки.

25. Выберите ответственного за контакт.

26. Также к неизвестному контакту вы можете привязать новую сделку.

27. Задайте типовое название сделки.

28. Выберите этап воронки на который будет помещена новая сделка.

29. При необходимости прикрепите тег.

30. К создаваемой сделке также можно прикрепить автоматическую задачу.

31. Выберите тип задачи.

32. Момент старта задачи.

33. При необходимости введите текст задачи.

34. Пункт настройки «Если номер известен и нет открытых сделок — создать сделку» настраивается аналогично пунктам 17–21.

35. Пункт настройки «Если номер известен и нет открытых сделок — создать задачу» настраивается аналогично пунктам 30–33.

36. В конце всех действий нажмите кнопку «Сохранить».

37. Пункт настройки «Если вызываемый номер неизвестен — создать контакт» настраивается аналогично пунктам 23–29.

38. Пункт настройки «Если номер известен и нет открытых сделок — создать сделку» настраивается аналогично пунктам 17–21.

39. В конце всех действий нажмите кнопку «Сохранить».

Как работает интеграция Телфин

Исходящие:

1. В карточке сделки или карточке клиента напротив номера телефона нажмите иконку трубки телефона.

2. Выберите номер для исходящего звонка.

3. В приложение Телфин поступит входящий звонок с номером вызываемого клиента.

4. Вы берете трубку и разговариваете с клиентом.

Входящие:

1. Клиент звонит ответственному менеджеру.

2. В приложение поступает звонок от клиента.

3. Менеджер берет трубку и разговаривает с клиентом.

При любом типе звонков, после разговора с клиентом в карточке сделки остаются записи разговоров.