Интеграция F.Doc
С помощью интеграции F.Doc вы сможете отправлять клиентам (физическим лицам) договоры, акты и любые другие документы на электронную подпись прямо из OkoCRM. Клиент получает СМС со ссылкой и подписывает документ с телефона простой электронной подписью, без установки приложений и регистрации. Подписанный экземпляр со штампами подписей возвращается в сделку автоматически.
ВАЖНО! Подключение к CRM бесплатное, вы оплачиваете только работу сервиса F.Doc. Точные цены узнавайте у партнеров F.Doc.
Как подключить интеграцию F.Doc
1. Перейдите в раздел «OkoStore».
2. Выберите вкладку «Документооборот».
3. Нажмите на иконку интеграции «F.Doc».
4. Нажмите кнопку «Подключить». Если интеграция уже подключена, кнопка называется «Настроить».
ВАЖНО! В данном окне необходимо заполнить ряд данных. Найти эти данные вы можете в письме полученном при регистрации главного пользователя в F.Doc. API ключ также можно посмотреть в личном кабинете F.Doc.
5. На вкладке «Подключение» заполните поле «API ключ».
6. Введите «Логин сотрудника F.Doc».
7. Введите «Пароль сотрудника F.Doc».
8. Сохраните настройки.
ВАЖНО! Пароль хранится в зашифрованном виде и после сохранения в форме не показывается. Чтобы заменить его, введите новый. Если поле оставить пустым, сохранённый пароль не изменится.
9. Настройте «Срок подписания, дней». Это количество дней, в течение которых клиент может подписать документы. После этого срока подписать документы будет нельзя.
10. Включите или выключите опцию «Подписывать от организации автоматически и сразу отправлять клиенту». Если включить, подпись организации ставится без участия сотрудника, и клиент сразу получает СМС. Если выключить, пакет сначала ждёт подписи сотрудника в окне F.Doc.
11. Включите или выключите опцию «Проверять паспорт клиента перед подписанием». Если включить, клиент перед подписанием подтверждает личность по паспорту.
12. Сохраните настройки.
ВАЖНО! Проверка паспорта должна быть доступна на тарифе вашей организации в F.Doc. Если F.Doc требует проверку для всех клиентов, держите эту настройку включённой.
Настройка сотрудников F.Doc
На вкладке «Сотрудники F.Doc» пользователи CRM связываются с сотрудниками организации в F.Doc. От имени связанного сотрудника уходят документы и ставится подпись организации.
13. Откройте вкладку «Сотрудники F.Doc». Список подтягивается из F.Doc автоматически.
14. Напротив каждого сотрудника F.Doc выберите пользователя CRM.
15. При необходимости выберите «Сотрудника F.Doc по умолчанию». От его имени будут отправлять документы пользователи без сопоставления.
16. Сохраните настройки.
ВАЖНО! Если у пользователя CRM нет сопоставления и сотрудник по умолчанию не выбран, при первой отправке он будет зарегистрирован в F.Doc автоматически. Для этого в его профиле должен быть указан мобильный телефон.
ВАЖНО! Сопоставьте себя с главным сотрудником сразу после подключения. Так вы не создадите в F.Doc дубль сотрудника при первой отправке.
Как отправить документы на подпись
Из вкладки сделки «Документы»
Так удобно отправлять документы, созданные по шаблонам OkoCRM: договоры, счета, акты.
17. Откройте сделку или карточку контакта и перейдите на вкладку «Документы».
Чтобы отправить один документ:
18. Нажмите кнопку напротив нужного документа «Отправить».
19. Выберите опцию «На подпись».
Чтобы отправить несколько документов:
20. Отметьте нужные документы.
21. Нажмите кнопку «Отправить».
22. Нажмите «На подпись».
Файл из ленты сделки
Если вы не пользуетесь шаблонами, достаточно прикрепить файл к сделке через ленту.
23. Прикрепите файл в ленту сделки или контакта.
24. Нажмите на три точки у события с файлами.
25. Выберите «На подпись».
Окно отправки
Окно состоит из трёх блоков.
26. В блоке «Документы» проверьте список файлов пакета. Лишние можно убрать крестиком. Кнопка «Добавить файл из ленты сделки» позволяет дополнить пакет файлами из ленты. Вверху блока показано, сколько файлов в пакете и какой общий размер.
27. В блоке «Подписант» отметьте контакт сделки, который будет подписывать. Если у контакта несколько телефонов, выберите номер, на который придёт СМС.
28. В блоке «Комплект» проверьте название пакета. Оно подставляется автоматически в виде «Пакет документов «Название сделки» от даты», его можно изменить.
29. При необходимости измените переключатели автоподписи организации и проверки паспорта клиента.
30. Нажмите «Отправить». В ленте сразу появится событие «Отправляется в сервис».
ВАЖНО! Ограничения при работе интеграци F.Doc
- Файлов в пакете: не больше 10.
- Размер одного файла: не больше 15 МБ.
- Общий размер пакета: не больше 50 МБ.
- Форматы: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG.
Что видит клиент
31. Клиент получает СМС со ссылкой на документы.
32. Если включена проверка паспорта, он сначала подтверждает личность.
33. Клиент просматривает документы и подписывает их кодом из СМС или отказывается с комментарием.
Отслеживание статуса
По каждому пакету в ленте сделки и контакта-подписанта есть одно событие.
34. В заголовке события отображается текущий этап: «Отправлен на подпись», «Подписан», «Клиент отказался подписывать», «Комплект аннулирован», «Срок подписания истёк».
35. Строка истории показывает, когда пакет был отправлен и когда подписан.
36. После подписания рядом с каждым документом появляется подписанный PDF со штампами, исходный файл доступен по ссылке «исходник».
37. Если клиент отказался, в событии виден его комментарий.
Действия с пакетом
Пока пакет не подписан, под событием доступны действия.
38. «Открыть в сервисе» — посмотреть пакет в F.Doc или подписать его вручную, если автоподпись выключена.
39. «Отправить СМС повторно» — если клиент не получил или потерял ссылку.
40. «Обновить статус» — проверить статус в F.Doc немедленно, не дожидаясь автоматического обновления.
41. «Аннулировать» — отозвать пакет. Клиент больше не сможет его подписать.
Автодействия
В настройках воронки, в разделе «Управление воронками», добавьте правило на нужном этапе и в поле «Выполнить при событии» выберите одно из двух событий документооборота. Они появляются, когда интеграция подключена.
42. «При подписании документов клиентом» — например, перевести сделку на следующий этап или поставить задачу.
43. «При отказе клиента подписать документы» — например, уведомить ответственного.
